解锁电子存档优势，助力企业财务数字化转型

在当今竞争激烈的商业环境中，企业面临着诸多挑战，尤其是在财务管理方面。如何提高效率、降低成本、实现精细化管理，成为了企业关注的焦点。今天，我们将通过几个典型案例，来了解合思如何为企业提供有效的解决方案，帮助企业解锁电子存档优势，实现财务数字化转型。

客户画像：多元化需求下的财务困境

在众多企业中，有几家具有代表性的企业面临着不同但又相似的财务难题。
有一家国民经典零食品牌，畅销市场30余年，年单据量高达2.6亿。其销售版图覆盖全国，供应链复杂，多种销售渠道并行。
还有一家主营业务建设覆盖面极广的企业，日均处理3500 + 订单，员工出差频繁。
另外，一家知名头部数字阅读品牌，每个财务月均处理单据量500 + 张。
以及一家世界500强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统众多。

困境剖析：传统管理模式的痛点凸显

• 零食品牌：管理繁杂成本难控
  该零食品牌的管理流程跨多个系统，繁杂且低效。差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，财务还需在Excel二次整理，人工记账难以释放财务价值。事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成高额人力物力的浪费。

• 业务广覆盖企业：报销繁琐决策滞后
  这家企业员工出差频繁，垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理的大量订单均由财务手工录入、审批和记账，财务深陷低价值复核工作，易出错且效率低。内部多系统并行数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研，仅做到流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统存在无法融合发票验真能力等问题。

• 数字阅读品牌：数据分散人效低下
  数字阅读品牌数据分散在内部多系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每月处理大量单据，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求。

• 教育服务品牌：系统独立档案管理难
  教育服务品牌企业业务、财务系统多，相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。

解决方案：合思定制化服务显神通

• 零食品牌：无需报销全流程解决方案
  合思为该零食品牌提供无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费方面，差旅申请后经业务审批，可通过合思商城订购或TMC订购，有合思商城对账单和TMC对账单。财务核算、记账方面，有对账结算中心，线上可统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下统一开票、线下结算、手工记账。档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案。

• 业务广覆盖企业：“快简省”报销新体验
  合思为其提供无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。

• 数字阅读品牌：助力业财平台建设
  合思为数字阅读品牌提供无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设，保障财务准确性，审计通过，符合上市要求，提升财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5。

• 教育服务品牌：全生命周期电子化档案管理
  合思为教育服务品牌提供全生命周期的电子化会计档案管理方案，档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，自动封装接口40种 + ，广泛连接异构系统，0开发成本介入，档案应收尽收。接口传输方式有影像支撑、外部设备扫描、人工上传。具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等。会计类档案管理范围涵盖内部的凭证、订单等和外部的纸质发票及影像等。

实施路径：步步为营推进转型

• 零食品牌：便捷消费与智能档案管理
  通过合思商城，员工便捷申请差旅，无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印。合思商城实现同屏比价、统一开票、自动拆分对账、记账去人工化。合思档案多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。

• 业务广覆盖企业：打破传统管理局限
  签约合思后，改变了以往财务人员手工登记Excel表格、其他TMC平台不满足需求、OA + 自研费控系统仅服务于审批的局面，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。

• 数字阅读品牌：全面数字化转型之路
  构建精细的系统服务商选型模型后选择与合思合作，借助合思方案推进“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面数字化转型。

• 教育服务品牌：连接系统实现自动归档
  通过合思系统的自动封装接口连接异构系统，进行档案数据采集，经过影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式，再通过智能组单、四性检测等实现自动归档。

成果展示：显著效益见证电子存档优势

• 零食品牌：成本节约与效率提升
  年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。实现业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。

• 业务广覆盖企业：降本增效与科学决策
  “无需报销”提高业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%。财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，人工成本节约50%。真正实现企业降本增效，员工的因公消费实现同屏比价，选购性价比更高的车票或酒店，降低差旅费用，提高流程效率，降低了人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。

• 数字阅读品牌：增效降本与合规先进
  增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率，通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用，节约空间成本。合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。

• 教育服务品牌：数字化转型与管理提升
  加速企业数字化转型，完成企业全面数字化的“最后一公里”，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。

客户心声：高度认可合思服务

国民经典零食品牌相关负责人表示，合思的解决方案有效解决了公司在销售管理、差旅成本控制和会计档案管理等方面的难题，大幅提升了工作效率和管理水平，为公司的发展提供了有力支持。业务建设覆盖面广的企业领导称，与合思合作后，报销流程得到极大简化，业财协同效率显著提高，降本增效成果明显，管理层能够更好地进行决策和成本管控，对合思的服务非常满意。数字阅读品牌管理层反馈，合思的方案帮助公司实现了财务数字化转型，在增效、降本、合规和先进性等方面都取得了优异成绩，有效满足了公司快速扩张的需求。教育服务品牌财务负责人表示，合思的电子化会计档案管理方案让公司的会计档案管理变得高效、便捷，通过试点成为标杆企业，也提升了公司的形象和竞争力，期待未来继续深化合作。

行动号召：开启企业财务数字化之旅

合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等28项主要功能。它秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供全方位的财务数智化服务。合思不断投入研发力量，开发出具有自主知识产权的核心技术和专利成果，未来将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求。

如果您的企业也有财务数字化转型需求，不妨抓住这次机遇。现在您可以拨打400 – 105 – 6505联系合思，或访问www.hosecloud.com了解更多信息，还能免费试用，感受电子存档优势，提升企业财务管理水平。