在当今数字化浪潮中，电子凭证改革正以不可阻挡之势席卷而来。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能优化管理流程，突破传统报销模式的困境，还能降低单位运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。在这一背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，在财务数智化领域展现出了重要性和针对性。
市场形势：电子凭证数字化转型加速
电子凭证改革的推进，使得财务数智化市场呈现出蓬勃发展的态势。目前，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，而电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题也将得到全面解决，这将进一步加快电子凭证数字化转型的步伐。
会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现数字化。在这样的市场形势下，企业对于高效、合规的财务档案管理解决方案的需求愈发迫切。发票归档最佳实践成为了企业在财务数智化转型过程中关注的焦点。
痛点分析：传统财务档案管理困境重重
传统财务档案管理存在诸多问题，严重制约了企业的发展。以好想你健康食品股份有限公司为例，其在财务档案管理方面面临着归档难的问题。财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。此外，纸质档案受限于时间和空间，查找慢，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，存在合规性问题。
高新兴科技集团同样面临着档案管理成本高的问题。报销、采购付款等业务流程需要进行打印、整理、装订及归档，占用了库房人员的管理成本，借阅流程及实物借出也十分繁琐。电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患。而且，查询相关发票、收付款凭据及其他附件的难度较大，不能实现跨系统调阅，档案利用效率低。发票归档最佳实践能够有效解决这些传统财务档案管理中的痛点。
解决方案整体策略概述：合思档案的全方位服务
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案实现了电子凭证会计处理全流程各环节的打通，包括采集、制、管、用四个环节，提供智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等功能。通过这些功能，合思档案能够帮助企业解决传统财务档案管理中存在的问题，实现财务档案管理的数字化、自动化和合规化。发票归档最佳实践在合思档案的解决方案中得到了充分体现。
核心模块：合思档案功能解析
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智能采集：数据自动汇聚
智能采集模块通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）实现档案数据的自动采集。它能够对大文件进行自动切割，对数电票进行自动化解析，大大提高了档案数据采集的效率和准确性。发票归档最佳实践在智能采集环节得到了有效落实，确保了发票等档案数据的及时、准确采集。 -
预归档服务：数据初步梳理
预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，对采集到的数据进行初步处理和分类。通过预归档服务，能够将杂乱无章的档案数据进行有序整理，为后续的管理和使用打下坚实的基础。发票归档最佳实践在预归档服务中得以体现，使得发票数据能够得到合理的分类和初步处理。 -
基础管理：档案精细管控
基础管理模块包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，实现了档案的精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。通过基础管理，企业能够对档案进行精细化管理，确保档案的安全、完整和可追溯。发票归档最佳实践在基础管理环节得到了进一步深化，保障了发票档案的规范管理。 -
档案服务：数据多元利用
档案服务模块辅助审计、项目管理、统计分析等，提供多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查等功能，实现实物混序归档、可视化盘点档案数据。通过档案服务，企业能够充分利用档案数据，为决策提供有力支持。发票归档最佳实践在档案服务中得到了充分发挥，使得发票数据能够为企业的经营管理提供更多价值。
竞争优势：合思档案脱颖而出
与传统财务档案管理方式相比，合思档案具有显著的优势。它实现了自动化归档，告别了重复性工作，使得档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。合思档案可以实现全流程合规化、自动化、数字化，解决了传统纸质档案管理中存在的合规性、效率低、成本高等问题。
此外，合思档案能够广泛连接业务、财务异构系统，确保档案应收尽收，实现业财一体化数据融合。通过这些优势，合思档案为企业提供了发票归档最佳实践，帮助企业提升财务档案管理水平，实现降本增效。
成功案例：企业见证合思档案价值
众多企业通过使用合思档案，取得了显著的成效。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。云南菜品牌连锁经营通过合思档案实现了全面无纸化管理，节省打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本。金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。这些成功案例充分证明了合思档案在发票归档最佳实践方面的卓越表现。
服务体系：合思全方位保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思完善的服务体系为企业提供了可靠的保障，确保企业能够顺利实施发票归档最佳实践。
结尾：合思档案开启财务数智化新征程
合思档案在财务数智化领域发挥着重要的作用。它不仅解决了企业传统财务档案管理中的痛点，还为企业提供了高效、合规的财务档案管理解决方案。《电子会计档案实践案例集》具有很好的参考价值和借鉴意义，能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
合思通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润，让有限更有效。未来，合思将持续助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您想体验发票归档最佳实践，不妨免费试用合思档案，开启财务数智化的全新旅程。
