在数字化浪潮的席卷下，电子凭证的变革正以前所未有的速度推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面开启数字化电子发票的推广使用；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措犹如一记记重锤，宣告着我国电子凭证改革正式驶入快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，长期困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，精心编撰了《电子会计档案实践案例集》，为企业的数字化转型提供了极具价值的参考与借鉴。
市场形势：电子凭证数字化转型的大势所趋
电子凭证全流程无纸化，已然成为财务数智化的必行之路。在当前经济环境下，企业面临着日益激烈的竞争和复杂多变的市场环境，优化管理流程、降低运营成本成为企业生存和发展的关键。电子凭证的全流程无纸化，不仅能够突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。
会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，其数字化程度直接关系到企业财务数智化的水平。只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现企业财务的数字化转型，提升企业的管理效率和竞争力。档案归档规范在这一过程中起着至关重要的作用，它是确保电子凭证全流程无纸化顺利实施的重要保障。
痛点分析：传统纸质档案管理的困境
传统纸质档案管理模式在当今数字化时代面临着诸多挑战，许多企业深受其扰。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档方面，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，不仅工作效率低下，而且档案遗失的情况也难以避免。此外，纸质档案受限于时间和空间，查找困难，要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。更为重要的是，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，无法确保数据的安全可用，不满足档案归档规范的管理要求。
另一家企业 COMMUNE 幻师也面临着类似的问题。档案耗材、打印、存储成本每年高达 53323 元，门店报销周期长达 2 个月，效率低下。同时，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，合规性难以保证，无法满足档案归档规范的要求。
解决方案整体策略概述：合思档案的全面布局
合思档案作为一款专业的电子会计档案管理平台，旨在全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，为企业提供一站式的财务数智化服务。其整体解决方案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的服务。
合思档案实现了全流程的合规化、自动化、数字化管理。在档案采集环节，通过开放式接口互联实现自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析，确保档案采集的高效准确。档案制档环节，智能关联自动组装，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，保证档案制档的规范性和准确性。档案管理环节，精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求，确保档案管理的安全性和规范性。档案利用环节，多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，实现档案利用的便捷高效。档案归档规范贯穿于合思档案的全流程管理之中，确保企业的电子会计档案管理符合国家相关规定和要求。
核心模块：合思档案的强大功能
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集方面，合思档案整合了外部生态（如 OCR 识别、RPA 技术等）和内部系统（如 EAI 插件、API 接口等），能够快速、准确地采集各类电子凭证和档案信息。预归档服务集成了集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续处理提供了有力支持。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节，确保档案的安全存储和有效利用。档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的财务管理提供了全方位的支持。
业务层包含内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA 系统、CRM、SRM 等，核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等，满足企业不同的业务需求。档案归档规范在每个功能模块中都得到了充分体现，确保企业的电子会计档案管理符合相关标准和要求。
竞争优势：合思档案的独特魅力
合思作为专精特新企业，自成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。强大的研发实力和广泛的服务网络，为合思档案的发展提供了坚实的保障。
合思档案具有显著的成本节约优势。自动化归档告别了重复性工作，提高了工作效率，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年总节约成本可达 338,910 元。同时，合思档案严格遵循档案归档规范，确保企业的电子会计档案管理符合国家相关规定和要求，为企业的合规经营提供了有力支持。
成功案例：合思档案的卓越成效
合思档案在众多企业中得到了成功应用，取得了显著的成效。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本 20 万元。在档案归档规范方面，合思档案帮助好想你健康食品股份有限公司建立了规范、高效的电子会计档案管理体系，确保了档案的安全存储和有效利用。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。合思档案为 COMMUNE 幻师提供了全面的电子会计档案管理解决方案，严格遵循档案归档规范，帮助企业实现了档案管理的数字化转型。
服务体系：合思的全方位保障
合思始终秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的财务数智化服务。公司分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断提升产品的技术水平和服务质量。在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够及时响应客户的需求，为客户提供优质的服务。
合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的服务，确保企业的财务管理实现数字化、智能化转型。在服务过程中，合思严格遵循档案归档规范，为企业的电子会计档案管理提供专业的指导和支持。
合思档案在推动我国电子凭证数字化转型方面发挥着重要作用，它打造了电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在未来，合思档案将继续秉承创新精神，不断提升产品的性能和服务质量，为更多企业的数字化转型提供有力支持。
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