在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以势不可挡之势驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些重要举措宛如明亮的灯塔，照亮了电子凭证数字化转型的前行道路，标志着电子凭证开具端已基本实现数字化适配。曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然翩然而至。
在这场波澜壮阔的数字化变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，犹如一颗璀璨的明星闪耀登场。合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的智能档案系统——合思档案。基于在行业应用中的深度耕耘与丰富案例经验，合思精心挑选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》。这本案例集犹如一本珍贵的秘籍，具有极高的参考价值和借鉴意义。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同探寻智能档案系统的神奇魅力。
好想你：传统档案管理困境重重
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，在2011年成功于深交所中小板上市，成为红枣行业一颗耀眼的明星企业。然而，在企业蓬勃发展的背后，传统的档案管理模式却如同沉重的枷锁，制约着企业的进一步发展。
在档案归档方面，财务人员仿佛陷入了一场无尽的“数据迷宫”。每到财务归档时，他们需要花费大量的时间去仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在这繁琐的工作过程中，档案遗失的情况就像隐藏在黑暗中的幽灵，难以避免。这不仅增加了财务人员的工作负担，还可能引发一系列潜在的风险。
纸质档案的查找难题，更是让企业头疼不已。纸质档案受限于时间和空间的双重束缚，查找起来犹如大海捞针，要耗费大量的时间和精力。员工们无法实现实时调阅档案，更不能同时借阅多份档案，精准查找更是难上加难。这严重影响了企业的工作效率，在激烈的市场竞争中，时间就是生命，效率就是竞争力，这样的查找难题无疑让企业在竞争中处于劣势。
大量纸质档案的管理，对企业来说就像一座沉重的大山。它对空间和人力都有着巨大的要求，管理成本居高不下。企业需要专门的档案室来存放这些纸质档案，还需要安排专人进行管理和维护。在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，降低成本、提高效益成为了企业生存和发展的关键，传统档案管理的高成本问题亟待解决。
合思智能档案系统：打破困局的利器
面对好想你健康食品股份有限公司在档案管理方面的重重困境，合思凭借其先进的智能档案系统，为企业量身定制了一套全面的解决方案，犹如一把锋利的宝剑，精准地斩断了困扰企业的难题。
– 打破壁垒数据同源
合思的智能档案系统实现了数据的高度同源，打破了各部门之间的数据壁垒。在传统的档案管理模式下，不同部门的数据往往分散在各个系统中，相互之间缺乏有效的关联和共享。而合思的智能档案系统通过先进的技术手段，将财务数据、业务数据等进行整合，实现了数据的统一管理和共享。
对于财务人员来说，这无疑是一场工作方式的革命。他们可以通过系统一键联查相关的单据、发票、回单和凭证，无需再像以往那样在众多的纸质档案和系统中来回查找。这大大提高了工作效率，让财务人员从繁琐的基础工作中解放出来，有更多的时间和精力去从事更有价值的财务分析和决策工作。
– 自动组装审计便捷
在审计工作中，合思的智能档案系统发挥了巨大的优势。传统的审计工作往往需要耗费大量的时间和精力去查阅纸质档案，而且纸质档案容易出现损坏、丢失等情况，给审计工作带来了很大的困难。而合思的智能档案系统实现了档案数据的自动组装，内外审计可以以档案数据为标准，纸质数据为辅。
审计人员可以通过系统快速准确地获取所需的审计数据，大大提高了审计效率。同时，系统还提供了详细的审计轨迹和数据追溯功能，方便审计人员进行数据的核查和验证。这不仅提高了审计工作的质量和效率，还降低了审计风险，为企业的合规经营提供了有力保障。
– 实物高效管理
合思的智能档案系统在实物档案管理方面也有着独特的优势。通过虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。
这大大提高了实物档案的管理效率，减少了查找实物档案的时间和人力成本。同时，虚拟档案库房还可以对实物档案的存储状态进行实时监控，及时发现和处理档案存储过程中出现的问题，确保实物档案的安全和完整。
显著成效：智能档案系统助力好想你降本增效
合思的智能档案系统为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的成效，犹如一场及时雨，滋润了企业发展的土壤。
在人工耗时方面，智能档案系统发挥了巨大的作用。通过自动化的流程和高效的数据处理能力，减少了90%的人工耗时。财务人员再也不用为繁琐的档案管理工作而烦恼，他们可以将更多的时间和精力投入到企业的核心业务中。
在总部接收管理方面，合思的智能档案系统也取得了显著的成果。总部接收减少了80%的管理耗时，这意味着总部可以更加高效地处理和管理各部门提交的档案信息，提高了企业的整体运营效率。
在借阅管理方面，智能档案系统同样表现出色。借阅管理减少了67%的管理耗时，员工们可以更加便捷地借阅和归还档案，提高了档案的利用率。
从成本角度来看，智能档案系统为企业带来了实实在在的经济效益。预计每年可以减少综合成本20万元，这对于企业来说是一笔不小的开支。在当前经济环境下，降低成本就是提高企业的竞争力，合思的智能档案系统为好想你健康食品股份有限公司在市场竞争中赢得了一席之地。
合思档案：引领电子凭证数字化转型未来
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，其推出的智能档案系统——合思档案，不仅帮助好想你健康食品股份有限公司实现了降本增效、合规经营，还为众多企业树立了榜样。
通过合思档案，企业可以摆脱传统档案管理的束缚，实现电子凭证全流程的无纸化管理。这不仅提高了企业的工作效率和管理水平，还符合国家绿色发展的理念，实现了低碳运营。
《电子会计档案实践案例集》就像一座灯塔，为我国电子凭证数字化转型指明了方向。我们希望这本案例集能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
截至目前，已经有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，借助合思的智能档案系统实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
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