在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖掘更多净利润。而北京动力源科技股份有限公司，成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。早在2021年，动力源就与合思展开了财务数字化合作，合思为其提供了全面的财务数字化解决方案，其中报销流程改进更是成效显著。
动力源业务困局：报销流程复杂待解
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设立了30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路。先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。然而，实际情况却不尽如人意。整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的数字化转型效果差距较大。
多系统操作给员工和财务人员带来了极差的体验。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，操作繁琐。而财务人员在处理报销数据时，只能手工录入系统，发票验真、查重也都依靠手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间。
系统的割裂还导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。财务制度难以有效落地，数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。报销流程改进迫在眉睫。
合思解决方案：多管齐下优化报销流程
合思为动力源量身定制了一套涵盖合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台的解决方案。在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。
无需报销模式更是为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档。
合思系统的连接能力强大，通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计效率，有力地推动了报销流程改进。
方案实施路径：稳步推进报销流程变革
合思与动力源团队紧密合作，共同推进项目的实施。整个项目历经项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维等各个阶段。
在系统集成过程中，技术团队将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行了数据对接和同步，确保各个系统之间的数据流通顺畅。
针对无需报销的流程，合思对动力源员工进行了全面培训，让员工熟悉因公消费免垫资、免开票等操作流程，确保新流程能够顺利推行。
同时，合思还不断优化系统。根据动力源在使用过程中反馈的问题，及时进行调整和改进，保证系统的稳定性和实用性，持续推动报销流程改进。
实施显著成效：报销流程改进成果斐然
经过合思解决方案的实施，动力源在报销流程方面取得了显著的成果。多系统集成使得数据互通，操作体验得到全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%，报销流程改进效果立竿见影。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这意味着企业在人力成本上有了明显的降低，资源可以得到更合理的分配。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以多渠道同屏比对，全场景无需垫资，真正实现了便捷高效。
财务审批有了充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析、战略规划等。
动力源高度评价：携手合思共创美好未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。他认为合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
合思一直致力于为企业提供优质的财务数智化产品和服务，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务数字化转型的难题，尤其是在报销流程改进方面存在困扰，不妨选择合思。现在就可以免费试用合思的财务数智化解决方案，让我们携手共创美好未来。
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