合思档案：开启电子会计档案管理新时代

在企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案的重要性日益凸显。它被誉为实现企业全面数字化的“最后一公里”，众多企业在推行数字化进程时，虽成功解决了线上业务处理的难题，但在归档和储存环节，仍面临着纸质文件储存和数据存储线下载体的困扰。要确保企业财务档案管理合规，实现全面数字化，保证档案原生性是关键。

合思创立于2014年，是一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。其凭借敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润，提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。旗下的合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能够为企业提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的电子会计档案管理服务。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

数电票时代档案管理新挑战

• 数电票发展与政策推动
  2025年数电票将实现全覆盖，这让企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设急需加强。在收票方面，多项政策明确了电子发票接收的合法合规性。例如2016年1月1日实施的《会计档案管理办法》，以及2020年3月23日发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等。在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。

由于数电票管理要求特殊，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。数电票必须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。而合思自主研发的工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，并且持续迭代、接口开放，为企业提供了有力的电子发票解决方案。

同时，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力。如《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》规定，来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力，符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。《会计档案管理办法》也规定，满足第八条规定的单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可以以电子形式保存，形成电子会计档案。这意味着企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临。

传统档案管理痛点剖析

• 高管之困
  企业高管在纸质档案管理方面面临诸多难题。一方面，纸质档案管理成本巨大，不仅需要购买大量的纸张、打印机等耗材，还需要占用大量的存储空间用于档案存放。另一方面，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，这使得企业在决策时缺乏有力的数据支持。

• 财务之累
  财务人员每天要面对海量的档案数据，整理工作耗费大量时间。他们需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，这不仅降低了工作效率，也打击了财务人员的工作热情。

• 业务之烦
  业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，整个流程繁琐且耗费时间。这不仅影响了业务人员的工作效率，也增加了企业的管理成本。

• 传统管理的高成本与高风险
  传统档案管理存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及需要大量的档案室、档案柜等存储空间。高隐形成本包括手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。高合规风险则表现为电子会计凭证文件无有效管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏。

合思档案的整体解决策略

• 多元方案满足多样需求
  合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业提供了全面的电子发票解决方案。

• 管理与服务的融合
  企业的数智化转型不仅是工具和组织的转型，更是思维方式的转型。合思不止是做一款电子档案管理产品，更是将管理与服务相融合，与企业携手碰撞出协作的价值。

• 针对不同角色的定制方案
  合思档案针对不同角色提供不同解决方案。为CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值；为归档员/财务提高工作效率，告别重复低价值工作；为外部审计实现档案外审在线化、可溯源。

• 显著的效益提升
  合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，可节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，保证100%管理合规性，为企业带来实实在在的效益。

合思档案核心模块揭秘

• 大数据解决方案：高效处理海量数据
  大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据可实现秒级查询。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，是企业电子发票解决方案中的强大助力。

• 档案扩展解决方案：灵活扩展管理范围
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。

• 共享调阅解决方案：满足精细查阅需求
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。

合思档案的竞争优势突显

• 强大的企业实力
  合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

• 专业的认证保障
  合思档案拥有多项认证，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，为企业提供了可靠的电子发票解决方案。

• 多源采集功能：高效集成数据
  合思档案的多源采集功能支持接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。

• 智能制档功能：减少人工工作量
  智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。

合思档案成功案例展示

• 案例一：某企业实现高效管理
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如凭证总量达14W + ，单据总量达50W + ，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

• 案例二：某集团型企业标准化转型
  某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 案例三：某企业成本节约与合规管理
  某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多问题。合思档案的数据集成、业务检测、跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 案例四：某民办教育集团流程简化
  某民办教育集团业务系统多，数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，查阅繁琐。合思档案的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理方案以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询。

合思的贴心服务体系

• 广泛的服务网络
  合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

• 全方位的服务保障
  合思档案提供7×24小时的技术支持服务，确保企业在使用过程中遇到问题能及时得到解决。定期为客户提供系统升级和功能优化服务，以适应不断变化的市场需求和企业发展。同时，为客户提供定制化的培训服务，帮助企业员工快速掌握合思档案系统的使用方法和技巧。

综上所述，合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。而合思档案能为企业提供专业、高效、合规的电子发票解决方案。在众多企业的应用中，合思档案已取得了显著成效，帮助企业实现了降本增效、业财一体、管理自动化等目标，值得更多企业信赖和选择。如果您想体验合思档案带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启企业档案管理数字化转型之旅。