在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这场变革中也踏上了探索之路。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。早在2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，开启了漫长的系统自研之旅。然而，现实却并不尽如人意，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的转型效果存在较大差距。在这样的背景下，合思凭借其专业的财务数智化解决方案走进了动力源的视野。
痛点剖析：数字化转型的“绊脚石”
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多系统操作困境：体验差合规难
动力源在财务数字化转型过程中，面临着多系统操作体验差和手工录入合规难的问题。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，操作极为繁琐。而财务人员在处理报销数据时，只能依靠手工录入系统，发票的验真、查重也全靠手工完成。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力。数字化文档管理在这种多系统操作的环境下难以有效实施，数据的准确性和合规性受到了极大的挑战。 -
系统割裂顽疾：数据分散信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个不同的系统中管理，无法实现及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表只能依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化。系统的割裂导致数字化文档管理无法实现数据的集中整合和高效利用，信息的滞后性严重影响了企业的决策效率。 -
业务复杂迷局：报销模式多样稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这就使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了报销管理的难度。复杂的业务模式对数字化文档管理提出了更高的要求，如何实现对多样化报销数据的有效管理成为了亟待解决的问题。 -
组织架构难题：流程繁复统一困难
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部和分公司的出差申请方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种组织架构的复杂性给数字化文档管理带来了巨大的挑战，如何实现跨部门、跨地域的流程统一和数据共享成为了关键。
解决方案：合思助力破局
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系统集成打通：数据同步高效归集
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行了同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据也与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了系统之间的壁垒，实现了数据的互联互通，为数字化文档管理提供了坚实的数据基础。 -
产品应用革新：无需报销体验升级
合思为动力源提供的产品应用具有创新性。无需报销模式让业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费的合规性。财务人员可以进行统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种智能化的报销流程大大简化了操作，提高了工作效率，也为数字化文档管理提供了更加便捷的方式。 -
系统连接赋能：打破壁垒提升效率
合思费控系统具有强大的连接能力。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。这种高效的系统连接能力为数字化文档管理提供了更加灵活和高效的解决方案。
实施步骤：步步为营确保落地
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沟通需求定制方案
合思团队与动力源相关部门进行了深入的沟通，全面了解其业务流程和需求。在此基础上，确定了系统集成和产品应用的具体方案，确保解决方案能够贴合动力源的实际情况。 -
系统开发配置对接
进行系统开发和配置工作，将动力源的相关系统与合思费控进行对接。通过技术手段实现数据同步和功能集成，为数字化文档管理的实施奠定了技术基础。 -
员工培训熟悉流程
对动力源的员工进行培训，使其熟悉新的系统和流程。通过培训，员工能够更好地掌握系统的使用方法，提高工作效率，确保数字化文档管理的顺利实施。 -
上线试运行优化调整
上线试运行新系统，根据员工的反馈进行调整和优化。通过不断地改进，确保系统稳定运行，为动力源的财务数字化转型提供有力支持。
显著成果：转型带来的效益提升
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操作体验革新：效率成本双优化
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。数字化文档管理的实施使得数据处理更加高效，减少了人工操作的误差和繁琐性。 -
员工体验升级：填报流程简化
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资。数字化文档管理为员工提供了更加便捷、高效的报销方式，提高了员工的满意度。 -
财务管控升级：合规结算统一
在财务方面，审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作。数字化文档管理的实施使得财务工作更加规范化、智能化。 -
管理决策升级：全程管控实时掌握
在管理层面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。数字化文档管理为企业的管理决策提供了有力的支持。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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