在数字化浪潮席卷全球的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措，标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临，企业的财务管理模式正面临着深刻变革。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代趋势。自 2014 年创立以来，合思始终专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务，凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助众多企业挖掘出更多净利润。作为专精特新企业，合思在发展历程中已累计融资超 15 亿元人民币，在全国 22 个城市设有直营服务网络，并通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。为了更好地顺应电子凭证数字化转型的需求，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的财务管理带来了全新的解决方案。
金牌橱柜档案管理痛点剖析
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于 1999 年，是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。这家企业拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定的“智能制造示范企业”。然而，在档案管理方面，金牌橱柜却面临着诸多难题。
在档案整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中。这使得档案数据难以有效利用，工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订，最后再上架，整个过程繁琐且效率低下。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案 1 年，1 年后再移交至综合档案管理部门。这种分段式的保管方式，增加了档案管理的复杂性和风险。
在存储环节，金牌橱柜采用独立档案室管理，主要存放纸质档案。管理和利用也以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，不仅耗费大量的时间和精力，而且查询效率极低。这种传统的档案管理方式，已经无法满足企业快速发展的需求，档案检索方便成为了金牌橱柜迫切需要解决的问题。
合思定制化解决方案登场
针对金牌橱柜在档案管理方面的痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
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统一存储破孤岛
合思的解决方案首先从打破数据孤岛入手。通过整合凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存、统一标准和统一管理。这样一来，原本分散在各个系统中的档案数据被集中起来，形成了一个完整的数据库，为后续的管理和利用提供了坚实的基础。档案检索方便成为了可能，工作人员无需再在各个系统中寻找所需的档案，只需在统一的平台上进行操作即可。 -
完整证据链搭建
合思搭建了完整的业务证据链，实现了会计资料之间的紧密关联。以业务为核心，将相关的会计资料串联起来，形成了一个完整的证据链条。这种业财一体双向穿透的方式，使得企业能够更加清晰地了解业务的全貌，提高了财务管理的透明度和准确性。同时，在需要查询档案时，工作人员可以通过业务线索快速定位到相关的会计资料，大大提高了档案检索的效率，真正做到了档案检索方便。 -
数据共享一站式
合思采用聚合化、结构化、业务化的方式呈现档案数据，构建了会计资料的结构树。工作人员可以通过一站式查阅平台，便捷高效地获取所需的档案信息。无论是凭证、单据还是合同，都可以在一个平台上进行查询和管理，无需在多个系统之间切换。这种一站式的服务模式，极大地提高了档案利用的效率，让档案检索方便成为了企业日常工作中的常态。 -
银行回单无纸化
海量的银行回单管理一直是企业档案管理中的难题。合思的解决方案实现了银行回单的全面无纸化管理。通过自动采集、切割、组装等技术，银行回单可以快速、准确地进入电子档案管理系统。这不仅减少了纸质档案的存储成本，还提高了回单管理的效率。企业可以随时随地查询银行回单信息，真正实现了档案检索方便。
金牌橱柜转型成果显著
合思的解决方案为金牌橱柜带来了显著的成效。
在档案匹配方面，耗时减少了 84%。原本繁琐的手工匹配工作，现在通过合思的系统可以快速、准确地完成，大大提高了工作效率。
档案查询耗时减少了 80%。工作人员可以在短时间内找到所需的档案信息，无需再花费大量的时间在纸质档案中翻找。这不仅提高了工作效率，还为企业的决策提供了及时、准确的信息支持。
通过采用合思的解决方案，金牌橱柜预估节省总体成本 30 万 + /年。这主要得益于无纸化管理带来的存储成本降低和工作效率提高。
同时，档案合规性达到了 100%。合思的系统严格遵循国家相关法律法规和财务制度，确保了档案管理的规范性和合法性。档案检索方便不仅体现在查询速度上，还体现在档案的合规性和准确性上。
合思平台优势展望未来
合思电子会计档案管理平台具有诸多显著的优势。它可以实现自动化归档，让企业告别重复性的工作。工作人员无需再花费大量的时间和精力进行档案的整理和装订，系统会自动完成这些工作，提高了工作效率。
档案利用便捷高效是合思平台的一大亮点。通过统一存储、数据共享等功能，企业可以快速、准确地获取所需的档案信息，真正实现了档案检索方便。
档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。合思的平台确保了档案数据的一致性和准确性，企业可以实时监控档案的流转情况，进行数据分析和决策支持。
随着电子凭证改革的不断推进，电子凭证全流程无纸化已经成为财务数智化的必行之路。合思将持续发挥自身的技术优势和服务优势，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择了合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
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