合思智能档案系统：解锁企业财务档案管理新境界

在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标已然明确，这意味着企业必须迅速适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求，加快信息化建设的步伐。

然而，在纸电混合的现实背景下，企业各个层面都深受传统档案管理模式的困扰。企业高管们头疼于纸质档案管理成本居高不下，不仅耗费大量资金用于耗材和存储场地，而且档案数据犹如沉睡的宝藏，难以挖掘和利用。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来，整理工作耗时费力，手动匹配、核对确认等重复性操作占据了大量时间。业务人员也饱受报销纸质票据流程繁琐之苦，效率低下。

同时，企业还面临着诸多成本和风险问题。高显性成本如纸质凭证输出的耗材费用和档案室的租赁费用，让企业的资金如流水般流逝；高隐形成本如手工装册归档的重复性工作和查询调阅的不便，严重影响了工作效率；高合规风险如电子会计凭证文件管理不善和纸质档案因不可抗力损坏等，更是让企业提心吊胆。

尽管国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临，但许多企业在推行数字化的过程中，归档和储存环节仍然未能摆脱纸质文件的束缚。

在这样的行业背景和痛点之下，合思智能档案系统应运而生，为企业提供了一套全面、高效、智能的财务档案管理解决方案。

多元角色需求一站满足

合思智能档案系统充分考虑了企业不同角色的需求，为CEO/高管、归档员/财务以及外部审计等提供了精准的服务。
对于CEO/高管而言，合思智能档案系统就像是一位得力的助手，能够帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，为企业决策提供有力支持，实现降本增效和绿色低碳运营。
归档员/财务人员则可以借助合思智能档案系统摆脱重复低价值的工作，提高工作效率。系统实现了档案数据的同源和全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理变得轻松简单，同时也提高了档案的利用效率。
对于外部审计工作，合思智能档案系统实现了档案外审的在线化和可溯源，审计人员可以一键查询借阅档案，权限也可以一键下放或回收。这样一来，财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

此外，合思智能档案系统还提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，包括大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、业务系统、数电票解决方案和实物备查解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。

全面功能覆盖无死角

合思智能档案系统具备电子会计档案全生命周期管理功能，涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个方面。
在智能采集方面，系统支持多源采集方式。外部生态可以通过规则引擎等进行采集，内部则可以通过EAI插件等实现采集。同时，系统还提供自动生成式Open API，实现快速集成，并预制了系统连接器，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，系统也支持多种便捷的手动数据补录方式。
预归档服务方面，系统能够实现自动归档和业务检测等功能，确保档案数据的准确性和完整性。
基础管理功能包括档号管理、账套管理等，为档案管理提供了坚实的基础。
档案服务功能则包括身份调查、全文检索等，方便用户快速查找和使用档案数据。

智能制档是合思智能档案系统的一大亮点。通过规则引擎，系统可以自动组装不同系统、不同类别的核心会计凭证，实现自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。字段映射功能则让查询更加便捷，打破了业务属性标签的限制，实现了凭证数据业务化和业务数据财务化。

此外，系统还具备专用格式版式文件功能，能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低企业档案存储成本，同时支持自定义企业专用、个性化版式文件。

核心亮点铸就独特优势

合思智能档案系统具有诸多核心亮点，使其在市场上脱颖而出。
便捷调阅不打印是其一大特色。系统打破了物理空间的限制，用户可以在线自由调阅档案，无需打印纸质文件。同时，混序归集免组装功能让档案管理更加高效，预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案的完整性，并且可以自由穿透档案链。
“四性检测+业务检测”功能为档案数据的质量提供了保障。系统按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开检测，确保归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测则基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性。
大数据解决方案是合思智能档案系统的又一强大优势。该方案深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据的价值。
实物备查功能也是系统的一大创新。智能区分纸电标识，实现了线上、线下的高度关联，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步等方式，完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理。

价值体现助力企业腾飞

合思智能档案系统为企业带来了显著的价值体现。
在降本增效方面，系统能够节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，实现档案不打印，让企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档模式。
作为闭环全量业财系统的“连接器”，合思智能档案系统补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”，真正实现了档案数据的价值利用。
系统还实现了资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升，从而实现企业效益的最大化。
同时，合思智能档案系统满足了企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求，能够广泛连接各类异构业财系统，实现100%自动归档，符合国家政策要求，并且拥有灵活承接、持续迭代的能力。

典型场景彰显广泛适用

合思智能档案系统在多种典型场景下都展现出了强大的适用性。
对于有大量单据需要管理的企业，如年单据量2.6亿的企业，系统可以多系统采集数据，将业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案。会计凭证上下游单据以树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。
集团型企业在档案管理流程复杂、标准不统一的情况下，合思智能档案系统可以实现共享中心统建档案管理系统，实现档案共享，统一原始凭证附件要求，使会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。
当企业的会计档案散落于各系统、数据未有效整理利用时，合思智能档案系统可以通过数据集成方案广泛连接，统一标准，应收尽收。业务检测方案可以核查档案关系链条是否完整匹配，跨系统调阅方案可以实现一站式查阅，还原业务全貌。
对于业务系统多、数据隔离的企业，合思智能档案系统可以按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装，完成电子票据的合规存档。

成功案例见证卓越实力

合思智能档案系统已经在众多企业中得到了成功应用，取得了显著的成效。
海亮教育在使用合思智能档案系统后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加了18.9倍，而作业人员仅增加了9人，凭证自动化率达到了91.6%。
徐福记多地连锁门店，拥有70 +分公司，年数据量2.6亿。合思智能档案系统上线后，全集团实现了无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。
中交水规院的单套制方案有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后，档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。
金牌橱柜积极响应国家政策，与合思智能档案系统通力合作，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

市场定位凸显竞争优势

合思智能档案系统是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得了福布斯中国科技50强等荣誉。
系统具有广泛连接的生态，能够连接各类异构业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
拥有自主研发的工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够满足接收管理数电票的能力，及时应对市场变化。
同时，合思智能档案系统还提供多种创新解决方案，如档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理；证据链完整性解决方案保障财务合规；共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求等。

合思智能档案系统凭借其强大的功能、独特的优势和成功的应用案例，能够助力企业解决“纸 +电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，帮助企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，降本增效。

随着国家政策的推动和企业数字化转型的需求不断增加，电子会计档案是企业数字化建设的必然选择。合思智能档案系统将持续迭代升级，为企业提供更优质的服务。

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