在当今纸电混合的时代，企业在会计档案管理方面正面临着重重困境。企业高管常常为纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用而发愁；财务人员则不得不手动逐一匹配、核对档案数据，工作枯燥又繁复；业务人员也被繁琐的报销流程所困扰。
企业不仅面临着高显性成本，像纸质凭证输出的耗材成本居高不下，还需要大量的档案室、档案柜等存储空间；高隐形成本也不容忽视，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅数据无法得到有效利用；更存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。
随着 2025 年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理面临着新的挑战，信息化建设亟待加强。由于数电票管理要求特殊，企业迫切需要专业的电子会计档案管理平台。而且企业在推行数字化的过程中，虽然解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存及数据存储线下载体问题仍未解决，无法确保企业财务档案管理合规。
面对这些难题，合思档案解决方案应运而生，为企业的电子归档流程带来了新的转机。
多元方案 适配不同场景电子归档
合思档案提供了领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，宛如一个功能强大的工具箱，能满足企业不同场景下的档案管理需求。
合思档案的单套制解决方案，是电子会计档案管理的标准方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。它涵盖了电子档案，如发票、单据、凭证、账簿、报表，以及纸质档案的自定义档案、实物备查解决方案。
在大数据解决方案方面，它支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据秒级查询。档案扩展解决方案则可灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案。
费控系统连接税务系统、OA 系统、资金系统、影像系统、财务系统等；业务系统具备共享调阅解决方案，档案查阅可穿透业务链上下游，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求，让电子归档流程更加顺畅。
核心功能 铸就高效电子归档流程
合思档案在电子归档流程中展现出了强大的核心功能亮点，主要体现在多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等方面。
多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式，保障电子归档流程的数据来源全面且准确。
智能制档功能通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，可减少 90%人工匹配工作量。还能通过字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，大大提高了电子归档流程的效率。
档案管理功能具备权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等，为电子归档流程提供了安全且灵活的管理模式。
档案应用功能实现了多维检索，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。还能一站式预览，穿透联查，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，让电子归档流程的数据利用更加高效。
显著收益 优化电子归档流程价值
使用合思档案能为用户在电子归档流程中带来多方面的显著收益，包括降本增效、合规管理、数据利用等。
在降本增效方面，合思档案可节约纸张成本 70%、整理成本 75%，检索效率提升 90%。它彻底告别了传统手工归档，档案不打印，能让企业更有效地“收紧钱袋子”，优化电子归档流程的成本结构。
电子会计档案管理作为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设空白，拉通了业财税档全链路，实现了合规管理。在电子归档流程中，确保了企业档案管理符合相关法规要求。
合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。从数据到决策，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。企业的 CEO/高管可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，绿色低碳运营；归档员/财务可提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源便于监控、分析；外部审计可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，全方位提升了电子归档流程的价值。
典型应用 凸显电子归档流程优势
合思档案在不同典型场景下的应用，充分凸显了其在电子归档流程中的优势。
单套制解决方案实现了业务及管理流程的便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过线上一套电子数据管理，保证了财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，效率更高。会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规，让电子归档流程更加高效简洁。
档案扩展解决方案通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围。它实现了不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，进一步丰富了电子归档流程的管理内容。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它创造性地提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规，为电子归档流程提供了可靠的合规保障。
共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，提升了电子归档流程的数据利用便利性。
成功案例 见证电子归档流程变革
众多企业已经通过使用合思档案，在电子归档流程上实现了变革。
海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由 15 家增长到 298 家，作业人员从 16 人增长到 25 人，共享单位数量增加 18.9 倍，作业人员仅增加 9 人，凭证自动化率达到 91.6%，电子归档流程更加高效。
徐福记多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量 2.6 亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，电子归档流程实现了质的飞跃。
中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定，电子归档流程更加绿色合规。
如果您也想体验合思档案为电子归档流程带来的革新，不妨拨打 400 – 105 – 6505，访问网站 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取相关内容。现在就可以免费试用，开启企业电子归档流程的高效管理之旅。
