在数字化浪潮的席卷下，数电票时代已然来临，国家计划在 2025 年完成数电票全覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加速。因数电票管理要求的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业面临着诸多档案管理难题。企业高管头疼于纸质档案管理成本巨大，不仅存储占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用；财务人员则被海量的档案数据折磨，整理工作耗时耗力，需手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复；业务人员出差、招待后的报销流程也十分繁琐，纸质票据留存再上交的过程耗费大量时间。同时，纸质档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的问题，还有数据存储线下载体。这些问题严重影响了企业的办公效率，增加了办公成本，而合思档案的出现，正是为了解决这些难题，帮助企业节省办公成本。
多元角色定制方案，满足企业多样需求
合思档案为不同角色提供了精准的解决方案，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求，助力企业节省办公成本。
对于 CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战，为企业节省办公成本的同时，也提升了企业的综合竞争力。
归档员/财务人员使用合思档案，能够告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，节省了大量的时间和精力，进而节省办公成本。
在外部审计方面，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，提高了审计效率，也为企业节省了办公成本。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的档案管理提供了全面、高效的解决方案，有效节省办公成本。
核心功能优势尽显，高效管理档案无忧
合思档案在多源采集、智能制档、档案管理和应用等方面展现出强大的核心功能与优势，进一步帮助企业节省办公成本。
在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，确保了数据采集的全面性和高效性，为企业节省办公成本奠定了基础。
智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证可以自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保证了档案的准确性和合规性，避免了因档案问题带来的额外成本，节省办公成本。
档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，为企业提供了灵活、高效的档案管理方式，节省办公成本。
在档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。实现档案数据资产化，借阅人可在线查看，支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子 & 实物档案高度关联，大大提高了档案的利用效率，节省办公成本。
实际应用成效显著，多类企业受益良多
合思档案在不同企业的应用场景中都展现出了出色的效果，帮助企业节省办公成本。
对于年单据量 2.6 亿的企业来说，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力是痛点。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业务 + 财务数据穿透联查、管理自动化、流程精简、降本增效等成效。例如，凭证总量 14W +、单据总量 50W +，某月入库数据加载 30s、关联匹配 15min，凭证与单据关联次数 350 亿次、单据与单据关联次数 800 亿次，大大提高了工作效率，节省办公成本。
集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，有效节省办公成本。
多系统数据互联的企业面临低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案提供数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效。预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，为企业节省了大量的办公成本。
中国最大的 K12 民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集困难、存储占用空间、整理复杂、利用不便等。合思档案采用数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，帮助企业节省办公成本。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供全方位的财务数智化服务，帮助企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，节省办公成本。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站为 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。合思坚持以客户为中心，聆听用户需求以进行产品迭代，众多客户如广东某高校、中交集团、海亮教育等都选择了合思档案，并取得了良好的效果，企业可放心选择合思档案。
现在就行动起来，选择合思档案，让企业的档案管理更高效、更合规，释放企业潜力，实现可持续发展。您还可以免费试用合思档案，亲身体验其为您节省办公成本的强大功能。
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