在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务领域的必然趋势。自 2021 年 12 月 1 日起，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，这一试点已全面覆盖全国 36 省区市。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），更是标志着电子凭证全流程无纸化时代的来临。电子凭证无纸化不仅能够优化业务流程，还能有效降低成本和资源消耗，为企业带来诸多益处。
然而，随着试点工作的深入推进，电子凭证全面数字化应用面临着重重挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等问题，形成了一道道数字鸿沟，严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。在这样的背景下，北京合思信息技术有限公司凭借其专业的技术和丰富的经验，成为了助力企业财务数字化转型的重要力量。
合思是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。它拥有敏捷的财务收支管理平台，秉持以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国 22 个城市建立了直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择了合思，足见其在市场上的认可度和影响力。接下来，我们通过某国民经典零食品牌的案例，深入了解合思如何帮助企业提升差旅支出透明性，实现财务数字化转型。
经典零食品牌的差旅管理困境
该品牌作为畅销 30 余年的国民经典零食品牌，拥有覆盖全国的销售版图。其供应链复杂，多种销售渠道并行，管理流程涉及多个系统，导致整体管理繁杂且低效。
在差旅管理方面，该企业面临着诸多痛点。差旅平台的对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求却很高。这使得财务人员不得不将数据在 Excel 中进行二次整理，然后进行人工记账。这种方式不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务人员的价值，无法让他们将更多精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
此外，事前事中管控不连贯，导致差旅控制不够精细和灵活。差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。企业无法实时掌握员工的差旅支出情况，差旅支出透明性难以保障，也就无法根据实际情况进行合理的预算控制和成本优化。
同时，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找这些档案不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。在这种情况下，企业急需一套高效的解决方案来解决这些问题，提升差旅支出透明性和财务管理效率。
合思量身定制的解决方案
为了解决该国民经典零食品牌面临的问题，合思提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，全方位提升差旅支出透明性。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请后，可通过业务审批，然后在合思商城订购或通过 TMC 订购。之后会生成合思商城对账单和 TMC 对账单，让每一笔消费都清晰可查，有效提升了差旅支出透明性。员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大简化了差旅流程，提高了员工的差旅体验。
在财务核算、记账方面，合思设有对账结算中心。对于线上统一开票的情况，可实现自动拆分结算、自动记账；对于线下统一开票的情况，则进行线下结算、手工记账。合思商城可实现同屏比价、统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，让财务核算更加准确、高效，进一步保障了差旅支出透明性。
在档案管理方面，合思环节实现 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节为 L3 级无需报销录入发票等档案。合思档案能实现多源采集、智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。通过打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，确保每一笔差旅支出都有完整、准确的档案记录，提升了差旅支出的可追溯性和透明性。
合思方案带来的显著成果
合思的解决方案为该企业带来了显著的成果。在差旅消费方面，该企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40%左右上升到 2024 年 2 月的 75%左右，年度节约 200 万 + 差旅费用。这不仅得益于合思商城的同屏比价功能，让企业能够选择更具性价比的差旅服务，还得益于合思对差旅支出透明性的提升，让企业能够更好地控制差旅成本。
同时，财务入账效率提升 60%。通过自动拆分结算、自动记账等功能，减少了财务人员的手工操作，提高了财务工作的准确性和及时性。实现了业财有机连接，让业务数据和财务数据能够实时共享和交互，为企业的决策提供了更有力的支持。
在档案管理方面，实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理。简化装订流程，大幅降低成本；实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。这一系列成果都离不开合思对差旅支出透明性的有效管理，让企业能够更好地掌握每一笔差旅支出的情况，实现精细化管理。
合思助力企业财务数字化未来可期
合思通过敏捷的财务收支管理平台，为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。这些服务能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，提升差旅支出透明性，为企业的可持续发展奠定坚实基础。
随着电子凭证数字化转型的加速，企业以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，打通电子凭证会计处理全流程各环节，更有利于推动企业内外数据共享，最终达到电子凭证会计数据“多跑路”、日常报销人工完全退出、电子凭证全链路智能流转的数据化新局面。在这个过程中，合思拥有强大的功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集、审核对账等 20 多项功能，还具备良好的口碑、市场反响和丰富的服务保障。
如果您的企业也想提升差旅支出透明性，实现财务数字化转型，不妨选择合思。合思诚邀更多企业加入，共同拥抱数字化转型升级，实现财务管理全面提升。您可以拨打 400 – 105 – 6505，或者访问 www.hosecloud.com 联系合思，还能免费试用合思的产品和服务，亲身体验合思带来的数字化变革。
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