在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。世界 500 强旗下的一家教育服务品牌，凭借其卓越的教育资源和广泛的业务布局，在教育领域占据着重要地位。然而，随着业务的不断拓展，该企业在差旅会计档案管理等方面面临着诸多挑战。
企业的业务和财务系统繁多且相互独立，这使得结构化数据的提取变得异常困难。在处理电子发票时，不仅要进行繁琐的打印、查重和验伪工作，还造成了大量纸张的浪费。同时，实物存档占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，让企业面临着合规风险。此外，重复的纸质档案录入操作不仅耗时，还容易出错，各类文件的装订要求高，耗费了大量的人力和时间。实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法实现多人借阅，档案资产利用率极低。差旅会计档案管理的难题，成为了企业进一步发展的阻碍。
痛点剖析：差旅会计档案管理困境
该企业在业务运营和财务管理方面，差旅会计档案管理的痛点日益凸显。
企业业务和财务系统相互独立，数据无法互通。在差旅会计档案管理中，结构化数据提取困难重重，电子发票处理流程繁琐，耗费了大量的时间和精力，还造成了资源的浪费。
实物存档是另一个大问题。大量的差旅会计档案占用了大量的物理空间，增加了管理成本。而且，由于档案存放环境等因素，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。
重复的纸质档案录入操作在差旅会计档案管理中是常态。这不仅耗时，还容易出现错误。各类文件的装订要求高，需要投入大量的人力和时间，效率低下。
实物凭证与业务分散，使得差旅会计档案无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法实现多人借阅，档案资产的利用率极低，难以满足企业对差旅会计档案管理的需求。
方案领航：合思全生命周期电子化管理
面对该企业在差旅会计档案管理方面的诸多难题，合思提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。
合思的方案档案数据来源广泛，涵盖电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口达 40 种 +，能广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保差旅会计档案应收尽收。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。通过这些方式，能将各类差旅会计档案数据进行有效的整合。
该方案具备自动归档功能，包含智能组单、四性检测等环节。还涵盖电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等全流程管理，为差旅会计档案管理提供了全面的解决方案。
在会计类档案管理范围上，内部包括凭证、订单、会计账薄等，外部包括纸质发票及影像、银行电子回单等，差旅会计档案也在其中，实现了全方位的管理。
实施路径：精准落地解决方案
合思解决方案的实施过程有条不紊。
首先，广泛连接客户的异构系统。通过 40 种 + 自动封装接口，将电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等数据进行采集，对于差旅会计档案数据也进行全面收集，实现 0 开发成本介入。
采用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式，将各类档案数据包括差旅会计档案进行整合，确保数据的完整性和准确性。
对采集到的数据进行自动归档。通过智能组单和四性检测等环节，对差旅会计档案进行处理，确保档案的准确性和完整性。
建立完善的档案管理体系。包括电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等环节，实现差旅会计档案全流程管理。
成果闪耀：数字化转型显著成效
实施合思的解决方案后，该企业在差旅会计档案管理等方面取得了显著的成果。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，差旅会计档案也融入其中，简化了会计管理流程，大大提高了工作效率。
档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，提高了差旅会计档案的利用效率。员工可以快速查询到所需的差旅会计档案，为企业的决策提供了有力支持。
通过财政部电子凭证试点，该企业成为地方财政局标杆试点企业代表。实现财务数据自动化率 91% 以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升，差旅会计档案管理也更加高效。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上，差旅会计档案管理也将更加完善。
客户盛赞：合思方案价值凸显
企业财务相关负责人对合思的电子化会计档案管理方案给予了高度评价。
通过合思的方案，企业有效管理了大量数据，包括差旅会计档案数据，提升了财务管理效率，降低了成本。合思的解决方案帮助企业解决了长期以来在会计档案管理方面的难题，实现了财务数据的自动化处理，对企业的数字化转型起到了关键作用。
以电子会计档案为核心的管理结构，让企业的会计管理流程更加简洁高效，差旅会计档案的利用和查询更加便捷。员工可以快速获取所需的差旅会计档案信息，提高了工作效率。
成为地方财政局标杆试点企业代表，证明了合思解决方案的先进性和可靠性，增强了企业对未来数字化发展的信心。企业相信，在合思的帮助下，差旅会计档案管理将不断优化，为企业的发展提供有力保障。
在当前经济环境下，企业的数字化转型势在必行。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已经帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思的敏捷财务收支管理平台具有众多强大功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集等，能为企业提供全方位的财务数智化服务，在差旅会计档案管理方面也有着出色的表现。
合思拥有专业的客户成功团队，能为客户提供全方位的服务保障。还提供免费试用和灵活定价模式，让企业无后顾之忧。众多像该世界 500 强旗下教育服务品牌的企业已经通过合思实现了数字化转型，在差旅会计档案管理等方面取得了显著的成果。期待更多企业加入，一起实现更有效的发展。现在就可以免费试用合思的解决方案，开启企业数字化转型之旅。
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