数电票时代，电子存档系统助力企业档案管理数字化转型

在数字化浪潮席卷的当下，数电票时代正加速来临。据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。数电票管理有着特殊要求，企业迫切需要专业的“电子存档系统”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

在纸电混合时代，企业各层级人员都面临着诸多档案管理难题。企业高管头疼于纸质档案管理成本高昂，不仅耗费大量资金，而且储存占地。档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用，如同散落的珍珠，无法串成有价值的项链。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗时费力，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，宛如在茫茫大海中捞针。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费大量时间，降低了工作效率。

从成本角度来看，纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，这是高显性成本。而手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，这些构成了高隐形成本。此外，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，企业面临着高合规风险。即便企业在推行数字化的过程中，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍未解决纸质文件储存的问题，数据存储仍依赖线下载体。

全面方案 精准破局

合思档案提供的电子存档系统，针对行业痛点提出了全面解决方案，展现出强大的应对能力。

合思档案的电子存档系统提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该系统广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，让企业的档案管理更加高效、准确。

为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，帮助企业合规高效应用会计数据标准，合思档案的电子存档系统提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，让企业在数电票管理上更加轻松、合规。

合思档案的电子存档系统还具备档案扩展解决方案，可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，满足企业多样化的档案管理需求。

证据链完整性解决方案是合思档案电子存档系统的一大亮点。通过可视化的规则引擎，它提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，该系统创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

核心功能 亮点凸显

合思档案的电子存档系统拥有众多核心功能亮点，突出了产品的优势。

在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，电子存档系统提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，系统支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和准确性。

智能制档是该系统的又一强大功能。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证可自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

专用格式版式文件是合思档案电子存档系统的特色之一。它自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。系统支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案可扩展性更强，档案更“灵活”。

在档案管理方面，电子存档系统权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

实际收益 显而易见

企业使用合思档案的电子存档系统能获得显著的实际收益。

该系统能带来显著的降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案无需打印，可节约纸张成本、整理成本，提高检索效率，保障管理合规性。企业可以将节省下来的资源投入到更有价值的业务中，提升企业的竞争力。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案的电子存档系统补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让企业的各个业务环节更加紧密地联系在一起，实现数据的流畅流通和共享，提高企业的运营效率。

该系统让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过对档案数据的深入分析和挖掘，企业可以获得有价值的 insights，为企业的决策提供有力支持，帮助企业制定更加科学合理的发展战略。

资源重组是使用电子存档系统的另一大收益。它实现了企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。企业的各个部门可以更好地协同工作，避免信息孤岛的出现，提高企业的整体运营效率。

典型场景 广泛适用

合思档案的电子存档系统具有广泛的适用性，以下是一些典型应用场景。

在报销业务场景中，电子存档系统可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联匹配，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。员工可以更加便捷地完成报销流程，财务人员也可以更加轻松地进行审核和管理。

在档案调阅场景下，合思档案的共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。无论是管理人员还是普通员工，都可以快速准确地获取所需的档案信息。

在数电票管理场景中，电子存档系统提供数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案，实现数电票全流程闭环管理。企业可以更加高效地管理数电票，避免了人工操作带来的错误和风险。

在实物档案管理场景下，电子存档系统通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。企业可以更加方便地管理实物档案，提高档案的利用效率。

成功案例 实力见证

合思档案的电子存档系统已经在众多企业中得到了成功应用，以下是一些典型的客户成功案例。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案的电子存档系统后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。

某世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案的电子存档系统的单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等。使用合思档案的电子存档系统的单套制管理方案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效的档案管理现状。采用合思档案的电子存档系统的单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案的电子存档系统为企业提供了全面、专业的电子会计档案管理解决方案。

合思档案拥有专业的研发团队和广泛的服务网络，秉承以客户为中心的服务理念，已为众多企业提供了优质的服务，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。

如果您的企业也面临着档案管理难题，不妨选择合思档案的电子存档系统，让企业有限的资源发挥更有效的价值，实现财务数智化升级，在数字化浪潮中占据优势。现在您可以拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码了解更多合思档案电子存档系统的信息，还可以免费试用，开启企业档案管理数字化转型之旅。