在当今数字化浪潮席卷的时代，企业档案管理的优化升级已成为提升竞争力的关键一环。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，它借助合思档案成功实现了档案管理的数字化转型，取得了令人瞩目的成效。档案匹配耗时锐减84%，档案查询耗时降低80%，预估每年节省总体成本30万以上，档案合规性更是达到了100%。通过多系统数据的互联互通，金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理，大大提高了工作效率与准确性。电子发票使用在这一过程中也发挥了重要作用，为档案管理的数字化提供了有力支持。
金牌橱柜：高端定制背后的档案管理困境
金牌橱柜家居科技股份有限公司自1999年成立以来，便致力于成为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”。在企业不断发展壮大的背后，档案管理却成为了一个棘手的问题。
在档案管理方面，会计档案分散在各个系统之中，形成了一个个数据孤岛。档案数据难以有效利用，在整理档案时，工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订并上架，流程繁琐且效率低下。财务临时保管一年后，档案会移交至综合档案管理部门，在独立的档案室中以纸质档案为主进行存放。每年进行实物稽查时，都需要人工逐一翻查，工作量巨大。
该公司年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。其中电子发票使用的场景也在不断增加，但由于管理方式的落后，未能充分发挥其优势。装订配耗时预估达66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。这些高昂的成本和巨大的时间消耗，严重制约了企业的发展。
合思档案：量身定制的财务数智化解决方案
面对金牌橱柜在档案管理方面的困境，合思凭借其专业的财务数智化服务，为其量身定制了一套解决方案。
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打破数据孤岛，实现统一存储
合思档案打破了各系统之间的数据壁垒，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一存储、统一标准和统一管理。在电子发票使用方面，也将其纳入统一管理体系，使得各类档案数据能够在一个平台上有序存放。这样一来，不仅提高了数据的安全性和可管理性，还为后续的数据分析和利用提供了便利。 -
搭建业务证据链条，实现业财一体穿透
合思通过搭建会计资料之间的关系，以业务为核心构建了完整的证据链条，实现了业财一体的双向穿透。工作人员可以从业务层面追溯到财务数据，也可以从财务数据反推业务情况。在电子发票使用过程中，能够清晰地关联到相关业务，确保发票的真实性和合规性，为企业的财务管理提供了有力保障。 -
聚合结构化数据，实现一站式查阅
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。用户只需在系统中输入关键词，即可快速找到所需的档案信息，查阅便捷高效。电子发票使用记录也能在这个系统中快速查询，大大节省了查找时间，提高了工作效率。 -
银行回单自动化，助力无纸化管理
海量银行回单的处理一直是档案管理中的难题。合思实现了银行回单的自动采集、切割和组装，全面推进了无纸化管理。这不仅减少了纸质档案的使用，降低了成本，还减少了人工操作带来的错误。在电子发票使用方面，也进一步推动了企业的数字化转型，实现了降本增效。
成效显著：档案管理焕发出新活力
合思档案解决方案的实施，为金牌橱柜带来了显著的成效。
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效率提升：档案整理与查询不再耗时
档案匹配耗时减少了84%，原本繁琐的档案整理工作变得轻松高效。工作人员不再需要花费大量时间进行手工匹配，大大缩短了工作周期。档案查询耗时也减少了80%，以往需要人工逐一翻查的情况成为了历史。无论是电子发票使用记录还是其他档案信息，都能在瞬间找到，为企业的决策提供了及时准确的支持。 -
成本降低：节省开支，轻装上阵
通过优化档案管理流程，预估每年节省总体成本30万以上。打印成本、存储空间成本等都大幅降低，企业能够将更多的资金投入到核心业务发展中。电子发票使用的规范化和数字化管理，也进一步减少了相关成本，提高了企业的经济效益。 -
合规保障：档案管理规范有序
档案合规性达到了100%，确保了企业的档案管理符合相关法律法规和政策要求。在电子发票使用方面，严格遵守税务规定，避免了潜在的税务风险。规范的档案管理为企业的稳健发展提供了坚实的保障。
客户认可：满意是合作的最好见证
虽然文中未明确提及金牌橱柜对合思档案服务的直接反馈，但从方案带来的显著收益可以推测，金牌橱柜对合思档案实现的档案管理效率提升、成本降低和合规保障等方面是非常满意的。电子发票使用的便捷性和规范性也得到了企业的认可，为双方的进一步合作奠定了坚实的基础。
未来展望：深化合作，共谱财务数智化新篇
基于目前合思档案为金牌橱柜带来的显著成效，未来双方将进一步深化合作，拓展财务数智化的应用场景。
双方将在财务收支经营分析等方面进行探索，实现更全面的业财融合。通过对电子发票使用数据和其他档案信息的深入分析，为企业的经营决策提供更精准的支持。随着业务的发展，双方还将共同应对新的挑战，不断优化档案管理和财务服务，提升企业的核心竞争力。
在当前企业数字化转型的大趋势下，合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有广泛连接的生态和丰富的服务经验。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
