在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键举措。今天，我们聚焦一家世界 500 强旗下的教育服务品牌，深入了解其在费用报销智能化方面的探索与实践。该企业在蓬勃发展的同时，也在财务数字化转型的道路上遭遇了诸多挑战。
企业内部业务和财务系统繁多，且彼此独立运行，犹如一座信息孤岛。数据无法顺畅互通，结构化数据的提取变得异常艰难。在处理电子发票时，打印、查重、验伪等工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。实物存档更是占据了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，让企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗费大量时间，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，工作人员为此疲于奔命。
迷雾重重：业务现状与痛点剖析
该企业的业务和财务系统各自为政，数据难以共享。这使得结构化数据的提取犹如大海捞针，效率极低。电子发票的处理流程繁琐，每一张发票都需要人工进行打印、查重和验伪，不仅浪费了大量的人力和物力，还不符合环保理念。
实物存档方面，大量的档案资料占据了宝贵的物理空间，企业不得不安排专人进行管理。然而，即便如此，档案损坏的问题依然无法避免，这给企业带来了潜在的合规风险。
纸质档案的录入工作是一项重复性极高的任务，工作人员需要花费大量的时间和精力进行操作。而且，由于人工操作的局限性，录入过程中容易出现错误，影响了财务数据的准确性。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求严格，工作人员需要小心翼翼地完成每一个环节，这无疑增加了工作的难度和时间成本。
实物凭证与业务分散，导致无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法实现多人借阅，这使得档案资产的利用率极低。企业在需要查阅档案时，往往需要花费大量的时间和精力去寻找，严重影响了工作效率。
拨云见日：合思针对性解决方案亮相
面对该企业在财务数字化方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案。
合思的方案具有广泛的档案数据来源，涵盖了电子档案、自研 OA 等多种类型。其自动封装接口多达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。企业可以根据自身的实际情况选择合适的传输方式，确保档案数据能够准确、及时地传输到系统中。
该方案具备强大的自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等。通过这些功能，企业可以实现对会计档案的全生命周期管理，提高档案管理的效率和准确性。
会计类档案管理范围广泛，涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。企业可以将所有的会计档案集中管理，实现档案的统一存储和查询，提高档案的利用价值。
精耕细作：解决方案实施步骤揭秘
合思解决方案的实施过程严谨细致，每一个步骤都经过精心设计。
首先，通过广泛连接异构系统，实现档案数据的全面采集。合思的自动封装接口能够无缝对接企业的各种业务和财务系统，确保档案数据能够准确、完整地采集到系统中。而且，0 开发成本介入，大大降低了企业的实施成本。
接着，利用接口传输方式将档案数据准确传输到系统中。企业可以根据自身的实际情况选择影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式，确保档案数据的及时传输。
系统进行智能组单和四性检测，保障档案的准确性和完整性。智能组单功能能够自动将相关的档案数据进行组合，提高档案管理的效率。四性检测功能则能够对档案数据进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，确保档案数据符合相关标准和要求。
最后，实现电子档案和实物档案的有效管理，包括档案借阅、移交、鉴定、销毁等环节，并进行权限监控。企业可以通过系统对档案进行全面管理，实现档案的规范化、标准化和信息化。
硕果累累：转型成果与效益显著
经过一段时间的实施，该企业在费用报销智能化方面取得了显著的成果。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。工作人员可以通过系统快速查询和借阅档案，不再需要花费大量的时间和精力去寻找纸质档案。
档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。企业可以根据不同的条件对档案进行查询，快速定位到所需的档案信息。电子借阅方式则大大提高了档案的借阅效率，工作人员可以随时随地通过系统借阅档案。
通过财政部电子凭证试点，该企业成为了地方财政局标杆试点企业代表。实现了财务数据自动化率 91% 以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。企业的财务工作变得更加高效、准确，为企业的发展提供了有力的支持。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不再需要为大量的纸质档案提供存储空间，也不需要安排专人进行管理。企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上。
口碑载道：客户评价与反馈印证实力
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。通过与合思合作，财务数据自动化率大幅提升，管理效能显著提高。以电子会计档案为核心的管理结构简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询和电子借阅方式非常便捷，为工作人员提供了极大的便利。
电子化改造节约了物理存储空间和维护成本，降低了企业运营成本。企业可以将节省下来的资金投入到更有价值的业务中，提高企业的竞争力。
通过财政部电子凭证试点，成为标杆试点企业代表，提升了企业的影响力和形象。企业在行业内树立了良好的口碑，为企业的发展赢得了更多的机会。
该客户的成功案例充分表明，合思的解决方案能够有效解决企业在费用报销智能化和财务数字化转型方面的问题，实现降本增效。合思拥有专业的团队和丰富的经验，能够为企业提供定制化的解决方案，助力企业实现财务数字化转型。
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