在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”即将全面打通，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一行业趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精心精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》。这本案例集具有极高的参考价值和借鉴意义，为企业在电子凭证数字化转型过程中提供了宝贵的经验和指引。
传统企业发票管理痛点剖析
在传统的企业发票管理及财务档案管理模式下，企业面临着诸多棘手的问题。
好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要投入大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在这个过程中，档案遗失的情况难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来极为耗时，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。此外，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着一系列问题。档案耗材、打印、存储成本高昂，门店报销周期长达2个月。而且，对于电子会计凭证文件，缺乏有效的管理手段，这给企业的财务管理带来了极大的困扰。
云南菜品牌连锁经营由于多地直营门店众多，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，纸质档案打印成本极高。同时，档案存储耗费大量的档案盒、档案柜等资源，存储成本居高不下。电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。此外，海量的纸质档案资料查找困难，需要人工逐一查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，操作繁琐。财务临时保管1年后，还需移交综合档案管理。公司采用独立档案室管理存放纸质档案，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下。
合思档案解决方案策略
合思档案针对企业在传统企业发票管理及财务档案管理中面临的痛点，提出了一套全面的解决方案。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案实现了全流程的合规化、自动化、数字化。它具有开放式接口互联，能够自主采集各类数据。大文件可以自动切割，数电票能够自动化解析。通过智能关联，实现自动组装，还能进行四性检测、业务检测，并自定义版式文件。在权限管控方面，实现精准权限管控，档案目录可以灵活扩展，同时具备水印管理，档号符合国标要求。在检索和利用方面，支持多维检索、一站式预览，可在线借阅，还能与异构系统联查，实物可以混序归档，并实现可视化盘点档案数据。
合思档案核心模块功能
合思档案的功能蓝图十分强大。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其电子会计档案全生命周期管理涵盖了采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集方面，有外部生态和内部系统两种途径。外部生态利用OCR识别、RPA技术等，内部系统则通过EAI插件、API接口等实现数据采集。预归档服务集成了集成服务、规则引擎、元数据服务等功能。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等环节。档案服务则提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务。
业务层涵盖了企业内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等，还包括核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层提供辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等功能。
合思档案竞争优势凸显
合思作为一家专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
合思档案具有显著的竞争优势。它能够实现自动化归档，告别重复性工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。在企业发票管理方面，合思档案能够为企业提供更加精准、高效的解决方案。
多行业成功案例见证
合思档案在多个行业都取得了显著的应用效果。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了令人瞩目的成效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本达5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元。业财融合提升了80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。
合思优质服务体系支撑
合思始终秉承以客户为中心的服务理念。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，确保产品的技术领先性和创新性。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、高效的服务。
合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。无论是企业发票管理，还是整体的财务管理，合思都能为企业提供有力的支持。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思档案发挥着至关重要的作用。《电子会计档案实践案例集》的发布，将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。合思档案助力众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让企业的每一份资源都发挥出最大的价值。
