在数字化浪潮席卷而来的当下，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标已清晰在望，这意味着企业必须直面财务档案管理的新要求，加快信息化建设的步伐。在纸电混合的时代背景下，企业各层级人员在财务档案管理方面都遭遇了重重困境。
企业高管们为纸质档案管理的高成本和低效率所困扰。纸质档案不仅占用大量的存储空间，每年的耗材费用也不容小觑，而且由于档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入分析和利用，这无疑阻碍了企业决策的科学性和精准性。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配核对确认的过程枯燥繁琐，耗费了大量的时间和精力。业务人员在报销环节同样苦不堪言，出差、招待后的纸质票据留存和上交流程复杂，严重影响了工作效率。
此外，纸质档案管理还存在着诸多风险。显性成本居高不下，如纸质凭证输出的耗材费用、档案室和档案柜的购置成本等；隐形成本也不容忽视，手工装册归档的重复性工作不仅效率低下，而且查询调阅的条件有限，导致数据无法得到有效利用；合规风险更是如影随形，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案很可能遭受损坏，给企业带来巨大的损失。
尽管企业在数字化转型的过程中，通过建设OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然未能摆脱纸质文件的束缚，数据存储的线下载体严重影响了企业财务档案管理的合规性和全面数字化的实现。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套专业的电子会计档案管理解决方案，助力企业实现智能文档管理。
合思档案：多角色专属解决方案打造全面管理体系
合思档案充分考虑了企业不同角色的需求，为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等提供了针对性的解决方案，彰显了其全面性和专业性。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理。通过提升财务档案的利用效率，挖掘档案数据的潜在价值，为企业决策提供有力的支持，推动企业决策的数智化进程。同时，借助数字化手段，合思档案能够帮助企业节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的可持续发展奠定坚实的基础。
归档员/财务人员使用合思档案，可以告别重复低价值的工作，提高工作效率。该系统实现了档案数据的同源性，数据在全流程中透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
对于外部审计工作，合思档案实现了审计不进档案室的目标。档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。这使得财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性。
合思档案不仅提供了领先的单套制解决方案（标准方案），还针对六大场景提供了定制化解决方案。该系统广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，满足企业不同场景下的智能文档管理需求。
深度剖析合思档案核心功能优势解锁智能文档管理密码
合思档案拥有一系列强大的核心功能和显著优势，能够有效解决企业在财务档案管理方面的痛点。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。该系统支持接口互联自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。同时，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。此外，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，用户可以手动采集，系统还具备单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割以及自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等优势，为企业提供了更加灵活、便捷的智能文档管理方式。
智能制档功能是合思档案的核心竞争力之一。规则引擎可自动组装会计档案，会计档案关联规则可视化配置，能够实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%的人工匹配工作量。此外，系统还具备辅助人工整理功能及关联任务执行进度可视化，方便用户实时掌握工作进展。字段映射功能则让查阅更加便捷，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
合思档案采用了专用格式版式文件，自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，系统支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以自定义调配生成，档案的可扩展性更强。
在档案管理方面，合思档案实现了多场景适配和权限管理的精准管控。系统支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，为企业提供了全方位、多层次的智能文档管理服务。
真实案例见证合思档案卓越成效智能文档管理显实力
合思档案的实际应用效果在众多企业中得到了充分验证。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，该企业实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。系统自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，档案管理实现电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄成本，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效，为企业的智能文档管理带来了质的飞跃。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理导致财务信息难整合。采用合思档案单套制管理方案后，该企业实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，同时实现了低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效提升了企业的智能文档管理水平。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题。使用合思档案后，该企业统一储存档案，打破了数据孤岛，业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透，数据共享，一站式查阅便捷高效，全生命周期管理可控，有效降低了财务管控风险。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，显著提升了企业的智能文档管理效率。
某中国最大的K12民办教育集团之一，档案管理在采集、存储、整理、利用环节均存在问题。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为企业的智能文档管理提供了有力支持。
在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能和显著的优势，能够助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。目前，合思档案已获得众多客户的认可，广东某高校、中交集团、海亮教育、徐福记等不同类型的企业和单位都选择了合思档案，取得了良好的管理成效。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。合思秉承以客户为中心的服务理念，会聆听用户需求进行产品迭代，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。
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