合思会计档案系统：开启企业财务档案管理数字化新时代

在当今数字化浪潮风起云涌的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。尤其是随着数电票的迅猛扩张，预计到2025年将实现全覆盖，传统的纸质档案管理模式犹如蹒跚老者，其局限性愈发明显，给企业带来了诸多痛点。此时，合思会计档案系统的出现，宛如一盏明灯，为企业照亮了财务档案管理的新征程。

纸电混合时代，企业不同角色都在为档案管理问题所困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大且档案数据难以分析利用的难题；财务人员则被海量的档案数据、繁琐的整理工作和枯燥的手动匹配核对所束缚；业务人员在报销纸质票据时，也常常因流程繁琐而耗费大量时间。同时，传统纸质档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、数据难以有效利用；以及高合规风险，如电子会计凭证文件管理不善、纸质档案易损坏等问题。不过，国家政策的支持为电子会计档案管理带来了春天，电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，且电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思会计档案系统的必要性不言而喻。

综合方案满足多元需求

合思会计档案系统为应对企业财务档案管理痛点，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，宛如一个万能工具箱，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思会计档案系统就像一个智慧宝库，能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务来说，该系统是工作的得力助手，可提高工作效率，让他们告别重复低价值工作，实现档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思会计档案系统实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

强大功能实现全生命周期管理

合思会计档案系统功能强大，涵盖多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等方面，实现了电子会计档案全生命周期管理。

在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，系统提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，系统支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性。

智能制档方面，通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证可自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。还可通过字段映射让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理方面，具备完善的权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。同时，支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。

档案应用方面，支持多维检索，可按凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。实现一站式预览，穿透联查，搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯。还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。

核心亮点彰显独特优势

合思会计档案系统拥有众多核心亮点，使其在市场中脱颖而出。

单套制解决方案便捷调阅不打印，混序归集免组装，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

多重价值助力企业发展

合思会计档案系统为企业带来了显著的价值。

在降本增效方面，可节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，实现100%管理合规性，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。

让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

帮助企业实现合规管理，满足国家政策要求的档案系统，电子会计档案合规性管理，符合国家政策关于电子会计档案全生命周期管理闭环的要求。

典型场景展现广泛应用

合思会计档案系统在企业不同业务环节都有出色的表现。

在报销业务场景中，合思会计档案系统可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联和管理，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，如涉及报销的业务是否包含了发票、凭证与发票关联金额是否相符等。

在数电票管理场景中，合思会计档案系统提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

在实物档案管理场景中，合思会计档案系统通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，如打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等场景。

在档案查询调阅场景中，满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

成功案例见证卓越成效

众多企业的成功案例证明了合思会计档案系统的实际应用效果和价值。

某企业年单据量2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思会计档案系统通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务 + 财务数据穿透联查、会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了、企业成本降低等。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思会计档案系统的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题等。合思会计档案系统的单套制管理方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一面临低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、存储环节实物存档占用空间且易损坏、整理环节财务账表归档装订复杂、利用环节实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思会计档案系统通过数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等方案，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位凸显差异化优势

合思会计档案系统在市场中具有独特的地位。它在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证，具有较高的市场认可度和公信力。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够更好地适应数电票管理要求的特殊性，满足企业对电子会计档案管理的专业需求。

合思会计档案系统提供领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，全面满足企业不同场景下的档案管理需求，在市场上具有较强的竞争力。

合思会计档案系统拥有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，且具备100%自动归档、符合国家政策要求、灵活承接持续迭代等优势，与其他产品形成差异化。

合思会计档案系统能够帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现显著的降本增效、合规管理、数据利用等价值，是企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然趋势，合思会计档案系统将在其中发挥重要作用。合思秉持以客户为中心的服务理念，持续迭代产品，聆听用户需求，为企业提供更优质的档案管理解决方案。企业若想开启财务档案管理数字化转型之旅，可拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号和小程序等方式联系合思，还能免费试用合思会计档案系统，感受其带来的便捷与高效。