合思助力企业解决会计文件保存难题

在当今竞争激烈的商业环境中，企业面临着诸多挑战，其中会计文件保存问题尤为突出。下面，我们将通过几个不同行业企业的实际案例，来深入了解合思是如何帮助企业解决这些难题的。

多样企业现状引关注

国民经典零食巨头困境

有这样一个畅销30余年的国民经典零食品牌，它的年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国。多种销售渠道并行，管理流程涉及多个系统，使得整个运营繁杂且低效。在差旅管理方面，差旅平台对账方案不够灵活，人工记账难以释放财务价值。事前事中管控不连贯，导致差旅成本居高不下。而在会计文件保存上，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。

数字阅读先锋滞后

某知名头部数字阅读品牌，业务经营的数字化程度较高，但财务管理数字化却相对滞后。数据分散在内部多个系统，业务流程断裂，数据整合难度大，费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均要处理500 + 张单据，全量的原始凭证与财务凭证都需打印粘贴，人效极低。全业务数据打印成本高，纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等流程，每月造成大量纸张浪费。同时，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，难以适应企业快速扩张的需求，会计文件保存面临巨大挑战。

教育服务品牌痛点

某世界500强旗下教育服务品牌，自2017年建立财务共享中心起，就不断推进财务数字化转型。然而，企业业务、财务系统众多且相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。实物存档占用大量物理空间，需要专人管理，成本高，且档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低，会计文件保存问题亟待解决。

业务广泛企业之难

有一家主营业务建设覆盖面极广的企业，日均处理3500 + 订单。企业员工出差频繁，垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。所有订单均由财务手工录入、审批和记账，财务深陷低价值复核工作，易出错且效率低。内部多系统并行，数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研系统，仅将流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统存在无法融合发票验真能力等问题，会计文件保存也缺乏有效的管理方式。

合思方案精准破难题

零食品牌消费入账归档方案

针对国民经典零食品牌的问题，合思提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。员工消费前，先在合思平台进行差旅申请、业务审批，之后可在合思商城订购或通过TMC订购。财务核算和记账通过对账结算中心完成，实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，以及线下统一开票、线下结算、手工记账。在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案，有效解决了会计文件保存的难题。

阅读品牌业财平台建设助力

合思为数字阅读品牌提供无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。这一方案保证了财务准确性，使审计能够顺利通过，符合上市要求。同时，提升了财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计达到T + 5。通过该方案，有效解决了会计文件保存过程中的效率和合规问题。

教育品牌全生命周期档案管理

合思为教育服务品牌提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等。通过自动封装接口40种 + 广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。接口传输支持影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式。实现自动归档，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等功能。会计类档案管理范围涵盖内部和外部多种档案类型，为会计文件保存提供了全面的解决方案。

业务广泛企业报销新体验打造

对于业务广泛的企业，合思提供无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造了快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验。实现了申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化，从根本上解决了会计文件保存相关的流程繁琐和效率低下问题。

方案实施步骤显可行

零食品牌流程有序推进

国民经典零食品牌的员工在合思平台完成差旅申请、业务审批后，在合思商城或TMC进行消费。合思商城和TMC提供对账单，财务通过对账结算中心进行结算和记账。档案管理按照L4级和L3级无需报销的标准进行操作，整个流程有序推进，保障了会计文件保存的规范化和高效化。

阅读品牌逐步完善升级

数字阅读品牌在合思的协助下，逐步完善业财平台建设。通过优化财务流程，提升了财务工作的准确性和及时性。在这个过程中，会计文件保存也得到了有效的改善和升级。

教育品牌数据高效处理

教育服务品牌通过合思的电子化会计档案管理方案，对档案数据进行采集、传输和自动归档。利用规则引擎实现亿级数据秒级调阅和穿透联查，大大提高了会计文件保存和利用的效率。

业务广泛企业流程优化整合

业务广泛的企业与合思合作后，将申请报销流程一体化，采购环节集约化，财务核算智能化。员工在消费时无需垫资和开票，管理层可快速审批，财务自动对账。这一系列流程的优化整合，为会计文件保存提供了更好的基础。

显著成果效益见真章

零食品牌节约增效合规

国民经典零食品牌通过合思的解决方案，年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计文件保存，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。

阅读品牌降本增效合规

数字阅读品牌在引入合思方案后，增效显著。实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率，通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。合规方面，发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证了财务档案，档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在会计文件保存方面，实现了全面的优化和提升。

教育品牌转型高效管理

教育服务品牌通过与合思合作，加速了企业数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，会计文件保存实现了质的飞跃。

业务广泛企业降本增效决策优

业务广泛的企业通过合思的解决方案，“无需报销”提高了业财协同效率。员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，人工成本节约50%。真正实现了企业降本增效，员工的因公消费实现同屏比价，选购性价比更高的车票或酒店，降低了差旅费用，提高了流程效率，降低了人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约了时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置，如通过统计售后团队的出差时间分布，优化调整各组织售后人员安排，通过对比有无申请订购，识别异常不合规消费，根据差旅数据，向下挖掘并分析员工在不同地域差旅情况，以此对标签约企业、重点推进区域与实际情况的偏差。会计文件保存变得更加便捷和高效。

客户评价反馈展实力

零食品牌认可可借鉴

国民经典零食品牌认为合思的解决方案打通了多系统，实现了会计凭证全链路电子化管理。130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%。其财务痛点较为共性，解决方案可供其他门店企业参考，在会计文件保存方面提供了很好的范例。

阅读品牌建议深融合

数字阅读品牌在引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本。未来建议进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合，持续优化会计文件保存工作。

教育品牌信心提效率

教育服务品牌企业财务相关负责人表示，通过与合思合作，实现了财务数据自动化率的大幅提升，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，财务管理效率提升、成本降低效果显著，会计文件保存更加规范和高效。

业务广泛企业赞借鉴

业务广泛的企业在与合思合作后，简化了报销流程，实现了无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效。管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率，值得广泛借鉴，为会计文件保存提供了成功经验。

行动号召开启新体验

合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、商旅分析、自动记账等众多功能。合思提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。还提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版。合思拥有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作，且操作界面简洁明了，易于上手。还有专业的客户成功团队，提供全方位的服务保障，以及全天候的客户服务热线，无论何时何地遇到问题都能得到及时有效的帮助解答。如果您的企业也面临会计文件保存等财务难题，不妨来免费试用合思，开启企业财务数字化管理的新征程。