合思档案：引领企业数字化发票流程优化新风尚

在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数智化已成为企业发展的必然趋势。北京合思信息技术有限公司，作为一家自2014年创立便专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，以其卓越的实力在行业中脱颖而出。合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务着6000 + 企业客户，还荣获了福布斯中国科技50强等诸多荣誉。而合思档案，作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，更是为企业财务档案管理带来了全新的变革，在财务数智化领域占据着举足轻重的地位。它提供便捷调阅不打印，混序归集免组装的服务，为企业解决内外交困的档案管理问题，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥出更大的效用。

数电票时代档案管理新挑战

随着时代的发展，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理的信息化建设亟需加快步伐。在收票方面，一系列政策肯定了电子发票接收的合法合规性。早在2016年1月1日，财政部、国家档案局令第79号就明确了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的企业可以仅以电子形式进行归档。在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。由于数电票管理要求的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临。从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力，企业需要建立电子会计凭证与相关联的其他纸质会计凭证的检索关系。在这样的背景下，数字化发票流程优化成为企业提升财务档案管理水平的关键。

企业财务档案管理痛点剖析

企业在财务档案管理过程中，面临着诸多痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本过高而烦恼，大量的纸质档案不仅占用了大量的存储空间，而且档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案需要耗费大量的时间，手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥繁复，极大地消磨了他们的工作热情。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗时。企业还面临着高显性成本和高隐形成本的问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能得到有效利用；同时，企业还面临着高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等。这些痛点严重影响了企业的财务档案管理效率和质量，也阻碍了企业的数字化发票流程优化进程。

合思档案整体解决策略

合思档案为企业提供了一套全面的解决方案，以应对财务档案管理中的各种问题。它提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。合思档案将管理与服务相融合，针对不同角色提供不同的解决方案。为CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值；为归档员/财务提高工作效率，告别重复低价值工作；为外部审计实现档案外审在线化、可溯源等。合思档案助力企业实现业财融合，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现数据价值，资源重组，从而实现企业效益最大化。它具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据；具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入；符合国家政策要求，进行电子会计档案合规性管理；拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，及时应对变化，有力地推动了企业的数字化发票流程优化。

合思档案核心模块揭秘

• 智能采集模块
  智能采集模块是合思档案的重要组成部分。外部生态通过规则引擎、业务映射等实现数据采集，内部通过EAI插件、API接口等方式采集，同时还支持人工补录。它可对多种格式的文件进行采集，如PNG、OFD、JPG、PDF、XML等。并且有预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案，为企业的数字化发票流程优化提供了强大的数据支持。
• 智能制档模块
  智能制档模块通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，可减少90%的人工匹配工作量。同时，它还具备辅助人工整理功能，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询和分析，进一步提升了数字化发票流程的效率。
• 档案管理模块
  档案管理模块在权限管理方面精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，为企业的数字化发票流程优化提供了安全可靠的保障。
• 档案应用模块
  档案应用模块的多维检索功能满足了多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能，极大地提升了企业对数字化发票流程的应用体验。

合思档案竞争优势凸显

合思档案具有强大的数据处理能力，其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，有效提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，为企业的数字化发票流程优化提供了坚实的技术支撑。它提供全面的解决方案，如档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理；证据链完整性解决方案从财务视角检测档案证据链完整性，保障财务合规；共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求；数电票解决方案实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化；实物备查解决方案实现实物档案全流程管理定位。合思档案具备多项专业认证和荣誉，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证等，彰显了其卓越的品质和可靠性。同时，合思档案拥有众多成功客户案例，涵盖事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，得到了客户的高度认可，这些成功案例也证明了合思档案在数字化发票流程优化方面的显著成效。

合思档案成功案例展示

• 某企业：降本增效新典范
  某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化程度大幅提高，企业成本显著降低。数据指标显示关联匹配时间大幅缩短，凭证与单据、单据与单据关联次数增多，有力地推动了企业的数字化发票流程优化。
• 重型装备制造商：合规管理新突破
  世界上最大的重型装备制造商之一，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，管理成效显著。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，为企业的数字化发票流程优化提供了有力的保障。
• 某企业：数据共享新飞跃
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理问题多，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案取得了良好的管理成效。统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，实现了企业数字化发票流程的高效优化。
• 民办教育集团：流程简化新标杆
  中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为企业的数字化发票流程优化带来了全新的体验。

合思服务体系保障

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。其联系方式多样，包括北京、上海、杭州等多个地点；电话是400 – 105 – 6505；网站是www.hosecloud.com；还有微信公众号二维码和微信小程序二维码。强大的服务体系为企业使用合思档案进行数字化发票流程优化提供了有力的保障。

合思档案凭借其强大的功能、卓越的优势和众多成功案例，能够为企业解决财务档案管理的各种痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，助力企业实现业财融合，提升企业的竞争力和管理效率。在政策推动、合规要求以及企业降本增效的需求下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将在企业财务档案管理领域发挥越来越重要的作用。合思坚持以客户为中心，聆听用户需求以进行产品迭代，不断提升服务质量。未来，随着市场的发展和企业需求的增加，合思档案有望在更多企业中得到应用和推广。如果您想体验合思档案带来的数字化发票流程优化的便捷与高效，不妨免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。