合思档案:引领电子会计档案管理新时代,保障电子发票安全性

合思档案:引领电子会计档案管理新时代,保障电子发票安全性
在当今数字化浪潮席卷的时代,企业财务数智化转型已成为必然趋势。北京合思信息技术有限公司(简称“合思”,原易快报),自2014年创立以来,便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台,合思帮助企业挖掘出更多净利润,在财务科技领域崭露头角。

随着2025年数电票全覆盖目标的推进,企业财务档案管理正面临着全新的挑战。数电票管理要求的特殊性,使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。同时,在纸电混合时代,企业的高管、财务人员以及业务人员在档案管理方面遭遇了诸多难题。纸质档案管理成本居高不下,档案数据难以进行有效的分析利用,整理档案更是耗费大量时间。不过,国家政策的支持为电子会计档案管理带来了福音,电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力,企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。在这样的市场背景下,合思档案应运而生,为企业解决档案管理难题提供了有力的解决方案。电子发票安全性是企业在档案管理中极为关注的问题,合思档案在保障电子发票安全性方面也有着出色的表现。

合思档案:档案管理的智慧之选

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台,犹如一颗璀璨的新星,照亮了企业档案管理的前行道路。它提供领先的单套制解决方案(标准方案)以及六大场景解决方案,能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。

合思档案广泛连接业财系统,实现了发票、回单、凭证、单据以及自定义档案的自动匹配,做到应收尽收。这为企业带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的档案管理体验。企业再也无需为繁琐的档案整理和调阅工作而烦恼,大大提高了工作效率。

合思档案还为企业解决了内外交困的档案管理问题。它能够节约纸张成本和整理成本,提升检索效率,确保管理合规性。此外,合思档案具备多种计算机软件著作权、国家发明专利证书以及ISO信息安全管理体系认证等,并且在国家四部委官方试点中100%成功验收。这些都充分证明了合思档案的实力和可靠性,在保障电子发票安全性方面也有着坚实的技术和资质支撑。

核心功能:铸就档案管理的坚实壁垒

  • 多源采集:数据汇聚的智慧通道
    合思档案的多源采集功能,基于跨系统数据集成要求,提供自动生成式Open API实现快速集成,预制系统连接器,能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。这就像是为企业搭建了一条高效的数据高速公路,让各种数据能够快速、准确地汇聚到合思档案平台。
    对于不满足系统集成要求的零散会计资料,合思档案支持自定义数据采集方案,还提供多种便捷手动数据补录方式。这种灵活的采集方式,确保了企业的所有会计资料都能被完整地收集到平台中,进一步保障了电子发票安全性。

  • 智能制档:高效精准的档案构建
    合思档案的智能制档功能堪称一绝。会计档案关联规则可视化配置,不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装,减少了90%的人工匹配工作量。这就好比有一群智能的小助手,自动为企业完成复杂的档案组装工作,大大提高了工作效率。
    已完成业务证据链组装的档案数据,可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射,让查询更便捷、分析更直接。同时,合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案,保障归档数据真实、完整、安全、可用,为电子发票安全性提供了有力保障。

  • 档案管理:精细管控的安全防线
    在档案管理方面,合思档案的权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色,隔离各核算账套数据权限,按职能角色配置功能、操作权限,水印权限管理范围也可自定义。这就像是为企业的档案管理设置了一道道精细的安全防线,确保只有授权人员才能访问和操作相关档案。
    档案目录灵活扩展,支持自定义档案目录分类、字段维护等。系统规范预置档号,满足国标档号规则格式,支持企业自主排列、扩展。这些功能让企业能够根据自身需求灵活管理档案,进一步提升了档案管理的效率和安全性,保障电子发票安全性。

  • 档案应用:便捷高效的信息利用
    合思档案的档案应用功能十分强大。多维检索满足多场景查询需求,支持按多种维度自定义查询、全文检索、批量检索。企业可以通过关键词快速定位相关档案,提升检索效率90%。这就好比在一个巨大的图书馆中,能够快速找到自己需要的书籍。
    一站式预览,穿透联查,实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持外部系统调阅,可视化盘点档案数据,提供档案借阅服务,档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控,线下实物管理与电子档案高度关联。这些功能让企业能够更加便捷地利用档案信息,为企业的决策提供有力支持,同时也保障了电子发票安全性。

优势对比:传统与现代的鲜明反差

  • 成本对比:节省开支的明智之选
    传统档案管理存在高显性成本,纸质凭证输出耗材成本高,档案室和档案柜等存储空间需求大。而合思档案能为企业节约70%的纸张成本、75%的整理成本。在当前经济环境下,企业都在寻求降低成本的方法,合思档案无疑是企业的明智之选,在节约成本的同时也保障了电子发票安全性。
    传统档案管理还有高隐形成本,手工装册归档重复性工作量大,查询调阅条件颗粒度粗糙,数据不能有效利用。合思档案可实现100%自动归档,最大程度减少人工介入,通过关键词检索快速定位相关档案,大大提升了检索效率。

  • 合规对比:安全可靠的管理保障
    传统档案管理面临高合规风险,电子会计凭证文件无有效管理手段,不可抗力可能导致纸质档案损坏。合思档案应收尽收,“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求特殊性,双模检测实现归档即合规,保障了财务档案管理的合规性,也保障了电子发票安全性。
    合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联,海量数据秒级查询,而传统的数据管理方式已不再满足海量电子数据的存储与应用。

应用案例:真实见证的卓越成效

  • 案例一:海量单据企业的高效转型
    某企业年单据量达2.6亿,存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据,自动匹配组装档案,实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。例如,凭证与单据关联次数达350亿次,单据与单据关联次数达800亿次,以某月入库数据为例,数据加载30s,关联匹配15min。在这个过程中,合思档案也保障了电子发票安全性,让企业的财务档案管理更加可靠。

  • 案例二:集团企业的标准化变革
    某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业,档案管理流程复杂、人工环节多,凭证附件标准和会计档案管理制度不统一,每月回单整理费时费力,实物档案异地管理,财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地,力保电子会计档案合规,低碳环保,整理匹配效率提升80%,存储空间成本减少300册/年,释放1/3,纸张打印成本减少100万张纸/年。同时,合思档案保障了电子发票安全性,让企业的财务数据更加安全可靠。

  • 案例三:低效企业的焕新升级
    某企业档案管理现状低效,会计档案散落各系统,数据未有效整理利用,日常检索依赖多端系统分散查询,纸质档案管理存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案,实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年,档案匹配耗时减少84%,档案查询耗时减少80%。合思档案在提升企业档案管理效率的同时,也保障了电子发票安全性。

  • 案例四:教育集团的智能转型
    某中国最大的K12民办教育集团之一,档案管理在采集、存储、整理、利用等环节都存在问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案,以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构,简化会计管理流程,提高工作效率,实现档案多维穿透查询,以电子借阅为主,简便高效。合思档案保障了电子发票安全性,为教育集团的财务档案管理提供了有力支持。

展望未来:携手合思共赴数字化征程

合思档案帮助企业解决了“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点,助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型,实现了会计档案价值的深度应用。在保障电子发票安全性方面,合思档案也发挥了重要作用。

无论是政策推动、合规要求,还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标,电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台,将在未来持续发挥重要作用。

合思秉承以客户为中心的服务理念,不断聆听用户需求以进行产品迭代。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心,并在全国22个城市设有直营服务网络,通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市,具备强大的服务能力和市场影响力,未来发展前景广阔。

如果您也想体验合思档案带来的高效、安全的档案管理服务,不妨点击免费试用,开启企业档案管理的新篇章,进一步保障电子发票安全性。

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captaincaptain
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