在数电票时代的浪潮下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。根据规划，2025年要完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的要求，信息化建设亟待加速。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
与此同时，纸电混合时代的企业，在传统纸质档案管理方面也存在诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本花费巨大的问题，不仅储存占地，而且档案数据难以进行有效的分析利用。财务人员需要手动逐一匹配核对大量档案数据，工作枯燥繁复。业务人员报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。传统纸质档案管理存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，需要大量的档案室和档案柜等存储空间；还存在高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大，查询调阅数据也不能有效利用；更存在高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏等问题。
虽然从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但目前企业在归档、储存环节仍存在纸质文件储存问题，影响了全面数字化进程。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了全面的财务档案管理解决方案。
合思档案：多元方案满足企业多样需求
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在实物流转方面，涵盖了业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账等环节；而电轨运行则实现了线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，会计档案无需打印，真正做到应收尽收。
档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。
数电票解决方案支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。无论是何种规模、何种行业的企业，合思档案的这些解决方案都能满足其不同的财务档案管理需求。
合思档案核心功能：高效合规的有力保障
- 多源采集：灵活获取数据
合思档案的多源采集功能支持接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案。手动采集则支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。通过这种多源采集方式，企业能够更加灵活地获取所需的会计档案规范文件等各类数据。 - 智能制档：减少人工匹配
智能制档通过规则引擎自动组装，实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，能够减少90%人工匹配工作量。同时，它还提供辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化。字段映射让已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，让会计档案规范文件的管理更加高效。 - 双模式检测：保障数据质量
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，确保会计档案规范文件符合相关标准。 - 档案管理：精准管控与灵活扩展
档案管理具备权限管理精准管控、档案目录灵活扩展、系统规范预置档号等优势。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限。档案目录支持自定义档案目录分类和字段自定义维护。系统规范预置档号满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则，为会计档案规范文件的管理提供了全面的保障。
合思档案应用案例：见证实际成效
- 大型单据量企业：实现业财一体与降本增效
某企业年单据量高达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现。管理自动化使档案管理实现电子化、信息化，借阅管理和档案室管理更加规范化，企业成本显著降低，会计档案规范文件的管理也更加有序。 - 集团型企业：单套制管理实现标准化与环保
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，会计档案规范文件得到了妥善管理。 - 普通企业：数据集成与检测提升管理效率
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案实现广泛连接、标准统一，业务检测方案能核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可实现业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，会计档案规范文件的管理得到了全面优化。 - 教育集团：智能化管理简化流程
中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，会计档案规范文件的管理更加科学。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现财务档案管理的合规、高效、数字化。众多成功客户案例表明，事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都选择了合思档案，其产品和服务得到了客户的高度认可。
合思档案提供多种联系方式，包括多地办公地点、电话400 – 105 – 6505、网站www.hosecloud.com，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码，企业可通过这些方式进一步了解和咨询合思档案。合思秉承以客户为中心的服务理念，会持续聆听用户需求进行产品迭代，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。如果您想开启财务档案管理的新篇章，不妨抓住机遇，选择合思档案，现在还能免费试用，感受其带来的便捷与高效。
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