合思档案：引领企业档案管理流程优化新风尚

在数电票快速扩张的时代浪潮下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。根据政策规划，2025年将完成数电票全覆盖，目前开票方面全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，收票在政策上也明确了电子发票接收的合法合规性。然而，企业在档案管理上却困难重重。

企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大的难题，且档案数据难以分析利用，如同守着一座信息孤岛，无法挖掘其中的价值。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作耗时费力，还需手动逐一匹配核对，工作繁琐程度可想而知。业务人员在报销时，纸质票据留存上交流程繁琐，降低了工作效率。

同时，纸质档案管理存在诸多成本问题。显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；隐形成本上，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙导致数据不能有效利用；更存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还易导致纸质档案损坏。尽管国家政策支持电子会计档案管理，但企业在推行数字化过程中，仅解决了线上业务处理问题，在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件储存和数据存储线下载体的困境。

面对这些困境，合思档案提供了一套全面的解决方案，助力企业实现档案管理流程优化。

创新方案满足多元需求

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，如同一位全能管家，能广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印、混序归集免组装。其业务及管理流程包含实物流转和电轨运行，电轨运行使得线上一套电子数据得以有效管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，真正做到会计档案不打印、应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，为企业档案管理的灵活性提供了有力支持。

证据链完整性解决方案则通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，让企业档案管理更加严谨。

全生命周期管理功能强大

合思档案涵盖了电子会计档案全生命周期管理的各个方面，为企业档案管理流程优化提供了全方位的支持。

智能采集方面，外部生态通过规则引擎、业务映射等进行数据处理，内部通过EAI插件、API接口等实现数据采集。多源采集支持接口互联，自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案；同时也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，有多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和准确性。

预归档服务具备自动归档、业务检测等功能，能提前对档案数据进行处理和审核，提高后续管理的效率。基础管理涉及档号管理、账套管理等多个方面，为档案的有序管理提供了坚实基础。档案服务包括身份调查、档案借阅等操作，方便企业内部人员对档案的使用和管理。

智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。还可通过字段映射让查询更便捷，完成多档案类型的业务字段映射，提高了档案管理的智能化水平。

专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本，支持自定义企业专用、个性化版式文件，满足企业多样化的需求。

核心亮点凸显重要价值

合思档案具有显著的降本增效优势，能更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，管理合规性达100%，为企业节省了大量的人力、物力和财力。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”，真正实现了档案数据的价值利用。

资源重组方面，合思档案可实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效大幅提升，使企业在市场竞争中更具优势。

此外，合思档案具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入；符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理；具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，及时应对市场变化，为企业档案管理流程优化提供了可靠保障。

不同角色价值各有体现

对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营，为企业的可持续发展奠定坚实基础。

对于归档员/财务人员，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，使他们能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。

对于外部审计人员，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性。

典型场景展示实用功能

合思档案的典型使用场景充分展示了其功能的实用性，进一步推动了企业档案管理流程优化。

多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求，让企业能够快速准确地找到所需档案。

一站式预览能智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，为企业提供了更加直观、便捷的档案查看方式。

档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，电子和实物档案全场景线上移交，过程监控，结果成册；档案鉴定流程可跟踪，过程可追溯，结果可溯源；档案销毁满足电子化档案新规下销毁、暂存、数据恢复的要求，管控线上化，确保了档案管理的规范性和安全性。

线下实物管理可实现电子与实物档案高度关联，查询电子档案即可定位实物档案位置，通过静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理等方式，实现实物档案的精细化管理，弥补了电子档案管理在实物方面的不足。

成功案例见证卓越成效

众多企业的成功案例证明了合思档案解决方案的有效性。某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标显示关联匹配等操作效率大幅提升。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本和纸张打印成本大幅减少。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的单套制管理方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配和查询耗时大幅减少。

中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。合思档案的单套制管理方案以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位彰显独特优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，在行业中具有极高的声誉和认可度。

它拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，技术实力雄厚。自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性，为企业提供了更先进、更可靠的档案管理解决方案。

合思档案还提供大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，在市场竞争中脱颖而出。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在企业数字化建设中发挥重要作用。

合思档案在多地设有服务地点，提供咨询电话400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序，方便企业进一步了解和联系。诚邀企业选择合思档案，开启免费试用，共同开启高效、合规、数字化的财务档案管理之旅，实现企业的降本增效和可持续发展。