在纸电混合时代，企业的财务档案管理犹如一座亟待攻克的堡垒，充满了重重挑战。企业高管们常常为纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用而愁眉不展；财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时、手动匹配核对枯燥繁复的困境；业务人员也被报销纸质票据流程繁琐的难题所困扰。
纸质档案不仅有着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求庞大；还存在高隐形成本，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据无法有效利用；同时还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。
随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理又迎来了新的挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，这就需要企业拥有专业的电子会计档案管理平台来适应这些新要求。而且，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA、资金、合同等系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存及数据存储线下载体问题，严重影响了企业全面数字化的进程。
整体解决方案：一站式攻克财务档案管理难题
合思档案以其强大的实力，为企业的财务档案管理提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，全面满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO和高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营，真正做到节省办公成本。
对于归档员和财务人员来说，合思档案帮助他们提高工作效率，告别重复低价值工作。实现档案数据同源、全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，从而节省办公成本。
对于外部审计工作，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大节省了时间和精力，节省办公成本。
核心功能亮点：科技赋能，打造智慧档案管理
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智能采集与服务，高效便捷
合思档案的智能采集功能十分强大。外部生态通过规则引擎、业务映射等实现多种操作，内部通过EAI插件、API接口等多种方式采集，还支持人工补录。其预归档服务可实现自动归档、业务检测等；基础管理涵盖档号管理、账套管理等多方面；档案服务包括身份调查、全文检索等多种功能，还有实物管理方案，全方位节省办公成本。 -
智能制档，精准高效
在智能制档方面，规则引擎可实现会计档案关联规则可视化配置，不同核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化功能。字段映射可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让查询更便捷、分析更直接。具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，有效节省办公成本。 -
精细管理，灵活可控
档案管理功能中，权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限和水印权限管理。档案目录支持自定义分类、字段维护等，还可灵活拓展档案目录框架。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展，为企业节省办公成本提供有力保障。 -
多元应用，价值挖掘
档案应用方面，多维检索支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。一站式预览可实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。多场景档案应用包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，充分挖掘档案价值，节省办公成本。
用户收益：显著成效，助力企业腾飞
使用合思档案，企业能够获得显著的降本增效成果。可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，实现档案不打印，真正做到更有效的“收紧钱袋子”，节省办公成本。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，为企业节省办公成本提供了坚实的基础。
合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，为企业决策提供支持，使企业在节省办公成本的同时，实现效益最大化。
通过资源重组，合思档案实现企业前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，帮助企业节省办公成本，实现企业效益最大化。
典型场景：广泛应用，满足多样需求
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数电票场景：一体化解决方案
在数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持9类电子凭证多渠道获取、验签、解析等全流程闭环管理，有效节省办公成本。 -
实物备查场景：全流程线上化管理
在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，为企业节省办公成本。 -
大数据场景：高效处理海量数据
合思档案大数据解决方案深入多个环节，能支撑百亿级单据量的匹配关联，实现海量数据秒级查询，提高档案管理效率、释放档案数据价值，节省办公成本。 -
档案扩展场景：灵活扩展管理范围
通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，合思档案帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，可按自身管理需求自定义归档目录，节省办公成本。
客户成功案例：实践验证，实力见证
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现。企业成本降低，数据加载和关联匹配时间大幅缩短，凭证与单据关联次数和单据与单据关联次数众多，有效节省办公成本。
世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。使用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，节省办公成本成效显著。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，采用合思档案的单套制管理方案后，统一储存档案，业务证据链完整，实现数据共享和全生命周期管理，装订匹配耗时、利用耗时、打印成本和空间成本均大幅降低，预估节省总成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，节省办公成本效果明显。
中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理和利用档案方面存在诸多问题。使用合思档案后，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，节省办公成本。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业节省办公成本，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现财务档案管理的数字化转型。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想为企业节省办公成本，开启高效财务档案管理之旅，不妨选择合思档案，现在还可免费试用！
