在数字化浪潮汹涌澎湃的今天，电子发票的普及正深刻改变着企业的财务管理模式。2025年数电票将实现全覆盖，这一趋势无疑为企业财务档案管理带来了全新挑战。企业的信息化建设亟待加强，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这一切都呼唤专业的“电子会计档案管理平台”。
传统的纸质档案管理模式在纸电混合时代显得力不从心。企业高管面临着诸多难题，纸质档案管理成本居高不下，不仅需要耗费大量的存储空间，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则要手动逐一匹配、核对大量的档案数据，工作枯燥繁琐且耗时费力。业务人员报销时，纸质票据的留存和上交流程也十分复杂。
从成本角度来看，纸质凭证输出的耗材成本高昂，同时还需要大量的档案室和档案柜来存储。隐形成本也不容小觑，手工装册归档的重复性工作占据了大量时间，查询调阅的条件不够精细，导致数据无法得到有效利用。更重要的是，纸质档案还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案很容易损坏。
不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持。从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力。电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，并且需要建立电子会计凭证与相关联的其他纸质会计凭证的检索关系。这为企业采用电子会计档案管理提供了坚实的政策依据。
在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了专业的电子发票解决方案。
合思档案解决方案全景呈现
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。
单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装。业务及管理流程涵盖了实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整。纸质原文件可以混序归档，大大提高了效率，真正做到了会计档案不打印、应收尽收，保证了档案数据的完整、真实和合规。
档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供了可扩展的档案目录和自动化的接口封装，企业可以根据自身的管理需求自定义归档目录。
数电票解决方案则为企业提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化的电子发票解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程的闭环管理。
合思档案核心功能优势尽显
合思档案具备多源采集功能，为企业提供了灵活的数据采集方式。它支持接口互联和自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持手动采集和自主补录，通过多种便捷的手动数据补录方式进行处理。
智能制档是合思档案的一大亮点。规则引擎可实现会计档案关联规则的可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，大幅减少了人工匹配工作量，减少比例高达90%。同时，它还提供关联检索、全文检索等辅助功能，以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也实现了可视化。
档案管理方面，合思档案具有权限管理精准管控的优势。它支持自定义创建用户管理角色，能够隔离各核算账套的数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。此外，档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建和设置表单主键等。
档案应用实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，可按目录、全文检索，能根据检索条件快速定位结果，还支持批量检索。一站式预览可实现凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树的双向联查、相互追溯，呈现出多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览的效果。
合思档案应用案例成效显著
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化的电子发票解决方案。通过该方案，企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构清晰呈现。企业成本降低，流程精简使财务人员工作效率大幅提升，装订简化节约了企业的显性成本。
某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难以整合。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，释放了1/3的空间，纸张打印成本每年减少100万张纸。
某企业档案管理低效，会计档案散落于各系统，数据未得到有效整理和利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案精细化至元数据层级，跨系统调阅方案实现了业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效显著，统一储存打破了数据孤岛，业务证据链完整，实现了数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某教育集团业务系统多，数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，存储、整理、利用环节均存在问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档，电子原文件独立管理完成了电子票据合规存档。以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多客户，如广东某高校、中交集团、海亮教育、徐福记等都选择了合思档案，并且取得了良好的效果，提高了管理效率、降低了成本、实现了无纸化。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com。企业可以通过多种方式联系合思，获取专业的电子发票解决方案。如果您想体验合思档案带来的高效财务管理，不妨现在就免费试用，开启企业财务档案管理的数字化新篇章。
