在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。合思，作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其卓越的电子文档存储系统——合思档案，成功助力众多企业攻克财务档案管理的重重难题。接下来，我们将以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思解决方案所展现出的显著成效。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年的砥砺奋进，于2011年在深交所中小板成功上市，一跃成为红枣行业的领军上市企业。该企业拥有高达154.21亿元的品牌价值，麾下员工超1000人，全国门店数量达到400多家，规模之庞大令人瞩目。
然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理方面却逐渐暴露出诸多棘手的痛点。
首先是归档难题。在传统的管理模式下，财务人员需要耗费大量的时间去逐一确认单据的一致性，稍有疏忽便可能出现错误。而且，纸质单据极易遗失，一旦丢失，查找和补充的过程将无比繁琐，这无疑给财务工作带来了巨大的困扰。
其次，查找效率低下。由于受到时空的限制，财务人员无法实时调阅所需的档案资料。当遇到紧急情况需要查阅档案时，往往需要花费大量的时间在堆积如山的纸质档案中寻找，严重影响了工作效率。
再者，管理成本居高不下。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，同时还需要投入大量的人力进行管理和维护。无论是档案的存储设备、场地租赁，还是人员的工资支出，都给企业带来了沉重的经济负担。
最后，合规性问题凸显。随着电子文件的日益增多，纸质档案管理办法已经难以保证电子原文件的长期保存和数据安全。一旦出现数据丢失或泄露等问题，不仅会给企业带来经济损失，还可能面临法律风险。
合思档案的破局之道
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的诸多难题，合思凭借其先进的电子文档存储系统，为企业量身定制了一套全面的解决方案。
- 打破数据壁垒实现一键联查
合思的电子文档存储系统打破了传统档案管理中数据孤立的局面，实现了数据的同源共享。通过该系统，财务人员可以将各种财务数据进行集中存储和管理，无论是纸质单据还是电子文件，都能在系统中实现一键联查。这不仅大大提升了财务人员的工作效率，还避免了因数据不一致而导致的错误和风险。
在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关数据，不仅浪费时间，还容易出现遗漏。而合思的电子文档存储系统则将所有数据整合在一起，财务人员只需输入关键词，即可快速定位所需的档案资料，真正实现了高效便捷的查询体验。
- 自动组装审计无忧
审计工作是企业财务管理中的重要环节，传统的审计方式往往需要耗费大量的时间和精力。合思的电子文档存储系统为审计工作带来了全新的变革。系统能够自动将相关的财务数据进行组装和整理，形成完整的审计档案。内外审计人员可以直接以档案数据为标准进行审计，大大提升了审计效率。
在审计过程中，审计人员不再需要手动收集和整理数据，只需在系统中即可获取所需的全部信息。同时，系统还提供了详细的审计轨迹和日志，方便审计人员进行跟踪和追溯，确保审计工作的准确性和合规性。
- 实物高效管理精准定位
除了电子档案的管理，合思的电子文档存储系统还实现了对实物档案的高效管理。通过虚拟档案库房和二维码技术，系统可以将电子档案与实物档案进行一一匹配。当查阅者需要查看实物档案时，只需在系统中输入相关信息，即可快速定位实物档案的存放位置。
传统的实物档案管理往往存在查找困难、易损坏等问题。而合思的电子文档存储系统则通过先进的技术手段，实现了对实物档案的精准定位和管理。无论是档案的入库、出库，还是借阅、归还，都能在系统中进行实时记录，确保实物档案的安全和完整。
显著成效降本增效
通过引入合思的电子文档存储系统，好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面取得了显著的成效。
在人工耗时方面，系统的自动化操作大大减少了财务人员的工作量。据统计，引入系统后，人工耗时减少了90%。原本需要花费大量时间进行归档和查找的工作，现在只需在系统中轻轻一点即可完成，大大提高了工作效率。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。系统实现了数据的实时共享和传输，总部可以及时获取各部门的财务信息，无需再等待纸质文件的传递，大大缩短了信息传递的时间。
在借阅管理方面，管理耗时减少了67%。通过系统的在线借阅功能，借阅者可以直接在系统中提交借阅申请，管理人员可以快速审批并告知借阅者档案的存放位置，整个借阅过程更加便捷高效。
从成本方面来看，预计每年可减少综合成本20万元。这不仅包括存储设备、场地租赁等硬件成本的降低，还包括人力成本的节省。通过提高工作效率，企业可以减少不必要的人力投入，将更多的资源投入到核心业务的发展中。
合思凭借专业的电子文档存储系统，成功帮助好想你健康食品股份有限公司解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效的目标。未来，合思将继续秉持以客户为中心的服务理念，不断优化和完善电子文档存储系统，为更多企业提供优质的财务数智化服务，助力企业在数字化浪潮中实现更好的发展。
如果您的企业也面临财务档案管理的困扰，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案。现在，您还可以免费试用合思电子文档存储系统，开启财务数智化转型之旅。
