发票归档最佳实践：合思档案引领电子凭证数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理正经历着前所未有的变革。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便以敏锐的市场洞察力和卓越的技术实力，投身于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的事业中。合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业在复杂的经济环境中挖掘更多净利润。

值得一提的是，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。随着2024年11月1日铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，以及12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单，我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。在这样的行业背景下，电子凭证数字化转型成为企业实现财务数智化的必行之路，而合思档案无疑是企业在这一转型过程中的得力助手。

传统会计档案管理痛点剖析

• 效率黑洞：时间与精力的双重消耗
  在传统会计档案管理模式下，企业面临着诸多棘手的问题。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，财务人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。这一过程犹如在茫茫大海中寻找针一般困难，不仅耗费了大量的人力和时间，而且档案遗失的情况也难以避免。同时，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来更是要耗费大量的精力，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，严重影响了工作效率。

• 成本枷锁：高额开支的沉重负担
  COMMUNE幻师则面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题。门店报销周期长达2个月，这不仅影响了员工的工作积极性，也使得企业的资金周转受到一定的影响。此外，由于缺乏有效的电子会计凭证文件管理手段，企业在文件的存储和查找方面也面临着诸多困难。同样，云南菜品牌连锁经营也存在纸质档案打印成本高、档案存储成本高、纸质档案资料查找困难等问题，这些问题如同沉重的枷锁，束缚了企业的发展。

• 数据孤岛：信息利用的巨大障碍
  金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统中，档案数据难以有效利用。逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架等工作繁琐且低效，不仅浪费了大量的人力和物力，也使得企业无法及时获取准确的财务信息，影响了企业的决策效率。

合思档案解决方案：破解传统管理难题

• 生态融合：全方位财务数智化服务
  合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。通过与各类异构系统的对接，合思档案能够实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，帮助企业实现真正的数字化转型。

• 全生命周期管理：合规、自动、数字化
  合思档案实现了财务档案「采制管用」全生命周期管理，全流程合规化、自动化、数字化。开放式接口互联自主采集功能，能够自动采集档案数据，实现自动制档，释放了财务人员的精力，保障了证据链的完整。智能关联自动组装功能，则能够将相关的档案数据进行智能关联和自动组装，提高了档案管理的效率和准确性。精准权限管控功能，确保了档案数据的安全性和保密性。多维检索一站式预览功能，则方便了用户对档案数据的查找和使用。

合思档案核心模块：构建高效管理体系

• 功能蓝图：便捷调阅与全生命周期管理
  合思档案的功能蓝图包括便捷调阅不打印，混序归集免组装，电子会计档案全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务四个环节。在业务层，包括内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA系统等，核算系统的财务系统、资金系统等。在应用层，有辅助审计、证据方案库等。

• 档案采集：开放式接口与自动化解析
  档案采集具备开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析的特点。开放式接口互联能够与各类异构系统进行对接，实现档案数据的自动采集。大文件自动切割功能，则能够将大文件进行自动切割，提高了数据采集的效率。数电票自动化解析功能，则能够对数字化电子发票进行自动解析，提取关键信息，为后续的处理提供便利。

• 档案制档：智能关联与四性检测
  档案制档实现智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件。智能关联自动组装功能，能够将相关的档案数据进行智能关联和自动组装，提高了档案管理的效率和准确性。四性检测功能，则能够对档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测，确保档案数据的质量。业务检测功能，则能够对档案数据的业务合规性进行检测，保障企业的合规经营。自定义版式文件功能，则能够根据企业的需求，自定义档案文件的版式，提高了档案文件的美观性和可读性。

合思档案竞争优势：彰显卓越实力

• 企业底蕴：专精特新与强大研发
  合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。强大的企业底蕴和研发实力，为合思档案的发展提供了坚实的保障。

• 高效运营：自动化归档与数据透明
  合思档案自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。通过自动化归档，企业能够节省大量的人力和时间成本，提高工作效率。档案数据的透明流转，则能够让企业及时获取准确的财务信息，为企业的决策提供有力支持。

• 价值实现：降本增效与合规低碳
  合思档案能帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，满足电子凭证数字化转型需求，推动企业财务数智化。通过降低企业的运营成本，提高企业的工作效率，合思档案为企业的发展创造了更大的价值。同时，合思档案的合规性和低碳运营特点，也符合企业的社会责任和可持续发展要求。

• 成长历程：丰富经验与持续创新
  合思档案成长历程丰富，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。多年的发展历程，积累了丰富的经验，也为合思档案的持续创新提供了动力。

合思档案成功案例：见证卓越成效

• 好想你：大幅节省时间与成本
  好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。合思档案的应用，让好想你在财务档案管理方面取得了显著的成效，提高了工作效率，降低了成本。

• COMMUNE幻师：高效报销与成本节约
  COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。合思档案的使用，不仅为COMMUNE幻师节省了大量的成本，也提高了企业的报销效率，提升了员工的满意度。

• 云南菜连锁：无纸化管理与业财融合
  云南菜品牌连锁经营通过合思档案实现全面无纸化管理降低运营成本，年节省超30万元，业财融合提升80%，财务提效90%。合思档案的应用，让云南菜连锁在财务管理方面实现了质的飞跃，提高了企业的运营效率和竞争力。

• 金牌橱柜：精准匹配与合规保障
  金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性100%。合思档案的使用，为金牌橱柜提供了精准的档案匹配和查询服务，节省了成本，保障了档案的合规性。

合思服务体系：贴心保障企业需求

• 服务理念：以客户为中心
  合思秉承以客户为中心的服务理念，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。无论企业身处何地，都能够享受到合思优质的服务。

• 全方位服务：满足多元需求
  合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。合思档案可提供辅助审计、项目管理、统计分析等档案服务，满足企业不同需求。

• 广泛连接：提供便捷服务
  合思通过广泛连接的生态，为企业提供更全面、更便捷的服务。通过与各类异构系统的对接，合思能够实现数据的共享和流通，为企业的财务管理提供更加便捷的服务。

在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思档案发挥着至关重要的作用。其发布的《电子会计档案实践案例集》具有很好的参考价值和借鉴意义，能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。合思档案助力企业实现财务数智化爬山地图中的流程化、系统化、一体化、无纸化目标。

未来，合思将继续致力于技术创新和服务升级，为广大客户提供更优质的产品和服务，推动企业在电子凭证数字化转型道路上不断前进。如果您也想体验合思档案带来的高效财务管理解决方案，不妨现在就免费试用，开启企业财务数智化转型之旅。