在当今数字化飞速发展的时代，发票电子化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了航空运输电子客票行程单的数字化变革。这些举措标志着我国电子凭证改革进入了快车道，电子凭证开具端基本实现了数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档等难题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，在发票电子化转型的浪潮中发挥着至关重要的作用。
电子凭证无纸化：财务数智化大势所趋
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能够优化企业的管理流程，打破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，推动企业实现数字化与绿色化的协同转型。
合思创立于2014年，是一家专注于为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司。通过其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多的净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供了涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
作为专精特新企业，合思在发展过程中累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市建立了直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖了国内外数百个城市，为企业的发票电子化转型提供了坚实的保障。
传统档案管理：痛点丛生阻碍发展
在传统的档案管理模式下，企业面临着诸多问题。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失的情况也难以避免。纸质档案受时间和空间的限制，查找起来费时费力，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。而且，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着类似的困境。档案耗材、打印、存储成本高昂，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。云南菜品牌连锁经营也存在纸质档案打印成本高、存储成本高、资料查找困难等问题，大量的收款回单和财务凭证需要打印后归档，电子源文件无法得到有效保存，且存在丢失、损毁的风险，海量资料的人工查找耗时耗力，无法有效利用档案资源。这些问题严重制约了企业的发展，也凸显了发票电子化转型的紧迫性。
合思档案策略：全链打通破局之道
合思档案为解决企业在传统档案管理中面临的痛点，采取了一系列行之有效的整体策略和方法。它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供了全方位的财务数智化服务。通过这种方式，企业能够更好地适应发票电子化转型的趋势，提高财务管理的效率和水平。
核心功能模块：精细打造高效服务
合思档案拥有一系列强大的核心功能模块，为企业的电子会计档案管理提供了全面而精细的服务。
智能采集模块涵盖了外部生态和内部系统。外部生态利用OCR识别、RPA技术等，内部系统则通过EAI插件、API接口等实现数据的采集。档案采集采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析，确保数据的高效采集和处理。
预归档服务模块包含集成服务、规则引擎、元数据服务等，能够对采集到的数据进行有效的预处理。
基础管理模块涉及档案存储、检索、借阅、销毁等环节。它做到了精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求，保障了档案的安全和规范管理。
档案服务模块包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业提供了更深入的档案利用和决策支持。
独特竞争优势：成本效益合规兼得
与其他产品相比，合思档案具有显著的独特优势。它实现了自动化归档，告别了重复性工作，让档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。
以一家年20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。
此外，合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储；通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，能够高效提升企业的财务档案管理能力，实现财务档案数字化，在发票电子化转型中为企业提供了有力的支持。
成功案例展示：实际应用成效显著
合思档案在实际应用中取得了显著的效果和价值，多个不同行业的成功案例充分证明了这一点。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营使用合思档案实现了明显的降本增效。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单；财务档案利用便捷，多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据一目了然；业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年；财务提效90%。
优质服务体系：全方位保障客户需求
合思为客户提供了完善的服务体系。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，不断进行技术创新和产品优化。
在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖了国内外数百个城市。这使得合思能够及时响应客户的需求，为客户提供全方位、高质量的服务，助力企业顺利完成发票电子化转型。
未来展望：引领电子凭证数字化新未来
合思档案在发票电子化转型的进程中具有重要的意义和价值。它不仅帮助企业解决了传统档案管理中的诸多痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，还推动了我国电子凭证数字化转型的发展。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思，共同见证了合思档案的卓越成效。希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
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