档案管理流程优化：合思档案助力企业数字化转型

在当今数字化转型的浪潮中，电子会计档案的重要性日益凸显。企业在推进数字化建设的进程中，虽然通过 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等解决了线上业务处理的问题，但在归档和储存环节，依然面临着纸质文件储存的难题，以及数据存储线下载体的困境。保证档案的原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。

到 2025 年，数电票将实现全覆盖，这给企业财务档案管理带来了新的挑战，企业的信息化建设亟待加强。由于数电票管理的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

市场形势：政策东风，档案数字化崛起

从部门规章到国家法律，电子档案的法律效力得到了全面认可，电子会计凭证可以以电子形式保存，形成电子会计档案。如今，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，数电票必须经过验签、解析，并以 XML 格式存档。这就要求企业必须拥有专业的电子会计档案管理平台，以适应新的管理要求。

政策的支持为电子会计档案市场营造了良好的发展环境，电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化的时代已然来临。无论是政策的推动、合规的要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。档案管理流程优化成为企业适应市场新形势的关键举措。

痛点分析：传统档案管理的重重困境

传统的档案管理模式存在诸多问题，严重影响了企业的运营效率和效益。

对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要大量的储存空间，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。这使得企业在决策过程中缺乏有力的数据支持，影响了企业的发展战略。

财务人员则面临着档案数据量大、整理耗时的问题。他们需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地消磨了工作热情。这种低效的工作方式不仅影响了财务人员的工作效率，也增加了出错的风险。

业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费大量时间。这不仅影响了业务人员的工作积极性，也降低了企业的运营效率。

传统档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏。档案管理流程优化迫在眉睫。

解决方案整体策略概述：合思档案，一站式档案管理专家

合思档案针对企业在档案管理中面临的痛点，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。

合思档案致力于管理与服务的融合，不仅是一款电子档案管理产品，更是企业的合作伙伴，携手企业碰撞出协作的价值。通过广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案能够为企业解决内外交困的档案管理问题，实现 70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%检索效率提升，100%管理合规性。它通过广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；具备 100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档；符合国家政策要求，进行电子会计档案合规性管理；拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且能及时应对变化。档案管理流程优化，合思档案是您的不二之选。

核心模块：数智赋能，打造高效档案管理体系

• 数电票解决方案：全流程闭环管理
  为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，帮助企业合规高效应用会计数据标准，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。档案管理流程优化在数电票管理中得到了完美体现。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规
  通过可视化的规则引擎，合思档案提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。这是档案管理流程优化的重要体现。

• 共享调阅解决方案：满足精细化查询需求
  合思档案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。档案管理流程优化让档案调阅更加高效。

• 大数据解决方案：释放档案数据价值
  深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，合思档案提高了档案管理效率、释放了档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态 API 接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制的数据存储能力，以及档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等数据下载能力。档案管理流程优化，让大数据为档案管理赋能。

竞争优势：实力铸就卓越，合规引领未来

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具备强大的技术研发和服务支持能力。

合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证，通过 SOC1、SOC2 安全认证、信息安全等级保护三级认证，国家四部委官方试点 100%成功验收，在合规性和安全性方面具有显著优势。

合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，具有高度的灵活性和定制化能力。

合思自主研发工具包，拥有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够更好地适应数电票等新的管理要求。档案管理流程优化，合思档案凭借强大的竞争优势脱颖而出。

成功案例：实践检验真理，成果见证实力

• 海亮教育：无纸化转型，业务规模与效率双提升
  海亮教育此前老板要求实现财务办公室无打印机的无纸化目标。在使用合思档案后，海亮教育所服务的单位由 15 家增长到 298 家，作业人员从 16 人增长到 25 人，共享单位数量增加 18.9 倍，作业人员仅增加 9 人，凭证自动化率达到 91.6%。档案管理流程优化为海亮教育带来了显著的效益提升。

• 某企业：电子化管理，降本增效新突破
  某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案，实现了业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数 350 亿次，单据与单据关联次数 800 亿次。档案管理流程优化让该企业的档案管理焕然一新。

• 某重型装备制造商：标准化落地，低碳环保显成效
  某世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。档案管理流程优化助力该企业实现了档案管理的转型升级。

• 某 K12 民办教育集团：智能化管理，流程简化效率高
  某中国最大的 K12 民办教育集团之一，存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。档案管理流程优化为该教育集团带来了全新的档案管理体验。

服务体系：全方位服务，贴心保障档案管理

合思秉承以客户为中心的服务理念，在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、全面的服务支持。

合思档案提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，同时为客户提供多渠道的数据采集服务。

对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思支持多种便捷手动数据补录方式，并提供单张 PDF 大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板等功能，帮助客户解决数据采集难题。

合思档案提供完善的档案服务，包括身份调查、全文检索、档案借阅、多值批量检索、档案移交、档案鉴定、外部调阅、档案销毁、审批事项、凭证成套导出等，同时提供实物管理方案，如待到单清单、批量到单、扫码装盒、打印盒内清单、扫码上下架、单据电实匹配、档案盒管理、虚拟库存管理等，满足客户不同的档案管理需求。档案管理流程优化，合思的服务体系为您保驾护航。

结尾：合思档案，开启企业数字化档案管理新时代

合思档案凭借其领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，满足了企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，实现了档案数据的自动匹配、应收尽收，为企业提供了全方位的财务数智化服务。

合思以客户为中心，不断聆听用户需求进行产品迭代，坚持“客户至上”的原则，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。

合思档案具备广泛连接、自动归档、合规管理、灵活迭代等优势，能够帮助企业在数字化转型过程中提升财务档案管理效率，挖掘财务档案数据价值，打响数字化转型决胜之战。它帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，助力企业实现业财融合，完成企业全面数字化的“最后一公里”。

如果您也想体验档案管理流程优化带来的高效与便捷，不妨免费试用合思档案，开启您的企业数字化档案管理新征程。