在当今竞争激烈的商业环境中，企业的档案管理流程正面临着诸多痛点与挑战。对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大，不仅需要大量的储存空间，而且档案数据分散，难以进行有效的汇总和分析利用。财务人员每天需处理海量档案数据，整理工作耗时费力，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥乏味，极大地消磨了工作热情。业务人员在出差、招待后的报销环节，纸质票据的留存和上交流程繁琐，浪费了大量时间。
此外，纸质档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本高昂，存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙；以及高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。这些问题严重影响了企业的运营效率和管理水平，因此，解决档案管理流程中的难题迫在眉睫。
合思档案：财务数智化的先锋之作
合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下一款领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，多年来一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。它涵盖了智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域，能够助力企业实现业财融合。目前，合思档案已经服务了6000 + 企业客户，其安全性也得到了充分保障，通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，还荣获了福布斯中国科技50强的殊荣。
使命愿景：助力企业档案管理流程数字化变革
合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的完美融合。它秉持以客户为中心的服务理念，深入聆听用户需求，不断进行产品迭代，旨在帮助每一个企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。
合思档案致力于解决企业在“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点。在当前经济环境下，它能够帮助企业降本增效，提升财务服务效率，助力企业打响数字化转型的决胜之战。其目标是助力企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，实现企业决策的数智化，推动企业档案管理流程的数字化变革。
功能模块：全方位覆盖档案管理流程
合思档案拥有丰富多样的功能模块，全面覆盖了企业档案管理流程的各个环节。
– 发票大数据解决方案：支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询，为企业提供高效的数据处理能力。
– 单据档案扩展解决方案：可灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案，满足企业多样化的档案管理需求。
– 凭证费控系统：关联税务系统、OA系统、资金系统、影像系统、财务系统等多个系统，实现数据的互联互通。
– 账簿税务系统：为企业的税务管理提供有力支持，确保税务数据的准确性和合规性。
– 报表QA系统：帮助企业生成准确、清晰的报表，为企业决策提供数据支持。
– 电子档案资金系统：实现电子档案的高效管理和安全存储，保障资金数据的安全。
– 纸质档案影像系统：将纸质档案数字化，方便查询和管理，提高档案利用效率。
– 自定义档案业务系统：具备共享调阅解决方案和证据链完整性解决方案。档案查阅可穿透业务链上下游，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求；智能检测财务档案证据链完整性，主动预警异常档案。
– 实物备查解决方案：实现实物档案免组装、全流程管理，可线上定位快速关联线下实物，提高实物档案管理的效率。
– 数电票解决方案：提供9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，实现数电票全流程闭环管理。
功能亮点：创新驱动档案管理流程升级
合思档案在功能上具有诸多亮点与创新之处，能够有效推动档案管理流程的升级。
– 全流程闭环管理：实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。便捷调阅无需打印，混序归集无需组装，从业务流转到财务入账，再到档案采集、制档、管理和利用，形成高效的流程，大大提高了档案管理的效率。
– 双模式检测方案：采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
– 强大的大数据处理能力：深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，采用动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等方式处理数据。
– 档案关联规则可视化配置：不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。
产品优势：引领档案管理流程新高度
与其他产品相比，合思档案在档案管理流程方面具有显著的优势。
– 节省成本：能为企业节约大量成本，可节约70%纸张成本、75%整理成本，同时大幅提升检索效率达90%，确保100%管理合规性。
– 广泛连接：具有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。
– 自动归档：拥有强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入，实现100%自动归档。
– 合规管理：符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理。
– 灵活迭代：具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。
– 精准权限管控：支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理，范围自定义，实现精准的权限管控。
– 灵活档案目录：支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。
目标用户：满足不同场景下的档案管理流程需求
合思档案的目标用户涵盖了CEO/高管、归档员/财务、外部审计等多个群体，能够满足他们在不同场景下的档案管理流程需求。
– CEO/高管：合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。
– 归档员/财务：该产品能提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
– 外部审计：合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。
– 数电票管理场景：提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。
成功案例：见证合思档案优化档案管理流程的实力
众多企业的成功案例充分证明了合思档案在优化档案管理流程方面的强大实力。
– 海亮教育：作为世界500强企业，使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。此前老板要求实现财务办公室无打印机的无纸化目标，在应用合思档案后得以推进。
– 徐福记：作为2023年中国500最具价值品牌企业，多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。
– 中交水规院：作为新中国组建的第一个水运建设行业规划、设计勘察机构，单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。
– 金牌橱柜：全球拥有超3000家高端品牌专卖店，积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。
选择合思档案，开启档案管理流程数字化转型之旅
合思档案在档案管理流程方面具有显著的优势和价值。它能为企业显著降本增效，让企业彻底告别传统手工归档，无需打印档案，更有效地“收紧钱袋子”。作为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正实现档案数据的价值。它还能帮助企业实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效，实现企业效益最大化。
在当前的政策推动、合规要求以及企业降本增效的大背景下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款专业的电子会计档案管理平台，无疑是企业进行档案管理流程数字化转型的优质之选。
如果您的企业也想优化档案管理流程，提升管理效率，不妨拨打400 – 105 – 6505咨询，或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用合思档案，亲身体验其带来的便捷与高效。
