在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这一变革犹如一场风暴，让企业的财务档案管理直接暴露在新的挑战之下。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一切都表明，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”对财务档案管理的严格要求。
同时，在纸电混合的时代背景下，企业各层面都面临着不同的困境。企业高管深受纸质档案管理之苦，不仅成本花费巨大，储存还占据大量空间，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来，整理档案耗费大量时间，手动匹配核对的工作枯燥又繁复。业务人员在报销纸质票据时，也面临着流程繁琐的问题。此外，企业还存在着高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求极大；高隐形成本也不容忽视，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用；还有高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素可能导致纸质档案损坏。这些问题严重影响了企业的成本控制管理，成为企业发展道路上的绊脚石。
而合思档案的出现，犹如一盏明灯，为企业照亮了财务档案管理的前行之路。
全景式方案：构建企业档案管理新蓝图
合思档案为企业提供了一套领先的整体解决方案。它以单套制解决方案（标准方案）为基石，搭配六大场景解决方案，就像一个功能强大的工具箱，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，如同一张精密的大网，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保所有档案应收尽收。
对于CEO和高管来说，合思档案就像是一位贴心的数据管家，能够沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的潜在价值，助力企业决策实现数智化，从而达到降本增效的目的，有效实现成本控制管理。对于归档员和财务人员而言，合思档案则是一位得力的助手，提高了工作效率，实现了档案数据同源和全流程的透明流转，便于进行监控和分析，让档案管理工作变得轻松自如。对于外部审计工作，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源，支持一键查询借阅，权限可以一键下放或回收，大大减少了财务与审计之间的重复沟通，降低了沟通成本，为成本控制管理提供了有力支持。
核心功能：解锁档案管理智慧密码
- 多源采集：数据集成的智慧桥梁
在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成的要求，提供了自动生成式Open API，实现了快速集成。它还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于那些不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案提供了多种便捷的手动数据补录方式。例如，它可以对单张PDF大文件中的多张回单或发票进行自动切割，还能通过自定义配置Excel导入模板实现结构化数据的批量导入。这种灵活多样的采集方式，确保了企业能够全面、准确地获取各类档案数据，为成本控制管理提供了丰富的数据基础。 - 智能制档：高效匹配的科技引擎
智能制档是合思档案的一大亮点。它实现了会计档案关联规则的可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，将人工匹配工作量减少了90%。同时，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能，以及手工关联、手工解绑等修正操作，并且关联任务的执行进度可以可视化展示。对于已完成业务证据链组装的档案数据，合思档案可以通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，提高了档案管理的效率和准确性，有助于企业更好地进行成本控制管理。 - 专用格式版式文件：存储优化的创新典范
合思档案的专用格式版式文件功能也十分出色。它能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式的束缚，实现数据与可读文件的实时转化，有效降低了企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件都可以自定义调配生成，让档案的可扩展性更强。这种创新的存储方式，为企业节省了大量的存储成本，是成本控制管理的有效手段。 - 双模式检测：数据质量的坚实护盾
在检测方面，合思档案采用了“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。同时，基于企业不同的业务场景，它提供了灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障了业务数据的完整性，检测结果还可查阅、可追溯。这种严格的检测机制，确保了档案数据的质量，为企业的成本控制管理提供了可靠的保障。
显著收益：开启企业效益提升新征程
企业使用合思档案能够获得显著的收益。在成本控制管理方面，它实现了显著的降本增效。企业可以彻底告别传统的手工归档方式，档案无需打印，可节约纸张成本70%、节约整理成本75%，同时提高检索效率90%，还能保证100%的管理合规性。
合思档案还成为了电子会计档案管理闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让数据真正“活起来”，企业能够真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业的发展提供有力支持。此外，合思档案还促进了企业资源的重组，实现了前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了显著提升，进一步推动了成本控制管理的优化。
典型场景：精准适配企业多样需求
合思档案适用于多种典型场景，为不同角色和企业提供了精准的解决方案，有力地支持了成本控制管理。
当企业高管面临档案数据难以分析利用、管理成本高的困境时，合思档案能够沉淀数据资产，助力决策数智化，实现降本增效。对于财务人员来说，在面对档案数据量大、整理繁琐的场景时，合思档案可以提高工作效率，实现档案数据同源和透明流转，便于进行监控分析。在外部审计进行审计工作时，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。在数电票管理场景下，合思档案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了全流程闭环管理，有效降低了数电票管理成本，加强了成本控制管理。
成功案例：实力见证卓越成效
众多企业的成功案例充分证明了合思档案在成本控制管理方面的卓越能力。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，业务和财务数据能够穿透联查，档案管理实现自动化，流程得到精简，降本增效效果明显。例如，该企业凭证总量14W + ，单据总量50W + ，某月入库数据加载仅需30s、关联匹配仅需15min，凭证与单据关联次数达到350亿次，单据与单据关联次数达到800亿次。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合的问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年、释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效降低了企业的档案管理成本，提升了成本控制管理水平。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，检索依赖多端系统，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票和电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案实现了广泛连接、应收尽收，业务检测方案核查了档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案实现了完整业务链条档案数据的跨系统调阅。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为企业节省了大量成本，加强了成本控制管理。
中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散等问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案实现了智能化自动组装，电子原文件独立管理完成了电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，有效降低了企业的档案管理成本，提升了成本控制管理效果。
在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业实现成本控制管理、降本增效，合思档案都能助力企业实现财务档案管理的数字化转型。合思在北京、上海、杭州等多地设有地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序，方便企业咨询和了解。如果您想解决财务档案管理难题，实现成本控制管理的优化，不妨免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的新篇章。
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