合思档案:开启电子档案存储新时代,助力企业财务数字化转型

合思档案:开启电子档案存储新时代,助力企业财务数字化转型
在数字化浪潮席卷的当下,企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖,这意味着企业财务档案管理必须直面新的考验,信息化建设的短板亟待补齐。数电票需要经过验签、解析,并以XML格式存档,XBRL文件还要求写入财务入账信息,企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代,企业面临着诸多财务档案管理的痛点。企业高管为纸质档案管理成本巨大而头疼,不仅储存占地,而且档案数据难以分析利用;财务人员每天都要手动逐一匹配、核对大量档案数据,工作枯燥又繁复;业务人员报销纸质票据的流程繁琐,耗费大量时间。同时,企业还存在着高显性成本,如纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大;高隐形成本,如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用;高合规风险,如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。此外,企业在推行数字化过程中,虽然通过OA等系统解决了线上业务处理问题,但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存及数据存储线下载体问题,影响了企业全面数字化的进程。

全场景覆盖:合思档案解决方案大揭秘

面对这些痛点,合思档案提供了领先的单套制解决方案(标准方案)+六大场景解决方案,能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统,实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO/高管而言,合思档案就像是一位得力的助手。它可以沉淀数据资产,保障企业合规管理,提升企业财务档案利用效率,挖掘财务档案数据价值,助力企业决策数智化,实现降本增效和绿色低碳运营。有了合思档案,企业高管能够更加轻松地把握企业财务状况,做出更加明智的决策。

对于归档员/财务来说,合思档案是提高工作效率的神器。它让归档员和财务人员告别了重复低价值的工作,使档案数据同源,全流程透明流转,便于监控和分析。他们可以轻松完成档案管理工作,同时提高档案利用效率,将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。

对于外部审计,合思档案实现了档案外审在线化、可溯源,一键查询借阅,权限一键下放/回收。财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料,大大提高了审计工作的效率。

核心功能剖析:合思档案凭何脱颖而出

合思档案拥有众多强大的核心功能,使其在市场上具有很强的竞争力。

多源采集功能是合思档案的一大亮点。它支持接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联可基于跨系统数据集成要求,通过自动生成式Open API实现快速集成,预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料。手动采集则支持多种便捷手动数据补录方式,如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这使得企业可以根据自身需求灵活选择采集方式,确保电子档案存储的全面性和准确性。

智能制档方面,合思档案利用规则引擎自动组装,不同系统、类别的核心会计凭证可以自动关联匹配及组装,减少了90%的人工匹配工作量。同时,它还具备关联检索等辅助功能及关联任务执行进度可视化,让制档过程更加高效和透明。通过字段映射实现查阅便捷,打破业务属性标签,让凭证数据业务化、业务数据财务化,方便企业对电子档案进行深入分析和利用。

合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。业务检测基于企业不同业务场景,提供灵活的档案关系上下游检测,保障业务数据完整性;四性检测满足国家档案局发布的相关要求,保障归档数据真实、完整、安全、可用。这双重检测机制为企业电子档案存储提供了可靠的保障,确保档案的质量和合规性。

在档案管理功能上,合思档案也表现出色。权限管理精准管控,支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限等,确保企业电子档案的安全性和保密性。档案目录灵活扩展,支持自定义档案目录分类等,满足企业多样化的档案管理需求。系统规范预置档号,满足国标档号规则格式,支持按企业制度自主排列、扩展,使档案管理更加规范化和标准化。

应用案例展示:合思档案在不同企业的卓越成效

合思档案在不同类型的企业中都有着广泛的应用,下面通过几个实际案例来展示其应用效果和价值。

某企业年单据量达2.6亿,面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案,实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据加载仅需30s,关联匹配只需15min,大大提高了企业的工作效率。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业,面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地,力保电子会计档案合规,低碳环保,提升了整理匹配效率,减少了存储空间和纸张打印成本。

多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案,实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理,预估节省总体成本30W +/年,为企业带来了显著的经济效益。

中国最大的K12民办教育集团之一面临采集、存储、整理、利用等环节的低效问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案,以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构,简化了会计管理流程,提高了工作效率。

无论是政策推动、合规要求,还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标,电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现财务档案管理的数字化转型,为企业的发展提供有力支持。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点,联系电话为400 – 105 – 6505,网站是www.hosecloud.com,还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。如果您的企业也面临着财务档案管理难题,不妨尝试使用合思档案产品,现在就可以免费试用,开启电子档案存储的新时代!

点击注册合思,免费试用 14 天,注册链接:http://www.hosecloud.com/

captaincaptain
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