合思档案：重塑档案管理流程，开启企业数字化新篇

在当今竞争激烈的商业环境中，企业的档案管理流程犹如一座隐藏的冰山，看似平静，实则暗流涌动。企业高管们常常为纸质档案管理成本的巨大花费和储存占地问题而忧心忡忡，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，仿佛在茫茫大海中失去了导航的船只。财务人员则被海量的档案数据折磨得苦不堪言，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的工作让他们的热情逐渐消磨殆尽。业务人员也抱怨连连，出差、招待后的报销纸质票据留存和上交流程繁琐，耗费了他们大量的时间和精力。

除此之外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏。这些问题如同枷锁一般，束缚着企业的发展，让企业在前进的道路上举步维艰。

全面解决方案：解锁档案管理流程新密码

合思档案如同一位睿智的领航员，为企业提供了全面的解决方案，帮助企业破解档案管理流程的难题。合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，就像一把万能钥匙，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，让档案管理流程变得更加高效、便捷。

对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策的数智化，实现降本增效。归档员/财务人员则可以告别重复低价值的工作，提高工作效率，档案数据同源，便于监控和分析。对于外部审计人员，合思档案可实现档案外审的在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，让审计工作变得更加轻松、高效。

单套制解决方案更是合思档案的一大亮点，它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。档案扩展解决方案还可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

核心功能亮点：闪耀档案管理流程的科技之光

合思档案的核心功能亮点犹如夜空中的繁星，闪耀着科技的光芒，为企业的档案管理流程带来了全新的体验。

多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求；同时支持手动采集，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，让数据采集变得更加灵活、高效。

智能制档功能通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。它还具备关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，可让已完成业务证据链组装的档案数据，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

专用格式版式文件功能自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

实际收益呈现：见证档案管理流程的价值跃升

企业使用合思档案，能够获得显著的实际收益，实现档案管理流程的价值跃升。

显著的降本增效是合思档案带来的直接好处。企业可以彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本、整理成本，提高检索效率，提升管理合规性。例如，能节约70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升90%，管理合规性达100%，让企业更有效的“收紧钱袋子”。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让企业的信息流通更加顺畅。

合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。企业可以通过对档案数据的分析和挖掘，做出更加科学、合理的决策。

资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，让企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。

典型应用场景：勾勒档案管理流程的实用蓝图

合思档案在多个典型应用场景中展现出了强大的实用性，为企业的档案管理流程勾勒出了一幅实用的蓝图。

多维度、多视角、多渠道档案调阅场景满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化场景支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

实物档案全流程管理定位场景在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，对真正“原生状态”为纸质的档案资料做精细化管理，线上线下高度关联，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

大数据解决方案场景深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理，元数据级检索、海量数据秒级查询，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

成功案例展示：印证档案管理流程的卓越成效

众多不同类型的企业已经通过使用合思档案取得了显著成效，这些成功案例印证了合思档案在优化档案管理流程方面的卓越成效。

年单据量2.6亿的企业，曾经面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案为其提供了多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

共享中心统建的集团型企业面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等痛点。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，企业的档案管理流程正面临着前所未有的挑战和机遇。合思档案为企业提供了全面、专业、高效的电子会计档案管理解决方案，帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。众多不同类型的企业已通过使用合思档案取得了显著成效，现在轮到您的企业抓住机遇，享受数字化转型带来的红利。

如果您的企业也想优化档案管理流程，提升管理效率，不妨拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码，了解更多合思档案信息，还可以免费试用，开启档案管理数字化新征程。合思秉持以客户为中心的服务理念，将为您提供优质的产品和服务，助力您的企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让有限更有效。