合思档案：开启企业数字化档案管理新时代

在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理直面新的挑战，信息化建设成为企业亟待补齐的短板。因数电票管理要求的特殊性，专业的“电子会计档案管理平台”成为企业适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求的必备工具。

传统档案管理模式下，企业可谓是“负重前行”。纸电混合时代，企业高管常常为纸质档案管理成本巨大而烦恼，大量的纸质档案不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来，整理档案耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，繁琐的流程耗费了大量时间和精力。

此外，企业在传统档案管理中还存在着诸多成本和风险。高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，例如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题，都让企业在档案管理的道路上举步维艰。即便企业在推行数字化的过程中，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的问题，还有数据存储线下载体的难题。

在这样的时代背景下，合思档案应运而生，它就像一场及时雨，为企业档案管理带来了全新的解决方案。

专属方案赋能多元角色

合思档案充分考虑到不同角色在档案管理中的需求，为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等提供了针对性的解决方案。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，降本增效是企业的核心目标之一，合思档案借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业打响数字化转型决胜之战提供有力支持。

给归档员/财务带来的改变更是显著。合思档案提高了工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，使归档员/财务能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

而对于外部审计来说，合思档案是一款强大的审计支持工具。它实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业提供了全面、高效的档案管理解决方案。

核心功能铸就卓越优势

合思档案作为一款专业的审计支持工具，具备多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等核心功能，每一项功能都展现出其卓越的优势。

多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它也支持手动采集，提供多种便捷手动数据补录方式，确保企业的各类档案资料都能被有效采集。

智能制档功能更是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。同时，它还可辅助人工整理，关联任务执行进度可视化。此外，通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理方面，合思档案做到了权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录也能灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统还规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022 档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。

档案应用功能为企业提供了全方位的档案使用体验。它实现了多维检索，满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查功能，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等多场景应用。

实战案例见证卓越成效

合思档案在不同企业的应用场景中都展现出了强大的解决问题的能力和显著的成效。

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力等问题。合思档案作为一款出色的审计支持工具，为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低等。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难等问题严重影响了企业的运营效率。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款优秀的审计支持工具，能助力企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思档案的地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，联系电话是400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号二维码和微信小程序二维码进一步了解。

如果您的企业也正在为档案管理问题而烦恼，不妨免费试用合思档案，开启企业数字化档案管理的新时代！