在数字化浪潮汹涌的当下，数电票正以前所未有的态势改变着企业财务档案管理的格局。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的挑战，信息化建设的“短板”亟待补齐。数电票要求经过验签、解析后以XML格式存档，XBRL文件还需写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合时代，企业面临着诸多难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用的困境；财务人员不得不耗费大量时间手动整理档案数据，工作枯燥又繁复；业务人员报销纸质票据的流程也十分繁琐。传统的纸质档案管理更是存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、数据不能有效利用；以及高合规风险，比如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等问题。
不过，国家政策为企业电子会计档案管理带来了利好。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，同时企业也需关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案作为一款专业的电子存档系统应运而生，它能有效解决行业痛点，为企业提供完善的财务档案管理解决方案。
多元方案，适配企业多样需求
合思档案作为一款先进的电子存档系统，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，全方位满足企业在不同场景下的档案管理需求。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点。它涵盖了电子档案，如发票、单据、凭证、账簿、报表等，以及纸质档案，包括自定义档案、实物备查解决方案。无论是电子档案还是纸质档案，都能在这个电子存档系统中得到妥善管理。
大数据解决方案是合思档案的一大亮点。它支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。对于企业来说，在处理大量档案数据时，能够快速准确地找到所需信息，大大提高了工作效率。档案扩展解决方案则可灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案，满足企业不断变化的业务需求。
数电票解决方案为企业提供了9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端服务，实现了数电票全流程闭环管理。在数电票时代，这一功能能够帮助企业更好地应对数电票管理的挑战，确保财务档案管理的合规性和准确性。
核心功能，彰显电子存档系统优势
合思档案作为电子存档系统，在智能采集、制档、管理和应用等方面具有强大的核心功能和显著优势。
智能采集支持多源采集方式，包括接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联可通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料。这种方式大大提高了数据采集的效率，减少了人工干预。手动采集则支持多种便捷补录方式，如单张PDF大文件自动切割、自定义配置Excel导入模板等。无论是哪种采集方式，都能确保企业财务档案数据的全面、准确采集。
智能制档是合思档案的一大特色。通过规则引擎，它能够实现电子凭证数据的自动匹配组装，可减少90%的人工匹配工作量。同时，通过字段映射让查询更加便捷，并且具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，能够保障归档数据真实、完整、安全、可用。这一系列功能确保了档案制作的高效性和准确性，为企业财务档案管理提供了坚实的基础。
档案管理方面，合思档案具备权限管理精准管控、档案目录灵活扩展、系统规范预置档号等特点，能够满足档案不同阶段的管理要求。企业可以根据不同部门、不同人员的职责和需求，设置不同的档案访问权限，确保档案数据的安全性。灵活的档案目录扩展功能则能够适应企业业务的发展和变化，方便企业对档案进行分类管理。
档案应用实现了电子与实物档案的高度融合。它支持多维检索、一站式预览和穿透联查，还提供外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景应用，以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理的全流程线上化管控。企业员工可以通过电子存档系统快速检索到所需的档案信息，并且能够对档案进行全方位的查看和分析。同时，全流程线上化管控也提高了档案管理的规范性和透明度。
实际案例，见证电子存档系统成效
合思档案这款电子存档系统在不同企业的实际应用中取得了显著的成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化等解决方案，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的良好效果。在使用合思档案后，该企业的凭证总量达到14W +、单据总量达50W +，关联匹配时间大幅缩短，大大提高了工作效率。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，不仅低碳环保，还提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多问题等。合思档案的单套制管理方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，提高了档案匹配和查询效率。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、整理流程复杂、利用不便等问题。合思档案通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理等方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
在当前经济环境下，企业都在寻求降本增效和数字化转型的有效途径。合思档案作为一款优秀的电子存档系统，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多客户对合思档案给予了高度评价，如海亮教育在使用合思档案后，共享单位数量增加，作业人员仅少量增加，凭证自动化率大幅提高；徐福记实现了全集团无纸化，管理效率大大提升。
合思档案在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，提供400 – 105 – 6505的咨询电话，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。无论是政策推动、合规要求，还是为了在当前经济环境下帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，而合思档案作为专业的电子存档系统，无疑是企业的理想之选。如果您想亲身体验合思档案的强大功能，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。
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