在时代的浪潮中，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来变革，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革步入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场数字化变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，犹如一颗璀璨的明星，闪耀在行业的天空。合思创立于2014年，多年来一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。通过其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润，在行业中占据着重要的引领地位。
合思精心打造的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节。基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了具有极高参考价值和借鉴意义的《电子会计档案实践案例集》。而智能档案系统作为合思档案的核心组成部分，更是为企业的电子会计档案管理带来了全新的解决方案。
金牌橱柜：传统档案管理痛点突显
金牌橱柜家居科技股份有限公司，成立于1999年，宛如一颗在橱柜家居行业冉冉升起的璀璨明星。它是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，荣膺国家认定“智能制造示范企业”的称号。其业务规模庞大，全球设有超4000家高端品牌专卖店，在海内外建有5大专业生产基地，拥有92家归档主体，企业员工人数达6000+。
如此庞大的企业规模，伴随着海量的会计档案数据。每年，金牌橱柜的记账凭证量高达2198061张，业务单据量达494949张，银行回单量达177744张，发票量达123247张。然而，在传统的档案管理模式下，这些海量数据却成了企业的沉重负担。
在整理环节，会计档案散落于各个系统之中，犹如一盘散沙，档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，耗费大量的人力和时间。在保管环节，财务部门需临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门，流程繁琐。在存储环节，企业设立独立的档案室来管理存放纸质档案，占用了大量的空间。在管理利用方面，企业主要以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，效率低下。智能档案系统的出现，对于金牌橱柜来说，无疑是一场及时雨。
合思方案：智能档案系统化解难题
面对金牌橱柜所面临的诸多业务痛点，合思凭借其先进的智能档案系统，为其量身定制了一套全面的解决方案。
– 统一存储：打破数据孤岛
智能档案系统打破了数据之间的壁垒，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。这就好比将分散在各个角落的珍珠串成了一条美丽的项链，让企业的会计档案数据更加有序、高效。通过智能档案系统，金牌橱柜的会计档案数据不再分散在各个系统中，而是集中存储在一个平台上，方便企业进行管理和利用。
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业务证据链完整：业财一体双向穿透
智能档案系统注重会计资料之间关系的搭建，以业务为核心构建完整的证据链条，实现了业财一体的双向穿透。这意味着企业在进行财务管理时，可以从业务角度追溯到财务数据，也可以从财务数据反推到业务情况。就像一张精密的网络，将企业的业务和财务紧密连接在一起。在金牌橱柜的实际应用中，通过智能档案系统，企业可以清晰地了解每一笔业务的财务情况，以及每一笔财务数据背后的业务逻辑，为企业的决策提供了有力的支持。 -
数据共享：一站式查阅体验
智能档案系统以聚合化、结构化、业务化的方式呈现档案数据，形成了会计资料的结构树，让查阅变得便捷高效。工作人员只需在系统中输入关键词，即可快速找到所需的档案信息，无需再像以前那样在大量的纸质档案中苦苦寻找。这种一站式的查阅体验，大大提高了企业的工作效率。在金牌橱柜，员工们可以通过智能档案系统快速获取所需的会计档案信息，节省了大量的时间和精力。 -
银行回单无纸化：降本增效新突破
对于海量的银行回单，智能档案系统实现了自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了纸张的使用，降低了企业的成本，还提高了回单管理的效率。就像一场绿色革命，让企业的财务管理更加环保、高效。在金牌橱柜，智能档案系统帮助企业实现了银行回单的无纸化管理，每年节省了大量的纸张和人力成本，同时也提高了回单管理的准确性和及时性。
显著成效：智能档案系统创造价值
金牌橱柜应用合思的智能档案系统后，取得了显著的成效，各个方面都发生了翻天覆地的变化。
– 效率提升：时间成本大幅降低
在档案匹配方面，智能档案系统的应用使得档案匹配耗时减少了84%。以往，工作人员需要花费大量的时间和精力进行档案匹配，现在通过系统的自动匹配功能，大大缩短了匹配时间，提高了工作效率。在档案查询方面，档案查询耗时减少了80%。员工们可以通过系统快速准确地找到所需的档案信息，无需再在堆积如山的纸质档案中翻找，节省了大量的时间和精力。
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成本节约：经济效益显著提高
智能档案系统的应用为金牌橱柜带来了可观的成本节约。预估每年可节省总体成本30万+。这主要体现在纸张、人力、存储空间等方面的成本降低。通过无纸化管理，企业减少了纸张的使用，降低了打印和装订成本；同时，系统的自动化功能减少了人工操作，提高了工作效率，降低了人力成本；此外，不再需要大量的存储空间来存放纸质档案，也节省了场地租赁成本。 -
合规保障：确保企业合法运营
在合规性方面，智能档案系统确保了档案的合规性达到100%。系统严格遵循国家相关法律法规和财务制度的要求，对档案数据进行规范化管理，保证了档案的真实性、完整性和准确性。这为企业的合法运营提供了有力的保障，让企业在市场竞争中更加稳健。
合思优势：智能档案系统引领未来
合思的智能档案系统具有诸多优势和价值，为企业的电子会计档案管理带来了全新的体验。
系统实现了自动化归档，告别了繁琐的重复性工作。工作人员只需将档案数据录入系统，系统即可自动完成归档操作，大大提高了工作效率。同时，档案利用便捷高效，通过系统的智能搜索和查询功能，员工可以快速找到所需的档案信息。此外，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。企业可以实时了解档案数据的动态，为决策提供有力的支持。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，它有利于优化企业的管理流程，降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，借助智能档案系统实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
在电子凭证数字化转型的未来趋势下，合思的智能档案系统将继续发挥其引领作用，为更多企业提供优质的解决方案。如果您的企业也想在这场数字化变革中抢占先机，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思的智能档案系统。现在，您可以免费试用合思智能档案系统，亲身感受其带来的便捷与高效。欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情。
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