在时代的浪潮中，电子凭证改革正以势不可挡的姿态席卷而来。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措宛如一盏盏明灯，照亮了我国电子凭证改革的前行道路，标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场电子凭证数字化转型的大潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借敏锐的洞察力和卓越的创新能力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。这一平台宛如一颗璀璨的明珠，为企业提供了合规性管理解决方案，在电子凭证数字化转型的征程中发挥着至关重要的作用。
市场形势：财务数智化的必由之路
在当今数字化飞速发展的时代，电子凭证数字化转型已成为一种不可阻挡的趋势。电子凭证全流程无纸化，无疑是财务数智化的必行之路。
会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，其数字化程度直接影响着企业财务管理的效率和质量。只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现企业财务管理的数字化。
电子凭证全流程无纸化不仅有利于优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能够有效降低单位的运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在当前经济环境下，企业对于提升管理效率、降低成本的需求日益迫切，电子凭证数字化转型无疑是满足这一需求的关键举措。合思档案提供的合规性管理解决方案，正是顺应这一趋势，为企业的财务数智化转型保驾护航。
痛点分析：传统档案管理的困境
在传统的档案管理模式下，企业面临着诸多棘手的问题。这些问题不仅影响了企业的工作效率，还增加了企业的运营成本，给企业的发展带来了一定的阻碍。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，财务人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。然而，即便如此，档案遗失的情况仍然难以避免。同时，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来需要耗费大量的时间和精力，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。而且，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业日益严格的管理要求。
COMMUNE幻师也面临着类似的问题。该企业存在档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。这些问题严重影响了企业的财务管理效率和效益，企业急需一套高效的合规性管理解决方案来解决这些难题。
解决方案整体策略概述：全生命周期管理的智慧之选
针对企业在传统档案管理中面临的诸多问题，合思档案提出了一套全面的合规性管理解决方案，实现了财务档案的全生命周期管理。
合思档案的全生命周期管理涵盖了采集、制、管、用四个关键环节。在智能采集环节，合思档案集成了外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），能够实现电子会计凭证的自主采集。同时，它还具备大文件自动切割、数电票自动化解析等功能，大大提高了数据采集的效率和准确性。
预归档服务是合思档案的一大特色。它包含集成服务、规则引擎、元数据服务等，能够对采集到的数据进行有效的处理和整合。通过智能关联、自动组装，合思档案可以进行四性检测、业务检测、自定义版式文件，确保档案数据的完整性和准确性。
在基础管理方面，合思档案涉及档案存储、检索、借阅、销毁等各个环节。它采用精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求等技术手段，确保档案数据的安全和合规。同时，多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据等功能，为企业提供了便捷、高效的档案管理体验。
档案服务是合思档案的最后一个环节。它包括辅助审计、项目管理、统计分析等功能，能够为企业的财务管理提供有力的支持。通过合思档案的合规性管理解决方案，企业可以实现财务档案的全生命周期管理，提高财务管理的效率和质量。
核心模块：功能卓越的档案管理利器
合思档案具有众多卓越的核心功能，这些功能使其成为企业档案管理的有力工具。
便捷调阅不打印是合思档案的一大亮点。企业员工无需打印纸质档案，即可随时随地通过系统进行档案的调阅。这不仅节省了大量的纸张和打印成本，还提高了工作效率。同时，混序归集免组装功能也为企业带来了极大的便利。合思档案可以对不同来源、不同格式的档案数据进行混序归集，并自动进行组装，无需人工干预，大大减轻了财务人员的工作负担。
自动制档功能是合思档案的核心竞争力之一。它可以释放财务人员的精力，凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整。通过档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证可以自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。这一功能不仅提高了档案制作的效率和准确性，还确保了档案数据的合规性。合思档案的这些核心功能，为企业提供了一套完善的合规性管理解决方案。
竞争优势：成本节约与效率提升的双重保障
与传统档案管理方式相比，合思档案在成本节约、效率提升、合规性保障等方面具有显著的优势。
自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。合思档案实现了档案数据的同源和透明流转，便于企业进行监控和分析。通过对档案数据的实时监控和分析，企业可以及时发现问题并采取相应的措施，提高企业的管理水平和决策能力。
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。这些数据充分证明了合思档案在成本节约方面的显著优势。
同时，合思档案还能够提高企业的工作效率。通过便捷的调阅和检索功能，企业员工可以快速找到所需的档案信息，节省了大量的时间和精力。合规性保障也是合思档案的重要优势之一。它严格遵循国家相关标准和规范，确保档案数据的安全和合规，为企业提供了可靠的合规性管理解决方案。
成功案例：实际应用中的卓越表现
合思档案在实际应用中取得了显著的效果和价值，众多不同行业的企业通过使用合思档案，实现了财务管理的优化和提升。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这一数据充分证明了合思档案在提高工作效率、降低成本方面的显著效果。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这些成功案例表明，合思档案的合规性管理解决方案能够为企业带来实实在在的利益，帮助企业实现可持续发展。
服务体系：优质服务的坚实保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位、优质的服务。
合思分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，拥有一支专业的研发团队，不断进行技术创新和产品升级，确保合思档案始终保持领先的技术水平和卓越的性能。同时，合思在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这一庞大的服务网络能够及时响应客户的需求，为客户提供及时、高效的服务支持。
无论是在系统实施过程中，还是在系统使用过程中，合思的专业服务团队都会为客户提供全程的技术支持和培训，确保客户能够熟练使用合思档案系统，充分发挥其功能和价值。合思的服务体系为客户提供了坚实的保障，让客户能够放心使用合思档案的合规性管理解决方案。
结尾：展望未来，共创数智化新局面
合思档案在推动电子凭证数字化转型中发挥着重要的作用和价值。它为企业提供了一套全面、高效的合规性管理解决方案，帮助企业实现了财务档案的全生命周期管理，提高了财务管理的效率和质量，降低了企业的运营成本。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
