在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为发展的必由之路。以世界 500 强旗下教育服务品牌为例，该企业在财务数字化转型过程中遭遇了重重难题。
企业内部业务系统与财务系统众多，且彼此独立运行，宛如一个个信息孤岛，数据无法互通。结构化数据的提取犹如在茫茫大海中捞针，困难重重。电子发票的处理更是繁琐至极，打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。
实物存档方面，大量的纸质档案占据了企业众多的物理空间，需要专人进行管理，增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入工作，不仅耗费大量时间，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求严格，每一次装订都费时费力。实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕记录，无法实现多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低。
面对这些难题，合思为该企业提供了一套全面的解决方案——全生命周期的电子化会计档案管理方案，为企业的电子凭证归档提供了强有力的支持。
全生命周期护航：合思电子化会计档案管理方案揭秘
合思的电子化会计档案管理方案，犹如一个强大的信息整合器，其档案数据来源广泛多样。涵盖了电子档案（载体档案数字化副本）、自研 OA 系统以及企业原有的金蝶 EAS 系统中的数据，甚至包括实物档案。合思拥有自动封装接口 40 种以上，能够广泛连接各种异构系统，企业无需进行任何开发成本投入，就可以轻松介入，真正实现了档案应收尽收，为电子凭证归档提供了丰富的数据基础。
在接口传输方式上，合思提供了多种选择。影像支撑技术确保了数据的清晰准确，外部设备扫描可以快速将纸质档案转化为电子数据，人工上传则为一些特殊情况提供了灵活的补充方式。
该方案具备强大的自动归档功能，包含了智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等一系列环节。会计类档案管理范围广泛，内部涵盖了凭证、订单、会计账薄、财务会计报告等，外部则包括纸质发票及影像、银行电子回单、税控类电子发票等，全面满足了企业电子凭证归档的各种需求。
步步为营：合思方案实施流程大公开
合思方案的实施过程有条不紊。首先，通过广泛连接异构系统，合思将各类档案数据进行采集。电子档案的数字化副本、自研 OA 和金蝶 EAS 中的数据等，都被纳入采集范围，为电子凭证归档做好了数据收集工作。
接着，利用自动封装接口，将采集到的分散数据进行整合。这些接口就像一条条无形的纽带，将各个系统中的数据紧密连接起来，实现了档案应收尽收，确保了电子凭证归档的完整性。
然后，通过影像支撑、外部设备扫描和人工上传等接口传输方式，确保数据准确无误地进入系统。在这个过程中，每一个数据都经过严格的审核和校验，保证了数据的质量。
最后，在系统内进行智能组单、四性检测等操作，完成自动归档。智能组单功能就像一位精准的整理师，将杂乱的数据有序组合；四性检测则确保了档案的真实性、完整性、可用性和安全性，为电子凭证归档提供了可靠的保障。
成效卓著：合思方案带来的显著成果与效益
实施合思的电子化会计档案管理方案后，该企业取得了显著的成果与效益。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，这大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。以往繁琐的纸质档案管理工作，现在通过电子系统轻松完成，电子凭证归档变得更加高效快捷。
档案查询方面，实现了多维度穿透查询，以电子借阅为主。员工只需在系统中输入关键词，就可以快速找到所需的档案，简便高效。这种方式不仅节省了时间，还提高了档案的利用率，让电子凭证归档的价值得到了充分体现。
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率 91% 以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这意味着企业在不增加大量人力成本的情况下，实现了业务的快速发展，电子凭证归档为企业的高效运营提供了有力支持。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不再需要为大量的纸质档案寻找存放空间，也无需投入大量的人力物力进行档案维护，降低了企业的运营成本，让电子凭证归档成为企业降本增效的重要手段。
该企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上，这充分体现了对合思方案的高度认可。
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等 20 多项主要功能，能满足企业多样化需求。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，财务数字化转型势在必行。合思以其专业的解决方案和优质的服务，为企业的电子凭证归档和财务数字化转型提供了有力保障。如果您的企业也想开启财务数字化转型之旅，不妨选择合思，现在就可以免费试用我们的系统，开启无忧体验版，无需任何费用即可开始使用，让合思陪伴您的企业走向更加辉煌的未来。
