合思档案管理平台：开启智能文档管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数字化转型已成为企业发展的必由之路。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润。而合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，更是在这场财务数字化转型浪潮中发挥着至关重要的作用。它提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的功能，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，成功实现降本增效、合规经营和低碳运营。今天，就让我们一同深入了解合思档案在智能文档管理方面的卓越表现。

数电票时代：智能文档管理迫在眉睫

随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理正面临全新挑战。全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，数电票正以前所未有的速度扩张。与此同时，国家政策也在大力支持电子会计档案的合法合规应用。早在2016年1月1日，财政部、国家档案局令第79号就肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的企业可以仅以电子形式归档；2020年3月23日，国家档案局、财政部财会[2020]6号再次肯定了电子凭证的法律效力，符合条件的企业可仅以电子会计凭证报销入账归档。因数电票管理要求的特殊性，如须经过验签、解析，以XML格式存档等，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。智能文档管理已成为企业在数电票时代的必然选择。

企业档案管理痛点：智能文档管理待解难题

在传统的档案管理模式下，企业面临着诸多痛点问题。企业高管方面，纸质档案管理成本高昂，不仅需要耗费大量资金用于纸张、印刷、存储设备等，而且储存占地问题严重。同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这对于企业的决策和发展带来了极大的阻碍。财务人员则深受档案数据量大的困扰，整理档案需要耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥繁复，极大地消磨了工作热情。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费大量时间和精力。此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的巨大需求；高隐形成本包括手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力导致纸质档案损坏等。这些问题都迫切需要智能文档管理解决方案来解决。

合思档案策略：智能文档管理整体方案

合思档案针对企业的痛点问题，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它携手企业，为不同角色提供针对性解决方案。对于CEO/高管，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效。对于归档员/财务，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

合思档案核心模块：智能文档管理功能解析

1. 多源采集模块：基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。此外，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案还支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和灵活性。
2. 智能制档模块：合思档案的会计档案关联规则可视化配置功能强大，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。该模块还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。
3. 档案管理模块：在权限管理方面，合思档案精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。
4. 档案应用模块：多维检索功能满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

合思档案竞争优势：智能文档管理脱颖而出

1. 合规性优势：合思档案符合国家政策要求，拥有国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收等，为电子会计档案合规性管理提供了有力保障。
2. 技术优势：其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。
3. 灵活性优势：档案扩展解决方案具有可灵活扩展的业务模型，多途径自动化归集各类介质档案，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
4. 降本增效优势：合思档案为企业解决内外交困的档案管理问题，能够70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%提升检索效率，确保100%管理合规性。

合思档案成功案例：智能文档管理实际成效

1. 某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案。最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据指标显示，凭证总量14W + ，单据总量50W + ，以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。
2. 某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
3. 某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案统一储存，业务检测方案保证业务证据链完整，跨系统调阅方案实现数据共享和全生命周期管理。成本效益对比显示，装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，打印成本从180000元/年减少到30000元/年，空间成本从143,773元/年（每年递增）减少到22,835元/年，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
4. 某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，合思档案的数据集成方案应收尽收统一数据标准，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案价值：智能文档管理助力转型

合思档案在智能文档管理方面发挥着重要作用和价值。它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思档案具备广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；拥有100%自动归档能力和强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档；是符合国家政策要求的档案系统，确保电子会计档案合规性管理；还拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案能为企业提供有力支持。

如果您也想体验智能文档管理带来的便捷与高效，不妨立即免费试用合思档案管理平台，开启企业财务数字化转型的新篇章！合思在全国多地设有服务地点，您可以拨打400 – 105 – 6505联系我们，也可以登录网站www.hosecloud.com，还能通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。