合思档案：解锁企业费用报销管理新密码

在当今竞争激烈的商业环境中，企业面临着诸多挑战，其中档案管理难题和数电票普及带来的挑战尤为突出。到2025年，数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理面临全新的挑战，信息化建设急需加强。数电票管理具有特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业各层级人员都面临着不同的档案管理难题。企业高管承受着纸质档案管理成本高的压力，不仅储存占地，而且档案数据难以分析利用。财务人员则要面对档案数据量大、整理耗时、手动匹配核对枯燥繁复的工作。业务人员在费用报销管理中，纸质票据流程繁琐，耗费大量时间。

同时，企业档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室和档案柜等存储空间的大量需求，造成企业资源的浪费。高隐形成本表现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用，内部协作滞后。高合规风险则是由于电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏，进而造成财税管理低效。

虽然国家政策大力支持电子会计档案管理，从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但企业在归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。在这样的背景下，合思档案应运而生，它犹如一场及时雨，为企业解决档案管理难题提供了有效的方案。

合思档案：一站式费用报销管理解决方案

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，它提供了全方位的服务和广泛的连接能力。在费用报销管理方面，它具有独特的优势。

合思档案提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的服务，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。这意味着企业在费用报销管理过程中，无需再为打印纸质档案而耗费成本，也无需花费大量时间进行档案的组装和整理。

它还提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。在费用报销管理场景中，它可以广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。这大大提高了费用报销管理的效率，减少了人工操作的错误。

基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。在费用报销管理中，这些服务可以实现数据的无缝对接和流转，让费用报销管理更加顺畅。

合思档案秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思。众多企业的选择证明了合思档案在费用报销管理等方面的卓越能力。

核心功能：为费用报销管理保驾护航

• 多源采集：灵活采数，精准掌控
  多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。在费用报销管理中，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它还支持手动采集，提供多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这使得企业在费用报销管理中能够全面、准确地采集相关数据。

• 智能制档：高效关联，精准检测
  智能制档功能通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。在费用报销管理中，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，业务检测基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测，四性检测满足国家档案局发布的相关要求，确保费用报销管理中的档案合规。

• 档案管理：精细权限，灵活扩展
  档案管理功能包括权限管理，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理范围自定义。在费用报销管理中，这可以确保不同人员对档案的操作权限得到合理控制。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建和表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，让费用报销管理中的档案管理更加规范。

• 档案应用：多维检索，一站式预览
  档案应用功能实现多维检索，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。在费用报销管理中，这可以让相关人员快速找到所需的档案信息。一站式预览，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等多场景应用，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，如查询电子档案可定位实物档案位置，有静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理、到单确认&扫码装盒、扫码上架等功能，为费用报销管理提供了全方位的档案应用支持。

优势凸显：费用报销管理的明智之选

• 成本节约：降低开支，释放资源
  在成本节约方面，合思档案能为企业节约纸张成本70%、节约整理成本75%。它降低了纸质凭证输出耗材成本和档案室、档案柜等存储空间需求，减少了纸张打印成本和存储空间成本。例如，某集团使用合思档案后纸张打印成本减少100万张纸/年，存储空间成本减少300册/年，释放1/3空间。在费用报销管理中，这些成本的节约可以让企业将更多的资源投入到核心业务中。

• 效率提升：快速检索，自动归档
  合思档案检索效率提升90%，实现100%自动归档。强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。如某企业使用合思档案后档案匹配耗时减少84%、档案查询耗时减少80%，整理匹配效率提升80%。在费用报销管理中，这可以大大缩短报销流程，提高员工的工作效率。

• 合规保障：政策相符，归档即合规
  合思档案符合国家政策要求，通过“四性检测 + 业务检测”双模检测实现归档即合规，满足电子会计档案合规性管理要求。它帮助企业满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求。在费用报销管理中，合规保障可以避免企业面临的法律风险。

• 数据处理能力：海量数据，秒级响应
  合思档案大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。如某企业年单体数据量2.6亿，合思档案强大的算力能有效支持其档案管理。在费用报销管理中，这可以确保企业在处理大量报销数据时，依然能够高效、准确地进行管理。

应用案例：见证费用报销管理成效

• 大型企业：业财一体，降本增效
  某年单据量2.6亿的企业，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题，尤其是在费用报销管理方面，流程繁琐、效率低下。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据指标显示凭证总量14W + 、单据总量50W + ，以某月入库数据为例，数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次、单据与单据关联次数800亿次。在费用报销管理方面，员工能够更快速地完成报销流程，财务人员也能更高效地处理报销数据。

• 集团型企业：标准落地，合规低碳
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题，在费用报销管理中也面临着诸多挑战。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。费用报销管理流程更加规范，效率得到了极大提升。

• 普通企业：统一管理，降本合规
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如整理环节繁琐、档案数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和电子银行回单存档不合规范等，费用报销管理也受到了影响。使用合思档案的单套制管理方案，包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案后，管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。成本效益对比显示装订匹配耗时从66天/年降至10天/年，利用耗时从30天/年降至6天/年，打印成本从180000元/年降至30000元/年，空间成本从143773元/年（每年递增）降至22835元/年，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。费用报销管理变得更加高效、合规，成本也大幅降低。

• 教育集团：简化流程，高效借阅
  某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在诸多问题，费用报销管理也不例外。采用合思档案的单套制管理方案，包括数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在费用报销管理中，员工可以更便捷地提交报销申请，财务人员也能更快速地进行审核和处理。

合思档案帮助企业解决了“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，尤其在费用报销管理方面，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，持续迭代、接口开放，具备灵活承接、持续迭代的能力，能及时应对变化，满足企业不断发展的需求，为企业提供更优质的服务和支持。合思秉承以客户为中心的服务理念，不断聆听用户需求进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效，未来将与更多企业携手共进，共创美好未来。如果您想体验合思档案在费用报销管理等方面的卓越功能，不妨免费试用一下。