在数字化浪潮席卷而来的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”即将全面打通，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在这一背景下，电子会计档案管理的重要性愈发凸显。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地洞察到了这一市场需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。下面，我们将通过好想你健康食品股份有限公司的实际案例，深入了解合思档案在档案归档规范方面的卓越表现。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司成立于 1992 年，于 2011 年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者。该公司品牌价值高达 154.21 亿元，拥有 1000 + 员工、400 + 全国门店数、18 家归档主体、2W + 零售网点以及 3.6W + 年凭证数。然而，随着公司业务规模的不断扩大，其在财务档案管理方面面临着诸多痛点。
在档案归档环节，财务人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，不仅工作效率低下，而且档案遗失的情况也难以避免，这严重影响了档案归档规范。纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，给财务工作带来了极大的不便。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，导致管理成本居高不下。同时，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代化的管理要求。
合思档案：破解困局的密钥
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的困境，合思档案凭借其先进的技术和创新的解决方案，为企业提供了一套行之有效的档案归档规范方案。
合思档案打破了数据壁垒，实现了数据同源。通过该平台，财务人员可以实现便捷利用，一键联查相关数据，大大提升了工作效率。在进行档案查阅时，只需轻轻一点，即可获取所需的全部信息，无需再像以往那样在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找，有效保障了档案归档规范。
在审计方面，合思档案实现了自动组装，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。这一创新模式使得审计工作更加高效、准确，减少了人工干预，提高了审计效率，进一步确保了档案归档规范。
在实物管理方面，合思档案借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的精准匹配。查阅者在查询电子档案时，即可快速定位实物档案的位置，实现了电子档案与实物档案的无缝对接，为档案管理提供了极大的便利，有力推动了档案归档规范。
应用成果：显著降本增效
好想你健康食品股份有限公司应用合思档案解决方案后，取得了显著的成果。在时间成本方面，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率，也更好地实现了档案归档规范。
在经济成本方面，预计每年可减少综合成本 20 万元。通过合思档案的应用，企业不仅降低了管理成本，还提升了档案管理的安全性和合规性，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础，切实保障了档案归档规范。
合思档案：引领财务数智化新潮流
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了全方位的财务数智化服务。它能够助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，在档案归档规范方面发挥着重要作用。
未来，电子凭证全流程无纸化将成为财务数智化的主流趋势。合思档案将持续发挥自身优势，不断推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面，为更多企业提供优质的档案归档规范解决方案。
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