在当今数字化浪潮汹涌的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。随着数电票试点的稳步推进以及电子凭证会计数据标准的正式发布，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。这一变革意义深远，它不仅能够优化企业的业务流程，大幅降低单位的运行成本，还能显著减少社会资源的消耗，实现经济效益与环境效益的双赢。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖掘更多的净利润。近日，合思成功为某知名零食品牌提供了一套全面的解决方案，在人员差旅管理等方面取得了显著成效。
国民零食品牌的人员差旅管理困境
该知名零食品牌是畅销30余年的国民经典零食品牌，在市场上拥有广泛的消费者基础。其年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。然而，这种庞大而复杂的业务模式也给企业的人员差旅管理带来了诸多挑战。
在差旅平台对账方面，方案缺乏灵活性。该品牌对核算精细化管理要求极高，但现有的对账方式需要在Excel中进行二次整理，人工记账不仅效率低下，还难以释放财务的真正价值。财务人员每天花费大量时间在繁琐的对账和记账工作上，却无法将精力投入到更有价值的财务分析和决策支持中。
事前事中管控的不连贯也是一个突出问题。差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下。企业难以实现精细化的成本管控，大量的差旅费用支出如同流水一般，无法得到有效的控制和优化。员工在差旅过程中缺乏明确的标准和有效的监督，使得一些不必要的费用支出频繁发生。
纸电混合的会计档案管理同样是一块难啃的骨头。会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。财务人员在寻找一份档案时，往往需要花费大量的时间在堆积如山的文件中翻找，效率极其低下。而且，手工整理的档案容易出现遗漏和错误，给企业的财务管理带来了潜在的风险。
合思定制化人员差旅管理解决方案
针对该知名零食品牌在人员差旅管理方面面临的诸多挑战，合思为其量身定制了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请后，可以通过合思商城订购相关的差旅服务，也可以选择TMC订购。合思商城提供了清晰明了的对账单，TMC对账单同样简洁易懂，让员工和财务人员都能轻松掌握消费情况。员工无需再为繁琐的报销流程而烦恼，只需专注于完成差旅任务。
在财务核算、记账环节，合思搭建了对账结算中心。对于线上统一开票的情况，系统可实现自动拆分结算和自动记账，大大提高了财务工作的效率。而对于线下统一开票的情况，则进行线下结算和手工记账，确保了方案的灵活性和适应性。财务人员无需再手动录入大量的账目信息，系统自动完成大部分的工作，减少了人为错误的发生。
在档案管理环节，合思实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档。其他TMC环节也实现了L3级无需报销录入发票等档案。这种先进的档案管理方式，不仅提高了档案管理的效率，还确保了档案的安全性和完整性。企业可以通过线上平台随时查阅和管理档案，无需再担心档案丢失或损坏的问题。
该解决方案具有诸多显著优势。首先是便捷申请，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，极大地简化了差旅流程。其次是同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，让财务工作更加高效准确。最后是多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，实现了档案管理的数字化和智能化。
合思方案带来的人员差旅管理显著成果
合思的解决方案在人员差旅管理方面为该知名零食品牌带来了显著的成果。
在费用节约方面，年度节约了200万+的差旅费用。该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率。财务入账效率提升了60%，财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
在业财融合方面，实现了业财的有机连接，建立了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。企业的业务数据和财务数据实现了实时共享和交互，财务部门可以及时了解业务情况，为企业的决策提供更加准确的支持。
在数据采集与校验方面，合思打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这确保了企业数据的准确性和可靠性，为企业的财务管理提供了坚实的基础。
在线上线下一体化管理方面，标准化的线上借阅流程规范了档案室管理；简化的装订流程大幅降低了成本；实现了凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率得到了大幅提升。员工可以通过线上平台快速借阅档案，无需再到档案室排队等待，大大提高了工作效率。
合思方案优势与人员差旅管理数字化未来展望
合思的解决方案有效解决了该知名零食品牌在人员差旅管理等方面的财务痛点，提高了工作效率，降低了成本，实现了业财融合和数字化管理。这充分展示了合思在财务数智化领域的强大实力和专业能力。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，未来报销数字化转型已是必然趋势。合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，随着数字货币和数电票的应用推广，可推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。
在人员差旅管理数字化的浪潮中，合思将继续发挥其技术优势和创新能力，为更多企业提供优质的解决方案。如果您的企业也面临着人员差旅管理等方面的困扰，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，选择合思，开启财务数字化转型之旅，还可免费试用我们的解决方案，体验数字化管理带来的便捷与高效。
