合思档案：解锁电子存档优势，开启企业高效档案管理新时代

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度在企业财务领域快速扩张。政策明确提出，2025年要完成数电票全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。目前，在收票环节，多项政策已肯定了电子发票接收的合法合规性；开票方面，全国36个省市区也已实现数电票试点全覆盖。

然而，在纸电混合的时代背景下，企业在财务档案管理方面面临着诸多痛点。企业高管们为纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用而烦恼；财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气，整理档案不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配核对，工作枯燥又低效；业务人员在报销纸质票据时，繁琐的流程更是让他们苦不堪言。同时，企业在档案管理上还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；高隐形成本也不容忽视，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用；此外，还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素可能导致纸质档案损坏。因数电票管理要求的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

那么，如何才能有效解决这些问题呢？合思档案应运而生，它将为企业带来全新的电子存档优势体验。

合思档案：一站式档案管理解决方案

合思档案是一款领先的单套制电子会计档案管理平台。它提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思创立于2014年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思档案致力于管理与服务的融合，与企业携手碰撞出协作的价值。对于CEO/高管而言，它能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值；对于归档员/财务来说，可以提高工作效率，告别重复低价值工作；对于外部审计，能实现档案外审在线化、可溯源。同时，合思档案为企业解决了内外交困的档案管理问题，能节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，确保100%管理合规性。电子存档优势在此体现得淋漓尽致。

合思档案功能概览：打造全方位档案管理体系

• 多源采集：数据汇聚的智慧桥梁
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。通过这些方式，合思档案确保了电子存档优势在数据采集环节的充分发挥。

• 智能制档：高效精准的档案组装大师
  智能制档时，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%人工匹配工作量。同时，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。这一过程充分展现了电子存档优势中的高效与精准。

• 档案管理：精细管控的安全堡垒
  在档案管理上，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。它还支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这些精细的管理功能，进一步凸显了电子存档优势中的安全性和规范性。

• 档案应用：数据价值的挖掘利器
  档案应用中，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。它能智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现一站式预览效果。同时，支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，实现档案数据资产化，档案借阅服务让借阅过程透明化，一键到期催还。通过这些应用功能，充分挖掘了档案数据的价值，再次体现了电子存档优势。

合思档案核心亮点：铸就行业领先地位

• 合规性保障：遵循标准的坚实后盾
  在合规性方面，合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；四性检测满足国家档案局发布的《文书类电子档案检测一般要求》相关要求。这确保了企业在电子存档过程中的合规性，是电子存档优势的重要体现。

• 大数据处理：海量数据的高效驾驭
  合思档案的大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，元数据级检索，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，以及档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等下载方式。强大的大数据处理能力，让电子存档优势在海量数据面前得以充分彰显。

• 证据链完整性检测：保障财务合规的关键
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。这一亮点进一步强化了电子存档优势中的合规性和可靠性。

• 数电票解决方案：引领数字化凭证管理潮流
  合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。这一解决方案让企业在数电票管理方面充分享受电子存档优势。

合思档案产品价值：驱动企业全面发展

• 降本增效：收紧企业钱袋子
  合思档案能显著实现降本增效，让企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，降低合规风险。通过这些方式，充分体现了电子存档优势在成本控制和效率提升方面的作用。

• 业财融合：拉通全链路数字化
  电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现企业全面数字化，保证档案原生性，确保企业财务档案管理合规。这一过程促进了业财融合，让电子存档优势在企业数字化转型中发挥重要作用。

• 数据利用：让数据活起来
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索、一站式预览、穿透联查等功能，让企业更好地分析和利用档案数据。这使得电子存档优势在数据价值挖掘方面得到充分展现。

• 资源重组：实现企业效益最大化
  合思档案能够实现资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，如在一些企业案例中实现了业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化、流程精简。这进一步体现了电子存档优势在企业资源整合和效益提升方面的作用。

合思档案典型使用场景：覆盖全流程管理

• 档案采集场景：多元渠道汇聚数据
  在档案采集场景中，外部生态通过规则引擎、业务映射等实现入库核查、大文件切割识别等操作，内部通过EAI插件、API接口等方式进行采集，还支持人工补录。同时支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集，包括接口互联自主采集和手动采集自主补录。这一场景充分展示了电子存档优势在数据采集的多元性和灵活性。

• 档案制档场景：智能组装完整业务链
  档案制档场景中，通过规则引擎自动组装会计档案，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，还有字段映射功能让查询更便捷。这体现了电子存档优势在档案制档环节的高效性和智能性。

• 档案管理场景：精细管控确保安全规范
  档案管理场景中，权限管理精准管控，可自定义用户管理角色、隔离账套数据权限、配置功能和操作权限、进行水印权限管理；档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类和字段维护；系统规范预置档号，满足国标要求。这些管理措施充分体现了电子存档优势在档案管理方面的安全性和规范性。

• 档案应用场景：多维利用挖掘数据价值
  档案应用场景中，多维检索满足多场景查询需求，一站式预览实现多种类型凭证票据穿透联查，支持第三方系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等。通过这些应用，充分挖掘了档案数据的价值，体现了电子存档优势在档案应用环节的全面性和实用性。

合思档案成功案例：见证卓越成效

• 某企业：实现业财一体与降本增效
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。这一案例充分证明了电子存档优势在大型企业中的实际应用效果。

• 重型装备制造商：实现标准化与合规存储
  世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。这体现了电子存档优势在大型制造业企业中的重要作用。

• 某企业：统一存储与数据共享
  某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，成本效益对比显示装订匹配耗时、利用耗时、打印成本、空间成本均大幅降低，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。这一案例展示了电子存档优势在解决企业档案管理难题方面的显著成效。

• 民办教育集团：简化流程与提高效率
  中国最大的K12民办教育集团之一在档案采集、存储、整理、利用方面存在低效问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这体现了电子存档优势在教育行业企业中的应用价值。

合思档案市场定位与差异化优势：行业领先的实力之选

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，创立于2014年11月，致力于云产品服务的创新，服务6000 + 企业客户，荣获福布斯中国科技50强。合思通过SOC1、SOC2安全认证，拥有信息安全等级保护三级认证，具备计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，在安全和资质方面具有优势。

合思档案提供领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，与其他档案管理产品相比，能更全面地解决企业问题。其大数据解决方案、证据链完整性解决方案、数电票解决方案等具有创新性和专业性，能够更好地应对数电票时代企业档案管理的挑战。这些优势进一步凸显了电子存档优势，让合思档案成为企业的首选。

结尾：开启高效档案管理之旅

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案具备广泛连接的能力、100%自动归档、符合国家政策要求以及灵活承接、持续迭代的能力，能满足企业需求。

合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，拥有强大的服务支持体系，为企业提供可靠的保障。

如果您的企业也想体验电子存档优势，开启高效档案管理之旅，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码联系合思，还可免费试用，感受合思档案带来的卓越价值。