在数字化浪潮席卷而来的今天，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同璀璨的灯塔，照亮了电子凭证全流程无纸化时代的前行道路。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证数字化转型的步伐进一步加快。
在这一时代背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它宛如一把金钥匙，为企业解决电子凭证管理难题提供了行之有效的方案。接下来，让我们一同走进合思档案为金牌橱柜家居科技股份有限公司带来的改变，探寻费用报销管理的新路径。
金牌橱柜：档案管理困境凸显费用报销管理难题
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，在国内高端整体厨柜及定制家居领域深耕多年，是专业的服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”，在行业内享有盛誉。然而，在辉煌成就的背后，金牌橱柜在档案管理方面却面临着诸多困境，这些困境也直接影响到了企业的费用报销管理。
在档案整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中，难以形成一个有机的整体。档案数据的利用更是难上加难，工作人员不得不逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，耗费大量的时间和精力。这种传统的档案管理方式不仅效率低下，而且容易出现错误，给费用报销管理带来了极大的挑战。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理。这一过程中，档案的流转和交接容易出现漏洞，增加了档案丢失或损坏的风险，进而影响到费用报销的准确性和及时性。
在存储环节，公司采用独立档案室管理，存放大量的纸质档案。这不仅占用了大量的空间，还增加了档案管理的成本。同时，纸质档案的查找和借阅也十分不便，在费用报销过程中，需要花费大量的时间去查找相关的凭证和单据，降低了工作效率。
合思档案：量身定制解决方案破解费用报销管理难题
面对金牌橱柜在档案管理方面的困境，合思档案凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案，有效破解了费用报销管理难题。
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统一存储：打破数据孤岛优化费用报销管理
合思档案打破了数据孤岛的局面，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。这就好比将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，让档案数据变得更加有序和易于管理。在费用报销管理中，员工可以更加方便地找到所需的凭证和单据，提高了报销的效率。同时，统一的标准和管理也减少了因数据不一致而导致的报销错误，提高了报销的准确性。 -
业务证据链完整：实现业财一体双向穿透助力费用报销管理
合思档案通过搭建会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着在费用报销过程中，不仅可以看到财务数据，还可以了解到业务的全貌。例如，在报销一笔差旅费时，不仅可以看到费用的金额和报销时间，还可以了解到出差的目的、行程安排等业务信息。这种业财一体的管理方式，让费用报销更加透明和合理，有效避免了虚假报销等问题的发生。 -
数据共享一站式查阅：提升费用报销管理效率
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据的共享和一站式查阅。员工在进行费用报销时，无需在各个系统中查找相关的凭证和单据，只需在合思档案平台上进行一次查询，即可获取所需的全部信息。这种便捷高效的查阅方式，大大节省了员工的时间和精力，提高了费用报销管理的效率。 -
银行回单无纸化：降本增效推动费用报销管理升级
在当今数字化时代，海量的银行回单管理是企业面临的一大难题。合思档案实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的打印和存储成本，还提高了回单管理的效率。在费用报销管理中，银行回单的无纸化处理让报销流程更加顺畅，减少了因回单丢失或损坏而导致的报销延误，推动了费用报销管理的升级。
显著成果：合思档案助力费用报销管理提质增效
合思档案为金牌橱柜提供的解决方案取得了显著的成果，这些成果也直接反映在企业的费用报销管理中。
档案匹配耗时减少了84%。在传统的档案管理方式下，工作人员需要花费大量的时间去匹配凭证和单据，而合思档案的统一存储和业务证据链完整功能，让档案匹配变得更加简单和高效。这意味着在费用报销过程中，员工可以更快地完成凭证和单据的匹配，缩短了报销的周期。
档案查询耗时减少了80%。合思档案的数据共享和一站式查阅功能，让员工在查询档案时无需再像以前那样四处寻找，大大节省了查询时间。在费用报销管理中，员工可以迅速找到所需的凭证和单据，提高了报销的效率。
预估节省总体成本30万+/年。银行回单无纸化管理和档案管理效率的提升，让企业在人力、物力和财力等方面都节省了大量的成本。这些节省下来的成本可以投入到企业的其他业务中，为企业的发展提供更多的支持。同时，在费用报销管理中，成本的降低也意味着企业可以更加合理地安排资金，提高资金的使用效率。
档案合规性达到了100%。合思档案严格遵循国家相关法规和标准，确保了档案管理的合规性。在费用报销管理中，合规的档案管理可以有效避免因违规行为而导致的风险，保障了企业的利益。
展望未来：合思档案引领费用报销管理新潮流
总结合思档案在金牌橱柜的成功应用，我们可以看到，合思档案在助力企业实现财务数智化、降本增效方面发挥了重要作用。它不仅解决了企业在档案管理方面的难题，还为企业的费用报销管理提供了有力的支持。
基于合思档案在行业应用中的深度应用与案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》。这本案例集具有很好的参考价值和借鉴意义，希望它能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
在未来的发展中，电子凭证数字化转型将成为企业发展的必然趋势。合思档案将继续发挥其技术优势和专业能力，为更多的企业提供优质的服务和解决方案，引领费用报销管理的新潮流。
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