在当今数字化浪潮中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为一家在电源行业有着深厚底蕴的企业，也在积极探索财务数字化的道路。今天，我们就来看看动力源在财务数字化方面遇到了哪些挑战，以及合思是如何为其提供解决方案并带来显著成效的，这其中“商旅费用审核”环节的优化尤为引人注目。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国电源行业第一家在上海证券交易所主板上市的企业。公司业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业。公司拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设立了30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。其组织架构涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大的业务规模和复杂的组织架构，在为企业带来发展机遇的同时，也给财务数字化管理带来了诸多挑战，尤其是在“商旅费用审核”方面。
自研系统整合困境，商旅费用审核难题凸显
动力源在财务数字化方面面临着诸多痛点，而这些痛点在“商旅费用审核”环节表现得尤为明显。公司存在大量自研系统，难以进行有效整合，传统的手工报销模式弊端丛生。员工在进行申请单提交时，需要在多个系统间频繁切换，操作体验极差。而且，报销数据需要财务人员手工录入，发票的验真、查重也只能依靠手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。财务人员大量的时间都被耗费在这些基础性工作上，使得“商旅费用审核”的效率低下。
系统之间的割裂、数据的分散以及信息的滞后，也严重影响了“商旅费用审核”的准确性和及时性。同一个报销信息，审批、预算、差标等管理分散在多个系统中，无法实现及时联动，财务制度难以有效落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，管理者也无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时调整，“商旅费用审核”也难以做到精准把控。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。公司主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，这进一步增加了“商旅费用审核”的管理难度。
公司组织架构复杂，各主体流程繁复。随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致，总部与分公司的出差申请提交方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，这也给“商旅费用审核”带来了很大的困扰。
合思解决方案，开启商旅费用审核新篇章
针对动力源在财务数字化方面的痛点，尤其是“商旅费用审核”的难题，合思提供了一套全面的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统的繁复操作，也为“商旅费用审核”提供了更准确、更全面的数据支持。
合思推出的无需报销模式，给动力源的员工带来了全新的体验，也极大地优化了“商旅费用审核”流程。业务人员因公消费时免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标的管控，确保了消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档，大大减轻了“商旅费用审核”的工作量。
合思的系统连接能力强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，使得“商旅费用审核”更加高效、准确。
协作推进实施，优化商旅费用审核流程
合思与动力源团队紧密协作，逐步推进解决方案的实施，以优化“商旅费用审核”流程。
首先进行系统集成的对接工作，包括HR系统和BPM系统的数据同步。确保基础数据和业务数据能够在合思费控系统中有效流通，为“商旅费用审核”提供坚实的数据基础。
接着逐步推进无需报销模式的落地。对员工进行培训，让他们熟悉新的消费和报销流程。同时，建立财务对账和结算的规范流程，确保“商旅费用审核”的每一个环节都有章可循。
利用Open API和自定义流程引擎技术，实现与第三方系统的对接，进一步优化业务数据的同步和处理流程。通过不断调整和完善，让“商旅费用审核”更加顺畅、高效。
显著成果效益，彰显商旅费用审核优化价值
合思的解决方案为动力源带来了显著的成果和效益，“商旅费用审核”的优化效果尤为突出。
效率提升显著，员工报销周期由普遍4周缩减至1周以内，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。这不仅提高了员工的满意度，也为企业节省了大量的人力成本，让“商旅费用审核”更加高效。
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验全面革新。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一，降低了基础工作压力，让财务人员有更多的精力去做更有价值的工作，“商旅费用审核”也更加精准。
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。“商旅费用审核”也从被动审核转变为主动管控，为企业的财务管理提供了有力支持。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
众多像动力源这样的企业都通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务数字化转型的挑战，尤其是在“商旅费用审核”方面存在难题，不妨选择合思，现在就可以免费试用合思的解决方案，让有限的资源发挥更有效的作用。
