在数字化浪潮的推动下，电子凭证改革正驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里将全面解决，电子凭证数字化转型进一步加快，全流程无纸化时代已然到来。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。然而，在传统报销模式下，企业面临着诸多财务档案管理难题。会计凭证存在“接收难、入账难、归档难”的困境，大量纸质档案管理不仅对空间和人力要求巨大，成本高昂，而且无法保证电子原文件长期保存，难以确保数据安全可用，无法满足管理要求。在这样的背景下，合思档案这一智能档案系统应运而生，为企业的财务档案管理提供了理想的解决方案。
合思档案：智能档案系统的实力担当
北京合思信息技术有限公司，简称“合思”，原易快报，自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案作为合思推出的智能档案系统，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节。它基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，具有极高的参考价值和借鉴意义，为企业的财务档案管理带来了全新的思路和方法。
核心功能：智能档案系统的卓越优势
合思档案这一智能档案系统在功能蓝图方面独具特色，具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，能够实现电子会计档案全生命周期管理。
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智能采集：多元途径汇聚档案
在档案采集环节，合思档案采用开放式接口互联·自主采集的方式。它融合了外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，能够从多个渠道高效采集档案信息。同时，大文件自动切割·数电票自动化解析功能，进一步提高了档案采集的效率和准确性。 -
预归档服务：精细处理确保规范
预归档服务集成了多种功能，包括集成服务、规则引擎、元数据服务等。这些功能相互协作，对采集到的档案信息进行精细处理，确保档案符合归档规范，为后续的管理和利用奠定坚实基础。 -
基础管理：严格管控保障安全
在基础管理方面，合思档案做到了精准权限管控·档案目录灵活扩展。通过设置严格的权限管理，确保只有授权人员能够访问和操作档案。同时，水印管理·档号符合国标要求，保障了档案的安全性和规范性。档案存储、检索、借阅、销毁等功能一应俱全，实现了档案的全流程管理。 -
档案服务：深度挖掘档案价值
合思档案的档案服务功能强大，能够进行辅助审计、项目管理、统计分析等。通过多维检索·一站式预览功能，用户可以快速准确地找到所需档案。在线借阅·异构系统联查功能，方便了用户在不同系统之间的档案查询和使用。实物混序归档·可视化盘点档案数据功能，提高了档案管理的效率和可视化程度。
合思档案这一智能档案系统的产品价值显著。它实现了自动化归档，让企业告别重复性工作，提高了工作效率。档案利用便捷高效，企业可以随时随地获取所需档案信息。同时，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供有力支持。
行业典范：智能档案系统的成功实践
合思档案这一智能档案系统在不同行业都有成功的应用案例，为企业带来了显著的效益提升。
- 食品行业：好想你降本增效显著
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案之前，面临着诸多财务档案管理难题。归档难，财务归档时需花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，还难以避免档案遗失情况；查找慢，纸质档案受限于时间和空间，查找耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找；成本高，大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大；不合规，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存和数据安全可用。
使用合思档案这一智能档案系统后，好想你取得了显著成效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。合思档案帮助好想你解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效。
- 餐饮娱乐行业：COMMUNE幻师实现绿色运营
COMMUNE幻师原本存在成本高、效率低、合规难等业务痛点。档案耗材、打印、存储成本高昂，门店报销周期长达2月，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段。
上线合思档案这一智能档案系统后，COMMUNE幻师的纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。合思档案帮助COMMUNE幻师实现了低碳运营，提高了工作效率和合规性。
- 家居行业：金牌橱柜提升管理效能
金牌橱柜家居科技股份有限公司在会计档案管理上存在整理环节复杂、保管环节繁琐、存储环节占用空间大、管理利用不便等问题。会计档案散落各系统，档案数据难利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，财务临时保管1年后还要移交综合档案管理，独立档案室存放纸质档案，每年提供实物稽查时需人工逐一翻查。
应用合思档案这一智能档案系统后，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。合思档案提升了金牌橱柜的档案管理效能，确保了档案的合规性。
- 知识服务行业：帆书优化档案管理
帆书面临着档案装订工作量大、打印成本和存储成本高、企业发展难支撑等问题。财务月均处理500 +单据，原始凭证和财务凭证需要手动整理并组卷，企业业务数据均需打印纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档，为存储纸质档案规划了大面积档案室，仓储成本高昂且浪费，还时常出现票据原文丢失、档案信息不完整的情况，给审计、税务局、统计局查找资料带来困扰。
使用合思档案这一智能档案系统后，帆书的仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。合思档案优化了帆书的档案管理，为企业的发展提供了有力支持。
在电子凭证数字化转型的时代机遇面前，企业需要抓住时机，选择合思档案这一智能档案系统，实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思档案已经助力众多企业取得了显著成效，让有限的资源发挥出更有效的价值。
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