在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务管理面临着诸多挑战，尤其是财务档案管理。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的企业，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。然而，在财务档案管理方面，它也曾面临着不少难题。而合思档案的出现，为其解决了这些难题，同时也为众多企业简化发票管理提供了可借鉴的范例。
金牌橱柜的档案管理困局
- 业务背景与现状剖析
金牌橱柜在业务运营过程中，财务档案管理涉及多个环节。在整理环节，会计档案分散在各个系统之中，数据难以有效利用。财务人员需要逐一打印相关资料，然后进行手工匹配、组装、装订，最后上架保存。这一过程不仅繁琐，而且耗费大量的人力和时间。
在保管环节，财务部门会临时保管档案1年，1年之后再移交至综合档案管理部门。而在存储环节，公司设有独立的档案室，主要用于存放纸质档案。
在管理利用方面，公司以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，效率低下。这种传统的档案管理方式，使得金牌橱柜在简化发票管理等财务档案管理工作上遇到了瓶颈。
合思档案的解决方案
- 统一存储：打破数据孤岛
合思为金牌橱柜提供的解决方案中，统一存储是关键的一步。合思档案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合。通过统一的标准和管理方式，将这些重要的财务数据统一储存。这使得原本分散的数据得以集中管理，为简化发票管理等工作提供了坚实的基础。 - 完整业务证据链：业财一体双向穿透
合思档案搭建了会计资料之间的紧密关系，实现了以业务为核心的证据链条。通过这种方式，业务和财务数据实现了双向穿透，使得财务人员能够更加清晰地了解业务背后的财务逻辑，同时业务人员也能更好地掌握财务数据对业务的影响。在简化发票管理方面，完整的业务证据链能够确保发票数据的准确性和关联性，提高管理效率。 - 数据共享：一站式查阅体验
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。用户可以便捷高效地获取所需的财务档案信息，无需在各个系统和纸质档案中来回查找。这种便捷的查阅方式，大大节省了时间和精力，对于简化发票管理以及其他财务档案管理工作具有重要意义。 - 银行回单无纸化：降本增效新举措
海量的银行回单处理一直是企业财务档案管理中的难题。合思档案实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面推行无纸化管理。这不仅减少了纸质文件的使用，降低了成本，还提高了处理效率，助力企业在简化发票管理等方面实现降本增效。
解决方案实施与成果展现
虽然目前关于解决方案的实施过程与步骤暂未明确，但从取得的成果来看，合思档案为金牌橱柜带来了显著的效益。
档案匹配耗时减少了84%，这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到其他重要的工作中。档案查询耗时减少了80%，大大提高了工作效率。预估每年节省总体成本30万以上，这对于企业来说是一笔可观的节省。同时，档案合规性达到了100%，确保了企业财务档案管理的规范性和合法性。这些成果都充分体现了合思档案在简化发票管理以及整体财务档案管理方面的强大优势。
合思助力企业财务数智化转型
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，合思能够帮助企业挖出更多净利润。合思推出的合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，能有效解决企业财务档案管理难题，为企业简化发票管理提供了有力支持。
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的实力和专业的服务团队。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。
在当前的经济环境下，企业对于财务管理的要求越来越高。简化发票管理等财务档案管理工作是企业提升效率、降低成本的重要环节。合思档案凭借其先进的技术和完善的解决方案，为企业提供了一条可行的路径。如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思，开启免费试用，体验合思档案为您带来的财务数智化转型之旅。
