在当今数字化浪潮席卷的时代，企业对于高效财务管理的需求愈发迫切。高新兴科技集团作为一家在智慧城市物联网领域深耕的上市公司，在引入合思档案后，实现了会计档案的无纸化管理，应收尽收。自动化制档极大地提高了效率，使档案利用更加便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等功能，高效服务于企业内审。同时，无纸化管理简化了业财流程，将业务时间归还给业务人员。据统计，归档效率提升了90%，为企业年节约成本30万+。下面，让我们深入了解这一成功案例。
科技巨擘的档案管理困境
高新兴科技集团是一家知名的上市公司，也是智慧城市物联网产品与服务的提供商。作为聚焦技术创新应用的高科技企业，其每年研发投入占营业收入的10%以上，拥有核心知识产权超过2000项。企业规模庞大，员工数量达3000+人，国内服务网点有170多个，信息化系统多达5个。每年产生的银行回单数达10万+，发票数15万+，电子凭证量30万+。
在这样的规模下，高新兴的档案管理面临着诸多挑战。以出差费用报销为例，传统的报销、采购付款等业务流程需要进行大量的打印、整理、装订及归档工作，这不仅占用了库房空间，还增加了人员管理成本。而且，档案借阅流程繁琐，实物借出更是麻烦，严重影响了工作效率。
此外，档案管理还存在隐患。电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。档案归档规范由人工控制，缺少系统化控制，存在合规性隐患。这些问题都在一定程度上制约了企业的发展。
合思档案的智慧解决方案
为了解决高新兴科技集团面临的档案管理难题，合思提供了一套全方位的解决方案。
– 低开发成本对接异构系统
合思以低开发成本实现了与各类异构系统的对接。通过生成式接口自动采集档案数据，成功连接了NCC、U9、OA、CBS等系统。这就好比搭建了一座桥梁，让不同系统之间的数据能够顺畅流通，为后续的档案管理工作奠定了坚实的基础。在出差费用报销方面，各个系统中的相关数据能够及时准确地被采集，避免了数据的丢失和重复录入。
– 自动制档释放财务精力
合思档案实现了自动制档功能，大大释放了财务人员的精力。凭证数据能够自动匹配组装，业务检测保障了证据链的完整。档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。例如，在处理出差费用报销的凭证时，系统能够自动将相关的发票、审批单等信息进行匹配，形成完整的档案，减少了财务人员的手工操作，提高了工作效率。
– 全场景数字化档案利用
合思打破了传统档案管理中需要在同个系统上下联查、切换模块，甚至切换多个系统的壁垒。实现了档案全场景数字化利用，用户可以一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。对于出差费用报销相关的档案，员工和管理人员可以随时在线查询，无需再为寻找纸质档案而烦恼，极大地提高了档案利用的便捷性。
显著成效与丰硕成果
合思档案为高新兴科技集团带来了显著的成效和丰硕的成果。
– 归档效率大幅提升
通过自动化制档等功能，高新兴的归档效率提升了90%。以往繁琐的出差费用报销档案归档工作，现在可以快速完成，大大提高了档案管理的工作效率。财务人员有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
– 运营成本有效降低
无纸化管理和高效的档案处理流程，为企业年节约成本30万+。在出差费用报销方面，减少了打印、装订等成本，同时也降低了库房管理和人员管理成本。这对于企业来说，是一笔可观的节约。
– 档案利用便捷高效
合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等功能，高效服务于企业内审。在进行出差费用报销审计时，审计人员可以方便地查阅相关档案，更好地满足了企业内部审计的需求。
– 业财流程简化优化
无纸化管理简化了业财流程，将业务时间归还给业务人员。员工在进行出差费用报销时，无需再花费大量时间在纸质文件的准备和传递上，能够更专注于核心业务，提高了工作效率和业务质量。
虽未明示但有成效的反馈
虽然文档中未明确提及高新兴科技集团的具体反馈内容，但从取得的显著成效来看，高新兴对合思档案的应用是满意的。归档效率的大幅提升、成本的有效降低以及档案利用的便捷性，都为企业带来了实实在在的好处。相信高新兴的员工在进行出差费用报销等业务时，也感受到了合思档案带来的便利和高效。
未来合作的美好展望
基于合思的服务能力和高新兴的发展需求，未来双方可能会在更多财务数智化领域开展深入合作。随着企业的不断发展，对于财务管理的要求也会越来越高。合思可以凭借其先进的技术和丰富的经验，为高新兴提供更多的解决方案，进一步提升高新兴的财务管理水平和竞争力。在出差费用报销等方面，也可能会有更多的创新和优化，为企业的发展提供更有力的支持。
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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