在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以一家世界 500 强旗下的教育服务品牌为例，其在业务和财务领域面临着诸多数字化转型的困境，亟需一套行之有效的解决方案。而合思凭借其专业的服务和创新的技术，为该企业成功解决了财务数字化难题，尤其是优化了电子归档流程。
业务迷雾：客户现状与痛点
该教育服务品牌虽然在行业内占据重要地位，但在财务数字化方面却深陷困境。
企业的业务和财务系统繁多，且相互独立，犹如一座座信息孤岛。这导致数据无法互通，结构化数据的提取困难重重。在处理电子发票时，打印、查重、验伪等操作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。这一系列问题使得财务工作效率低下，人力和物力成本大幅增加。
实物存档也是一大难题。大量的实物档案占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。然而，即便如此，档案损坏的情况仍时有发生，企业面临着合规风险。这不仅增加了管理成本，还可能影响企业的合规运营。
不断重复的纸质档案录入操作更是让财务人员苦不堪言。这些操作耗时长、易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力。财务人员陷入了大量低价值、机械性的工作中，人效低下。
此外，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率极低。这严重影响了企业对档案信息的有效利用，降低了决策效率。电子归档流程在这样的困境下，难以发挥应有的作用。
精准施策：合思解决方案亮点
面对该企业的诸多难题，合思提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，为电子归档流程带来了新的生机。
合思的档案数据来源广泛，涵盖电子档案、自研 OA 以及其他各类系统，自动封装接口多达 40 种以上。这使得它能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。无论是何种来源的档案数据，都能被纳入到统一的管理体系中，为电子归档流程提供了丰富的数据基础。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。这些方式确保了数据的准确采集，无论档案以何种形式存在，都能顺利进入电子归档流程。
自动归档功能强大，包含智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个环节。通过这些功能，实现了档案管理的自动化和规范化，电子归档流程更加顺畅。
会计类档案管理范围广泛，不仅涵盖内部的凭证、订单、会计账薄、财务会计报告等，还包括外部的纸质发票及影像、银行电子回单、税控类电子发票等。这满足了企业多样化的档案管理需求，让电子归档流程能够覆盖企业财务的各个方面。
专业部署：解决方案实施步骤
合思在实施解决方案时，展现出了强大的专业性和系统性。
凭借其强大的集成能力，合思广泛连接异构系统，0 开发成本介入，将企业的各类档案数据进行统一采集和管理。这是电子归档流程的第一步，确保了数据的集中和整合。
通过智能组单和四性检测等功能，对采集到的档案数据进行自动化处理。这些功能确保了档案的准确性和完整性，为后续的电子归档流程奠定了坚实的基础。
建立完善的档案管理系统，实现电子档案和实物档案的统一管理。包括档案借阅、移交、鉴定、销毁等环节，都进行了规范和优化，确保了档案管理的规范性和安全性。在这个过程中，电子归档流程得到了进一步的完善和优化。
利用强大的规则引擎自定义搭建，实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝对接。这让财务档案更加“轻量”，提高了档案查询和利用效率，使得电子归档流程更加高效便捷。
显著成效：实施方案成果展现
经过合思解决方案的实施，该企业在电子归档流程方面取得了显著的成果。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，大大提高了工作效率。电子归档流程的优化，让企业的财务工作更加高效。
档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这提高了档案的利用效率和决策支持能力，使得企业能够更加快速地获取所需的档案信息，为决策提供有力支持。
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。电子归档流程的自动化，让企业在发展过程中能够更加轻松地应对财务管理的挑战。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。电子归档流程的优化，为企业带来了实实在在的效益。
客户盛赞：真实评价与反馈
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。
合思的解决方案有效解决了企业财务数字化转型中的难题，提高了工作效率，降低了成本，增强了企业的合规性和竞争力。通过电子会计档案系统和规则引擎，企业能够有效管理大量数据，实现财务数据的自动化处理和分析，为企业的决策提供了有力支持。
合思的服务团队专业、高效，能够及时响应企业的需求，为企业提供全方位的技术支持和服务保障。与合思合作后，企业的财务管理水平得到了显著提升，能够更好地适应市场变化和企业发展的需求。电子归档流程的优化，得到了客户的充分认可。
在当前的经济环境下，企业的财务数字化转型势在必行。合思作为一家专业的财务数智化服务提供商，凭借其敏捷的财务收支管理平台和丰富的行业经验，已经帮助众多企业实现了财务数字化转型，取得了显著的成效。
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